החוק הפדרלי מחייב אותך לשמור רשומות Paycheck ותיעוד אחר
מה רשומות Paycheck האם המעסיקים נדרשים לשמור?
אתה בדרך כלל לשמור את רוב הרשומות הנדרשות על פי החוק רק במהלך ביצוע עסקים, כך ציות לא צריך לקחת הרבה בדרך של צעדים נוספים או עבודה.
בדוק את הרשומות שכבר יש לך כדי לוודא שאתה עומד בקנה אחד עם דרישות ה- IRS ו- FLSA.
רשומות ניתן לשמור בכל צורה, כולל אלקטרונית. יש לשמור על כל העובדים שאינם פטורים ועל אלה המכוסים על פי דרישות שכר המינימום:
- פרטים אישיים, כולל שם העובד, כתובת בית, עיסוק, מין ותאריך לידה אם הוא מתחת לגיל 19
- השעה והיום שבהם מתחיל שבוע העבודה שלו
- סה"כ שעות עבודה בכל יום עבודה ובכל שבוע עבודה
- סך כל הרווחים היומיים או השבועיים
- קבוע לשלם לפי שעה בכל שבוע, כאשר שעות נוספות הוא עבד
- סך כל השעות הנוספות עבור שעות העבודה
- סך כל השכר ששולם בכל תקופת תשלום
- תאריך התשלום ותשלום התקופה.
עובדים ללא פטור חייב להיות משולם לפחות שכר מינימום ולקבל שעות נוספות עבור כל שעות עבודה מעל 40 בשבוע. עובד יכול להיות פטור אם הוא משולם לפחות 455 $ בשבוע על בסיס שכר, ואם הוא מבצע חובות עבודה מסוימים, בדרך כלל מינהלי, מנהל או ניהול.
תשלום חד פעמי הוא זה אשר הרוויח במהלך 40 השעות הראשונות בשבוע העבודה.
הרשומות הנדרשות לעובדי פטור שונות מאלה של עובדים שאינם פטורים, ויש צורך במידע מיוחד לעובדי משק הבית, לעובדים העובדים בהסדרי שכר בלתי-שגרתיים, לעובדים שאליהם ניתן מגורים או מתקנים אחרים, ולעובדים המקבלים חינוך מתקנת.
אם אחד העובדים שלך נופל לקטגוריות אלה, להתייעץ עם עורך דין.
טפסים אתה חייב לשמור
בנוסף רשומות המשכורת, אתה צריך לשמור כמה מסמכים אחרים על הקובץ עבור כל עובד.
- עותק חתום של טופס W-4 המציג ניכוי פדרלי. ניתן לשנות את הטופס הזה פעמים רבות, לכן הקפד לשמור את הטופס האחרון על הדף.
- עותק של כל טופס שבו עובד אישר ניכויים לשלם, כולל הטבות ותרומות מיוחדות כמו יונייטד דרך או צדקה אחרים
- עותק של טופס הבקשה המקורי של העובד וכל המסמכים התומכים, כמו קורות חיים או תמלילים.
- רשומות על שינויים ברמות השכר, כולל קידומי מכירות או הורדות, והסיבות לפעולות אלה.
מהי הדרך הטובה ביותר לשמור רשומות Paycheck?
רשומות המשכורת, כולל אלה המתעדות את כל שעות העבודה, שינויים במצב התשלום ובשיעורי התשלום, יש לשמור בקובץ נפרד.
כמו כן, עליך לשמור תיעוד של כל השינויים שבוצעו על שכר והטבות לעובדים, כולל הסכמות עובדים. אתה חייב לקבל הסכמה בכתב על הקובץ עבור כל ניכוי משכרו של העובד למעט מסים FICA ו garnishments .
סוזן Heathfield, מומחה משאבי אנוש, יש מידע מפורט יותר על מה צריך להישמר בקובץ העובדים של העובד.
מי מותר לראות רשומות עובד?
רוב העסקים לשמור רשומות העובד באזור מוגבל לאפשר גישה רק לאנשים שאולי יצטרכו לראות את הרשומות בשל דרגת התעסוקה שלהם או המיקום. אין להסיר את רשומות העובד מחדר התקליטים. אם יש לך יותר מעובדים אחדים, ייתכן שתרצה להגדיר מדיניות גישה לקבצים של אנשי צוות, כך שעובדי משאבי אנוש יידעו כיצד להגיב לבקשות.
- יש לאפשר לעובדים לראות רשומות משלהם. אולי אתה רוצה להיות מישהו להישאר בחדר עם עובד בזמן שהוא צופה הרשומה שלו.
- ציין אילו עובדי החברה יכולים לראות רשומות עובדים. הגישה מוגבלת בדרך כלל לעובדים במחלקת משאבי אנוש ומנהלים ומנהלים מעל רמה מסוימת.
- מבקרים שונים הפדרלי המדינה יכול להיות רשאי לגשת רשומות העובד לצורך הביקורת. אתה יכול לבקש צו לפני המאפשר למבקר גישה רשומות עובד.
- עורכי דין המייצגים עובדים בתביעות ניתן לקבל גישה במקרים ספציפיים מסוימים. פקיד בכיר או עורך הדין של החברה צריך לאמת את בקשתו של עורך הדין לפני מתן הרשומות.