טפסים אתה חייב להיות עובדים חדשים השלם בשעה לשכור

01 - טופס W-4 עבור ניכוי מס הכנסה פדרלי

כל עובד חדש חייב למלא טופס W-4 לפני קבלת המשכורת הראשונה שלהם. טופס זה כולל מידע על מצב משפחתי, מספר התלויים וסכומי ניכוי נוספים. הוא משמש לחישוב ניכוי מסים על הכנסה פדרלית. אתה לא צריך לשמור עותקים של כל צורות W-4, רק האחרון.

מעסיקים לא צריך לתת עצות לעובדים על איך להשלים את הטופס הזה, אבל אתה יכול לכוון אותם למסמך IRS המסייע להם להשלים את הטופס הזה.

הקפד להשתמש בגרסה העדכנית ביותר של טופס W-4. את 2017 חתכים מס משרות עשה שינויים משמעותיים טבלאות ניכוי ועובדים עשויים לרצות לשנות את ניכוי שלהם, כדי למנוע יותר מדי מס נלקח מן המשכורות שלהם. אתה צריך להיות באמצעות טופס 2018 W-4 עבור עובדים חדשים עבור עובדים שרוצים לבצע שינויים בצורתם.

העובדים עשויים לשנות את צורת W-4 שלהם לעתים קרובות ככל שהם אוהבים. לדוגמה, עובד עשוי לקבל בונוס ורוצה לשנות ניכוי. זוהי האחריות שלך כמו המעסיק כדי לעקוב אחר השינוי האחרון כדי לוודא המשכורות לעובד המשקף את המשאלות של העובד עבור ניכוי.

02 - טופס I-9 ו- E-Verify מערכת הזכאות לתעסוקה

כמעסיק, עליך לתעד את זכאותם של עובדים חדשים לעבוד בארה"ב. המסמך שבו אתה חייב להשתמש הוא F FM I-9 , תעודה הזכאות לתעסוקה, אשר חייב להסתיים על ידי כל חדש לשכור. על העובד החדש לספק תיעוד של (א) זהות ו (ב) זכאות לעבודה.

ישנם שני שלבים בתהליך I-9. ראשית, העובד ממלא את הטופס ומציין אילו תעודות זהות ותעודת זכאות לעבודה ישמשו. לאחר מכן, אתה כמו המעסיק חייב להסתכל על המסמכים האלה ולוודא שהם נאותה ומתאימה.

אתה חייב לשמור את הטופס הזה הרשומות של העובד, אבל אתה לא צריך לשלוח אותו לאף אחד. אם קצין ההגירה מגיע לחברה שלך או רוצה לבדוק את מסמכי העובדים שלך, הטופס הוא ההוכחה שלך כי אימת את זכאות העבודה של העובד.

מעסיקים גדולים יותר (עם עובדים רבים) יכולים להירשם למערכת E-Verify ולהשתמש בה כדי לבדוק את זכאותם של עובדים חדשים לעבוד בארה"ב. המערכת משתמשת במידע על טופס I-9 כדי להשוות עם מסדי נתונים פדרליים.

03 - טופס בקשה לעבודה

כל עובד חדש צריך למלא טופס בקשה לעבודה, גם אם אדם זה כבר שלח קורות חיים לתפקיד. טופס הבקשה להצטרפות מכיל מידע על העובד החדש שניתן לאמת, כמו מעסיקים קודמים וחינוך. זה כולל גם כמה הצהרות המבקש לחתום.

הצהרה אחת על טופס הבקשה מעידה כי המידע על היישום נכון ונכון, בעוד הצהרות אחרות מאפשרות למעסיק לנהל בדיקות התייחסות בדיקות רקע.

לאחר טופס בקשה עבור כל עובד מגן עליך בתור מעסיק מן המבקש עושה תביעות הונאה, ומאפשר לך לנקוט פעולה אם טופס הבקשה אינה מדויקת.

ניכוי והרשמה של המדינה

מעסיקים חייבים לרשום עובדים חדשים עם המדינה החדשה שלהם מערכת ההודעות לשכור; רישום זה מאפשר למדינה לגבות תשלומי הילד מעובדים אלה. רשימה של מערכות הודעה המדינה כלול במאמר זה.

כל מדינה אשר גובה מס הכנסה יש דרישות למעסיקים לדווח ולשלם מסים אלה. צור קשר עם מחלקת המדינה של הכנסות (או שווה ערך) לקבלת מידע על איך להירשם כמעסיק במדינה. זה סוכנות המדינה גם לתת לך מידע על ניכוי טפסים ודרישות לדיווח ולשלם סכומים מנוכה.

עבור מדינות שיש להם מס הכנסה, תצטרך לנכות מסים אלה מן המשכורות לעובדים ולשלוח את המסים מנוכה לסוכנות המדינה המתאימה.

05 - רשימת משימות להעסקת עובדים חדשים

הנה רשימה של 12 שלבים חדשים של תהליכי לשכור, אז אתה לא שוכח שום דבר. זה כולל קבלת מספר זיהוי מעסיק, (מספר זיהוי מעסיק פדרלי) רישום עם מס הכנסה על דיווח מס ותשלומים, ורישום עם המדינה המס שלך ישות (אם מס הכנסה המדינה נדרשת). רישומים ודרישות אחרים רשומים גם.

06 - עוד דבר - מדריך העובד שלך

אם העסק שלך יש כמה עובדים, אתה צריך מדריך למשתמש או מדיניות ונהלים ידניים. מדריך עשוי לכלול תיאורי תהליכי עבודה והטבות בנוסף למדיניות ונהלים.) על כל העובדים החדשים לקבל עותק של מדריך זה ולחתום על כך שקראו אותו והבינו אותו.

המדריך של העובד הופך למסמך מחייב מבחינה חוקית הן לך והן לעובדיך. בעקבות העובדים לקרוא את המדריך למשתמש יכול לסייע במניעת עובדים ממורמרים, ציפיות שלא סופקו, ותביעות אפשריות.