כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים עבור עסקים קטנים
עבור עסקים רבים, את הפוקוס של ניהול מסמכים הוא על הארגון ואחסון של מסמכים. הם רוצים להיות מסוגלים לאחסן מסמכים בצורה מאורגנת ובטוחה כי עדיין מאפשר מסמכים ניתן למצוא בקלות.
מאמר זה יראה לך כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים שעושה בדיוק את זה.
אם אתה מקליד "ניהול מסמכים" לתוך כל מנוע חיפוש, תקבל רשימות ארוכות של ניהול מסמכים "פתרונות", רבים שמציעות תוכנה או יישומים לפרסם את היתרונות שיש למשרד ללא נייר .
תוכנת ניהול מסמכים או יישומים, עם זאת, נועדו לשפר את הטיפול של העסק שלך קבצים אלקטרוניים . הבעיה היא כי עסקים קטנים רבים צריכים להתמודד עם תערובות של נתונים מיושנים על נייר וקבצים אלקטרוניים - ובמקרים מסוימים, חלקם של נתוני הנייר הוא הרבה יותר גדול.
פתרון אחד לבעיה של סביבת נתונים מעורבת יהיה להשתמש במערכת הדמיה מסמך כדי להמיר את כל המסמכים של העסק שלך בצורה אלקטרונית. אבל זה יקר מדי זמן רב עבור עסקים קטנים רבים.
החדשות הטובות הן שאתה יכול לשים את היסודות של מערכת ניהול מסמכים במקום ללא רכישת כל תוכנה מיוחדת או עובר הדמיה מסמך הסיטונאי.
המערכת אינה חייבת להיות מורכבת; אתה רק צריך להשקיע קצת זמן בתכנון וביצוע זה.
כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים
הגדרת מערכת ניהול מסמכים כוללת שלושה שלבים;
- יצירת תוכנית ניהול מסמכים,
- יישום תוכנית ניהול מסמכים,
- ובעקבות.
הצעד הראשון, יצירת התוכנית, כרוך לענות על ארבע שאלות אלה:
מהם הכללים ליצירת מסמכים?
חשבוניות , מכתבי תזכורת תשלום, חוברות מכירה, דואר אלקטרוני, מאזנים , גיליונות אלקטרוניים, דוחות - כל העסקים ליצור מגוון של מסמכים במהלך ביצוע ושמירה על המסלול של העסק. וכדי לשמור על דברים מאורגנים, כל העסקים צריכים לקבוע כללים ליצירת מסמכים.
לדוגמה, האם יש תבניות ביתיות עבור חלק ממסמכי העסק הרגילים שלך, כגון מכתבים וחשבוניות, והיכן הם ממוקמים?
האם יש מדריך בסגנון הבית שיש לעקוב אחריו?
האם יש לתעד מסמכים חדשים ו / או חותמת זמן?
אילו נהלים יש לעקוב אחר שיתוף או סקירת מסמכים?
עבור כמה עסקים קטנים, הנקודה היחידה על יצירת מסמך שחשוב יהיה היכן התבניות עבור מסמכים עסקיים שונים נמצאים וכיצד להשתמש בהם. עם זאת, אם יצירת מסמכים בעסק שלך כוללת אנשים שונים המשתפים פעולה במסמכים, בודקים או מעדכנים אותם, יהיה עליך להקדיש זמן מה כדי להחליט כיצד יש לבצע פעולות אלה כדי להבטיח יעילות ועקביות.
איך נשמור מסמכים?
למעשה יש שני היבטים לשאלה זו.
הראשון כולל את ההיבטים הפיזיים של האחסון. גם אם העסק הקטן שלך הוא אחסון מסמכים בארונות תיוק, יש עלויות הקשורות אחסון; לא רק את עלות הארונות תיוק עצמם, אבל את עלות הזמן כאשר אתה ו / או העובדים שלך להגיש מסמכים או ללכת לאחזר אותם. למעשה, המחיר הגדול ביותר הקשור לאחסון, עבור רוב העסקים הקטנים, הוא כנראה העלות של הזמן מבוזבז כאשר אנשים מחפשים מסמכים.
ההיבט השני של אחסון מסמכים הוא ארגוני; איך יוגשו מסמכים? המפתח להגשת מסמכים הוא לעקוב אחר נוהלי ניהול קבצים טובים.
אתה גם צריך לדעת איך בארכיון מסמכים. איך תטפל בקבצים שאינם מעודכנים או פשוט מוכן להעביר את הצריבה האחורית במערכת ניהול המסמכים שלך?
בתחילת כל שנה, למשל, אני עובר את הקבצים השונים הקשורים לעבודה על המחשב שלי, לנכש את אלה שאינם קיימים עוד, וליצור תיקיות חדשות שכותרתו בשנה ו / או הנושא, העברת קבצים לפי הצורך.
אותו הדבר ניתן לעשות עם קבצי נייר; זה לא קשה להסיר מסמכים ישנים (אה) מתוך תיקיית קובץ התווית וליצור אחד חדש עם "ישן" בכותרת. תוכנות מסוימות מציעה אפשרויות אחסון אוטומטי. לדוגמה, Microsoft Outlook מאפשר לך לאחסן הודעות דוא"ל ישנות.
כיצד ניתן לאחזר מסמכים?
