5 דרכים לצמצם את הזמן שאתה מבלה הגשת
אבל למרבה הצער, שונא את זה או לא, כאשר אתה מנהל עסק קטן, את התיקים צריך להיעשות, או בקרוב תוכלו למצוא את השולחן מתמוטט תחת משקלו של כל הנייר כי ממשיך לגדול. מה שונא הגשת?
ישנן שתי גישות לבעיה שעשויות לעזור.
אתה יכול לנסות להפוך את הזמן שלך הגשת קצר ככל האפשר (שיטה אני כבר כמעט perfected במשך שנים של הפעלת המשרד) או להפוך את הזמן הגשת הרבה כיף ככל האפשר (משהו אני כל הזמן מנסה להשיג). בואו נסתכל על טיפים לחיתוך כמות הזמן שאתה מבלה למעשה הגשת.
לגזור ולמחזר במידת האפשר
השאלה הראשונה על כל פיסת נייר בוהה בך ממתינה להגשה היא "האם יש להגיש מסמך זה?"
הרבה מסמכים שמגיעים בדואר יכול ללכת ישירות לתוך המגרסה. מה הטעם בהגשת מודעות או מכתבי מידע מחברות אחרות, למשל? כאשר אתה מתמודד עם דואר, לקרוא חתיכת דואר פעם אחת, להחליט אם אתה צריך את זה בעוד שנה, קובץ או לגרוס אותו בהתאם.
רוב הסיכויים שאתה טוב גם הגשת הרבה עותקים של מסמכים שאתה לא צריך להיות הגשת - ואפילו לא צריך להיות הדפסה מלכתחילה.
אין צורך להגיש עותקים של חשבוניות או מכתבים, לדוגמה, אם הקבצים האלקטרוניים שלך מאורגנים ואתה עוקב אחר נהלי גיבוי נאותים.
אז כאשר אתה מתמודד עם ערימת הגשת, לגרוס את "נייר אתה יכול לחיות בלי".
השתמש במערכת תיוק שהופכת מטלות משרד אחרות קל יותר, לא קשה יותר.
רוב הנייר שאני צריך להיות הגשת קשורה לתהליך של עשיית עסקים - ואת המסמכים האלה צריכים להיות נכנסו לתוך מערכת החשבונאות לפני כל דבר אחר נעשה איתם.
אז במקום לקחת את הקבלה עבור מחסנית טונר מדפסת הגשת אותו תחת "P" במערכת הקבצים העיקרית שלי, אני הקובץ אותו "הראשון שלי" מערכת תיוק, סדרה של תיקיות שכותרתו חודש ושנה.
לדוגמה, אם רכשתי את מחסנית הטונר בספטמבר 2017, זהו קובץ זה, יחד עם כל החשבונות, קבלות ומסמכים עסקיים אחרים שהתרחשו בחודש זה. אז זה עניין פשוט לעבוד דרך התיקייה בסוף החודש ולעשות את כל החשבונות החשבונאיים כי צריך להיעשות (או אם אתה לא עושה את זה בעצמך, כדי להעביר את התיקייה החודשי מעל לרואה החשבון שלך או מנהל חשבונות) .
שים לב שאנחנו מנהלים עסק שירות , לא עסק קמעונאי, אז יושבים לעבוד על חשבונות פעם בחודש עובד בשבילי. יהיה עליך לשנות את הרעיון התיקייה החודשי בהתאם אם אתה צריך להביא את החשבונות שלך מעודכן בתדירות גבוהה יותר.
תחשוב לפני הקובץ
מה קורה לאחר שהשתמשתי בתיקיות החודשי כדי לבצע את החשבונאות? המסמכים צריכים להיות מועברים על מערכת "ראשי" תיוק . אבל במקום רק הגשת כל מסמך בנפרד בהתאם לתואר שלו, אני קובץ הגיוני על פי הקבוצה, הליך הגשת אני מוצא הרבה יותר מהר.
בואו נסתכל שוב על דוגמה של מחסנית טונר למדפסת.
