מספר השנים שונה בקנדה ובארה"ב
תשובה:
למטרות מס, אתה צריך לשמור את החזרי מס הכנסה ורשומות עסקיות אחרות במשך שש שנים במקרה קנדה הכנסה הסוכנות (CRA) מחליט לבדוק את החזרי המס שלך ו / או ביקורת העסק הקטן שלך. ( לא רוצה ביקורת CRA? הימנע אלה 10 דגלים אדומים .) זה כולל רשומות נייר או טופס אלקטרוני צריך לכלול את כל התיעוד התומך בהכנסות ותביעות עבור הוצאות לניכוי.
לגבי החזרי מס בארה"ב, "שמור רשומות במשך שלוש שנים ממועד הגשת ההחזר המקורי או שנתיים מהמועד שבו שילמת את המס, לפי המאוחר, אם תגיש תביעה בגין זיכוי או החזר כספי לאחר שתשלח את ההחזר. רשומות במשך שבע שנים אם להגיש תביעה על הפסד מניירות ערך חסרי ערך או ניכוי חוב רע "(IRS).
למד עוד:
למעשה, סוכנות ההכנסות של קנדה (CRA) קובעת כי "אם תשלח את ההחזר במועד , שמור את הרשומות שלך למשך שש שנים לפחות לאחר תום שנת המיסוי שאליה הן מתייחסות" (ההדגשה שלי נוספה). עם זאת, שש שנים הוא מתום התקופה שבה הוגשה החזרת המס, ולכן עבור החזר מס שהוגש בשנת 2015 עליך לשמור את הרשומות עד 31 בדצמבר 2021 (יום אחד פחות משבע שנים). רוב העסקים לשמור על הרשומות שלהם במשך שבע שנים, כדי למנוע בלבול.
אם הרשומות שלך הם בצורה אלקטרונית הם חייבים להיות זמינים בפורמט קריא על ידי CRA. לקבלת מידע נוסף על שמירת רשומות אלקטרוניות דרישות לראות CRA מעגלית IC05-1R1 רישום רשומות אלקטרוניות.
מס הכנסה יכול לקבל רשומות חשבונאיות אלקטרוניות של תוכנות חשבונאות הפופולרי ביותר רשאי לבקש אלה על מנת להפחית את הנייר המודפס ולהפחית את הצורך במעקב בקשות.
מה אם אני לערער על פסק דין?
עבור החזרי מס קנדי CRA גם מזהיר כי אם הגשת התנגדות מס או ערעור , אתה צריך לשמור את הרשומות שלך עד הסוגיה הבעיה, ועד הגבלת הזמן להגשת ערעור נוסף פג (אשר עשוי מתכוון לשמור רשומות עבור שנת הכספים בפרט יותר משש שנים).
כך גם בעת ערעור על פסק דין אמריקאי - לשמור את כל הרשומות עד להשלמת הליך הערעור.
כמו כן, בעת ערעור על פסק דין מס בנוסף לשמירת עותקים של כל התכתובת נייר אתה צריך גם לשמור רשומות בכתב של כל פגישה או שיחת טלפון עם פקידי מס, כולל תאריך, זמן, ואת נושא השיחה. שמירה על רשומות יסודי יגדיל את הסיכויים שלך לערער מוצלח.
האם אני יכול לקבל חריגה לחוק שש השנים?
אם אתה רוצה להיפטר רשומות העסק שלך בקנדה לפני תקופת מינימום שש שנים נגמר, אתה צריך לקבל אישור בכתב מאת מנהל משרד מס השירותים שלך. הטופס לשימוש זה T137, בקשה להשמדת ספרים ורשומות. סוכנות ההכנסות של קנדה עשויה או לא יכולה להעניק חריגה. אם להרוס את הנייר או רשומות אלקטרוניות לפני שש שנים ללא רשות CRA אתה עלול להיות כפוף לדין.
שים לב כי CRA עשוי גם לדרוש כי חלק או כל הרשומות להישמר לתקופה נוספת של זמן.
מה אם אני סוגר את העסק שלי ?
אם העסק שלך אינו משולב (למשל זה הבעלות הבלעדית או שותפות ) אתה חייב גם לשמור את הרשומות שלך במשך שש שנים מסוף שנת המס האחרונה. עסק מאוחד חייב לשמור רשומות במשך שנתיים מיום פירוק התאגיד.
מה אם הרשומות שלי אבדו, נגנבו, או נהרסו (על ידי אש, הצפה, וכו ')?
אם טענתם ניכויים אך לא ניתן להפיק את התיעוד התומך המתאים כאשר נדרש על ידי CRA או IRS התביעות שלך עשויים להיות הכחיש. אם הרישומים נגנבו או נהרסו על ידי מעשה של אלוהים, או אם אתה יכול לספק ראיות של גניבה או הרס, כגון תמונות של הנזק, עותקים של המשטרה או אש דוחות, וכו '
CRA / IRS עשוי להסתכל על הטענות שלך בצורה חיובית יותר. עם זאת, כאשר הטענה ניכויים נטל ההוכחה היא על משלם המסים .
באחריותך לנקוט בכל האמצעים הסבירים על מנת לוודא שהנייר / הספרים האלקטרוניים והרשומות שלך יהיו מוגנים , בין אם הם נשמרים על שטח העסק שלך או על ידי צד שלישי (כגון רואה חשבון או מנהל חשבונות). יש לבצע עותקי גיבוי ושמירה על אחסון בטוח או (עבור מסמכים אלקטרוניים) על חומרי גיבוי או על אחסון ענן.
אם אין לך עותקים גיבוי תצטרך לעשות כל מאמץ כדי לשחזר את הרשומות שלך על ידי יצירת קשר עם הבנקים, חברות כרטיסי אשראי, ספקים, וכו 'עבור עותקים של הרשומות שלך. אתה יכול גם לדרוש את עזרתו של עורך דין המס לנהל משא ומתן עם CRA או IRS.
ראה גם:
למקסם את העסק שלך מס הכנסה ניכויים