שאלה זו היא הלב של מערכת ניהול המסמכים שלך. בסקר שנערך על ידי Leger שיווק עבור זירוקס קנדה, בעלי SMB הקנדי ומנהלים בממוצע אמר כי עלות $ 2,152 בשנה כדי לנהל ולאחסן מסמכים כשעה אחת ביום כדי לחפש מסמכים אלה (globeandmail.com).
שוב, שיטות הגשת טוב יכול ללכת דרך ארוכה לקראת פתרון הבעיה. דפדוף במאמרים לניהול נתונים באתר זה יסייע לך להתחיל. אם אתה עושה דברים כגון עקוב עקבי אחר שמות מוסכמות קפדניות, למשל, מסמכים יהיה הרבה יותר קל למצוא.
ואם אתה הבעלים הבלעדי שעובד סולו או בעל עסק עם עובדים , אני ממליץ ליצור רשימת מיקומי קבצים , אשר יזכיר למשתמשים היכן סוגים מסוימים של קבצים ללכת - והיכן למצוא מסמכים מסוימים. אם העסק שלך הוא כמו רוב, זכור לכלול אם הקובץ יהיה על מערכת המחשב שלך, שרת בתוך הבית, בענן , או אם בצורת נייר הגיש במיקום פיזי כגון ארון תיוק. לדוגמה, נניח שאתה משתמש תמונות, וידאו או אפילו תמונות נייר בעסק שלי. רשומה ברשימת מיקומי הקבצים עשויה להיות:
תמונות / וידאו דיגיטלי: מחשב (או שרת) - כונן E: / photos - קובץ בתיקיית הנושא המתאימה
תמונות נייר: ארון תיוק 3 - תמונות - אלפא לפי נושא
רשת משותפת או כונני ענן צריך להיות מסומן על פי התוכן כמו הגשת תיבות המגירה.
כיצד נוכל ליצור / לשמור על המסמכים שלנו מאובטח?
קו ההגנה הראשון לאבטחת מסמכים הוא פיזית הבטחת הנחות עסקיות עצמם. כל העסקים צריכים להיות מערכות אבטחה, כגון מערכות אזעקה, מותקן - אפילו עסקים מבוססי הביתה .
עסקים עשויים גם צריך או רוצה להשקיע התקני אבטחה אחרים, כגון בארים חלון / גריל, מצלמות אבטחה ו / או שירותי סיור. אתה יכול לבזבז את כל הזמן שאתה רוצה ליצור סיסמאות הצפנת קבצים בניסיון להגן על הקבצים האלקטרוניים שלך, אבל זה לא משנה אם מישהו יכול פשוט לשוטט ולגנוב את המחשב ואת הכונן הקשיח המלווה.
כל ארונות תיוק צריך להיות lockable ונשמר נעול לאחר שעות העבודה (ונעול בצהריים אם אף אחד לא אמין יהיה בסמיכות).
נהלי אבטחה כלליים עבור מסמכים אלקטרוניים כרוכים בגיבוי מסמכים באופן קבוע ושמירה על גיבוי מסמכים במקום שאינו זהה לכונן הקשיח שבו נמצאים המסמכים המקוריים. מחוץ לאתר הוא הטוב ביותר כדי לשמור מפני הנתונים העסקיים שלך מחוסל על ידי אסונות טבע - סיבה נוספת מדוע ענן אידיאלי לעסקים .
עסקים קטנים עם עמיתים או עובדים שמשתפים אותה רשת מחשבים עשויים גם הם להגביל גישה של משתמשים מסוימים, כדי שיוכלו להשתמש אך ורק בחלק מהמשאבים של הרשת. לדוגמה, ייתכן שיש לך רשת או ספריית שיתוף ענן בשם "חשבונאות" שיש לה גישה מוגבלת לניהול בלבד גם אם למשתמש מותר לגשת למשאב, כגון יישום, מסמכים מסוימים יכולים להיות מוגנים באמצעות סיסמה. התוכן של מסמכים יכול להיות גם מוצפן, מה שהופך אותם נגישים רק לאלה שיש להם את מפתח ההצפנה הנדרש.
גניבת עובדים מהווה איום נוסף על אבטחת המידע. עסקים קטנים עם עובדים צריך לעשות בדיקה עובדתית וקבלת בדיקות רקע על העובדים עניין של מדיניות.
יישום מערכת ניהול המסמכים שלך
לאחר שיצרת את תוכנית ניהול המסמכים שלך על ידי מענה על השאלות לעיל, אתה מוכן ליישם את זה, ולוודא כי כל הצוות שלך יודע את הפרטים של מערכת ניהול המסמכים של העסק שלך הם הבאים ההליכים המתאימים בעת יצירה, אחסון ואחזור מסמכים.
כמו כן, עליך להיות בטוח שכל מי שניגש אל המסמכים ומשתמש בהם בתוך הארגון שלך עובר דרך, עושה דברים כגון מתן שמות ואחסון מסמכים כראוי. בדיקת ספוט על בסיס קבוע כדי לבדוק אם קבצים מסוימים ניתן למצוא בקלות לשמור מפני misfiling.
אתה יכול להגדיר מערכת ניהול מסמכים ביום אבל ליישם אותו באופן עקבי לאורך זמן יהיה המפתח להצלחה שלה. התגמולים הם ענק - להיות מסוגל למצוא את מה שאתה רוצה למצוא כאשר אתה רוצה את זה ואת שלוות הנפש.