יחידת מערכת תיוק שלך!
לוקח את הזמן כדי לארגן את מערכת תיוק הוא חיוני. בעוד שכולם היו שמחים להיות במשרד ללא נייר , המציאות היא כי עסקים קטנים רבים עדיין יש צורך לאחסן מסמכים נייר כגון חשבוניות , קבלות , וכו 'ולהיות מסוגלים בקלות לאחזר אותם בעת הצורך.
הגשת קבלות כראוי חשוב במיוחד; לא קיים או מערכת תיוק מבולגן יכול להוסיף ימים של מאמץ נוסף בזמן מס הכנסה כפי שאתה לא רוצה לפספס את ניכויי המס עקב קבלות חסר.
ואם העסק שלך אי פעם כפוף לביקורת ואתה לא מסוגל לייצר את המסמכים הנדרשים לתמיכה בהוצאות שלך הטענות שלך יהיה קרוב לוודאי להיות דחה את ההחזר המס שלך הערכה מחדש .
כבעל עסק קטן , אתה צריך להיות מסוגל לפעול ליד שולחן העבודה שלך במהירות ובקלות . למרות הגדרת מערכת הגשת קבצים נשמע קשה, היא משימה קלה יחסית, כי יכול להיות קל יותר על ידי כמה טיפים הגשת וטריקים.
כיצד לארגן את מערכת תיוק
(1) לשבת ליד השולחן שלך במשך כמה דקות להבין איפה אתה באופן אינסטינקטיבי לחפש דברים.
יש לי מגירה מימין לתחנת העבודה שלי. כשהקמתי לראשונה את מערכת התיקים שלי, לא היה לי שום דבר. כשהייתי מחפש עטים, מהדקים או מהדק, זה היה המקום הראשון שאראה, למרות שידעתי שהוא ריק. אז באופן טבעי שמתי את עטים, מהדקים מהדק במגירה. בשבילי, זה היה הבית הטבעי עבור הפריטים האלה.
כולם יתקרבו בצורה אחרת, ומה שעובד עבור אדם אחד לא יעבוד אחרת. קח כמה דקות לשבת בסביבת העבודה העיקרית שלך ולהגיע ציוד, ציוד וקבצים. זה יעזור לך להקים את המקום האידיאלי עבור הגשת פריטים אלה עבורך באופן אישי.
(2) עכשיו אתה יודע איפה אתה באופן טבעי לחפש מידע, עליך לקבוע אם אלפביתי, מספרי או נושא הגשת המערכת יעבוד הכי טוב בשבילך.
איך תוכלו לארגן את הניירת שלך לקטגוריות תיוק (כלומר הוצאות, כספים, שיווק )?
איך אתה מוצא את העסק הקשורים ניירת הקשורים כגון דוחות הבנק, חשבונות השירות, קבלות חשבון המשרד, יומני קילומטראז הרכב , וכו '? מה לגבי מידע על לקוחות - האם אתה מחפש דברים לפי שם הלקוח? לפי מספר סימוכין? זהו צעד קריטי, כפי שהוא יקבע כיצד תוכל לפרוס את מערכת תיוק. לאחר שקבעת אילו קטגוריות תשתמש, להחליט אם אתה צריך ללכת עוד יותר וליצור קטגוריות משנה. לעשות את זה לפני שאתה קונה משהו עבור מערכת תיוק שלך.
(3) הבא, בערך לקבוע את צורכי האחסון.
האם יש לך מספר גדול של קבצים שאתה ניגש על בסיס יומי? האם אתה רק לגשת לקבצים שלך לשבוע? התשובות יקבעו אם אתה צריך מחזיק שולחן שולחן העבודה, ארון מגירה שתי מגירות קרוב לשולחן העבודה שלך או ארון מגירה ארבע לרוחב תיוק על פני החדר.
בחר בזהירות. לאפשר צמיחה כאשר מסתכלים ארונות תיוק - לקנות משהו כדי להכיל את הקבצים פעמיים אתה חושב שיהיה לך עכשיו. זה יגביל את מספר הפעמים תצטרך לפנות לארגן מחדש את מערכת תיוק.
(4) להשקיע במערכת תיוג טוב עבור בהירות וגישה קלה.
היכולת לקרוא את תוויות הקבצים נשמע ברור, אבל בהירות תיוג תחסוך לך זמן תיוק יותר ממה שאתה יכול לדמיין.
רוב החברות שעושות תוויות לספק תבניות להשתלב עם התוכנה הפופולריים ביותר לעיבוד תמלילים. ייתכן שתרצה לשקול את אחת התוויות קטנות ביצוע מערכות כי עכשיו יכול גם להדפיס תוויות דיוור בודדים. פריטים שמבצעים תפקיד כפול הם בדרך כלל השקעה נבונה.
(5) עכשיו אתה מוכן לרכוש תיקיות קבצים.
ההשקעה הטובה ביותר היא לרכוש תיקיות צבעוניות תלויות (לוודא את הכרטיסיות תווית פלסטיק כלולים) ו תיקיות קובץ פשוט manila. תיקיות צבעוניות תלויות הן הטובות ביותר משתי סיבות:
- הם זמינים בקלות
- הם מקלים על זיהוי קטגוריות
לדוגמה, אם אתה שם את כל הקבצים של הלקוח בתיקיות תלויות צהוב, מידע פיננסי בתיקיות כחולות וכל דבר הקשור שיווק תיקיות אדומות, אתה יכול בקלות לראות בערך איפה אתה צריך להיות מחפש קובץ מסוים.
פשוט הכי טוב
העיקרון KISS חל על הגדרת מערכת תיוק כי הוא קל לשימוש וקל לגדול עם. לשמור על זה פשוט מותק! קטגוריות נושא רחבות יאפשרו לך להוסיף בקלות קבצים חדשים ככל שתגדל, ותבטל את הצורך לשדרג או לארגן מחדש את מערכת הגיבוי שלך באופן קבוע.
שמירה על זה פשוט גם להקל על שילוב נייר שלך קבצים דיגיטליים כחלק מערכת ניהול המסמכים הכוללת שלך.
ללכת ללא נייר איפה אפשר
אם אתה מנסה לירוק את העסק שלך ולעשות את המעבר ל "נייר ללא נייר" אתה יכול לסרוק את קבלות חשבון ולאחסן אותם עם מידע חשבונאי דיגיטלי אחרים שלך. חלק חדש יותר מבוססי ענן מבוססי תוכנה יישומי חשבונאות להקל על כך שיש יישומים ניידים המאפשרים לך לקחת טלפון סלולרי הצמדה של קבלת חשבון ולהקליט אותו על לטוס (ראה את הטוב ביותר חשבונאות תוכנה עבור עסקים קטנים קנדי ).
זכור כי עותקים נייר או תמונות דיגיטליות של קבלות חשבון מקובלים בדרך כלל את סוכנות ההכנסות קנדה (CRA) בתנאי שהם קריאים בבירור. אם לא, CRA עשוי לדרוש לראות את המסמכים המקוריים נייר במהלך ביקורת או בקשה שגרתית עבור תיעוד, ולכן המקור צריך תמיד להישמר בזמן שנקבע. (ראה כמה זמן עלי לשמור על רשומות העסק שלי? למידע נוסף).