במקום להגיש את הקבלה תחת "P" עבור מחסנית טונר למדפסת, אני הייתי מגיש את זה תחת 'ציוד משרדי' - 'קבלות', באותו מקום שבו הייתי מגיש מסמכים כגון קבלה עבור אוסף של הערות לאחר ההעברה או קבלה עבור מדפסת עיתון. זה לא רק עושה הגשת מהר יותר אבל עושה את זה הרבה יותר קל למצוא מסמכים לאחר מכן.
השתמש בכל המילים וביטויים על התיקייה קובץ התיקיה שלך, לא רק אותיות
אין כלל זה אומר שאתה מוגבל רק אותיות בודדות בעת יצירת חטיבות של מערכת תיוק שלך. ואם אתה עושה, אתה עושה הגשת שלך איטי ומורכב. התאם אישית את מערכת הגיבוי שלך, כך שתוכל ליהנות מהגשה על ידי קבוצה ולמצוא את המיקום הנכון כדי להציב מסמך במהירות רבה יותר.
לדוגמה, במקום רק חלק של מערכת תיוק שלי שכותרתו "C", יש לי גם סעיף שכותרתו "קבצי לקוח".
הקבצים בתוך "קבצי לקוח" מאורגנים לפי סדר אלפביתי. היופי של התאמה אישית של מערכת תיוק בדרך זו היא כי זה תמיד יכול להיות מחולק יותר מאורגן אם אתה צריך. אז לקוח גדול יכול להיות מחלק מערכת הקבצים שכותרתה עם השם שלה בסעיף "קבצים לקוח" כדי להפוך את המסמכים למצוא הקשורים אליה קל יותר.
בדוגמה זו, לאחר מכן, את התוויות על מערכת תיוק היה לקרוא "B", "C", "קבצי לקוח", "D" ... לראות כמה קל הגשת שלך הופך?
טיפ נוסף הגשת להאיץ את הגשת: אל תשכח להתאים את האלפבית, מדי. במקום רק שיש "M" סעיף, תווית אחת "מק" מדי.
שמור על "הראשון" מערכת תיוק קרוב ונוח
הדבר הגדול השני על השימוש במערכת תיוג דו-שלבית כמו זו שתיארתי לעיל היא שזה הופך להיות הרבה יותר קל לשמור על השלב הראשון של מערכת תיוק (התיקיות החודשי) שלך פיזית קרוב לסביבת העבודה שלך. אתה תהיה הרבה יותר נוטה להגיש מסמכים מיד במקום לתת להם לקרוס אם יש לך מקום סגור, מסודר להגיש אותם.
אז לשים האחרון שלך, הנוכחי, בחודש הבא של תיקיות חודשיות במגש או להשתמש בקובץ קונצרטינה ולשים אותו באורך זרוע בסביבת העבודה שלך. חלק הארי של מערכת התיקים שלך (מערכת "ראשי" תיוק, כפי שאנו מכנים אותו לעיל, יכול להיות על פני החדר או אפילו בחדר אחר לחלוטין, אבל למען האינטרסים של זמן חיסכון , אתה לא צריך להגיע עד לעשות את השלב הראשון הגשת.
איך לעשות תיוק כיף
טיפים הגשת אני נתתי לך עד כה אמור לעזור לך לצמצם את הזמן שאתה מבלה הגשת ולמנוע הקפאה מוחית. אבל מה עם הזמן שלך הגשת יותר כיף?
למען האמת, האסטרטגיה היחידה שאני צריך לבוא עם כאן הוא שוחד גמור, מתגמל את עצמי עם עוגיה אם אני קובץ במשך פרק זמן מסוים. זה יעבוד אבל יכול להוביל לשים הרבה קילו אם יש לך הרבה הגשת לעשות.
או שאתה יכול לקחת גישה אמנותית יותר, באמצעות כל הצבעים השונים עבור תיקיות הקבצים שלך באמצעות גופנים יוצאי דופן או קליגרפיה עבור תוויות. אם זה עושה את הגשת יותר כיף, זה בהחלט לעשות את זה יותר אטרקטיבי.
ומי יודע? אולי רק את העובדה כי הגשת את כל כך הרבה יותר מהר עכשיו כי זה כל כך מאורגן יעשה את זה הרבה יותר כיף לעשות.