מה עובד העברת הוצאות אתה צריך לשלם
זה הכי טוב להישאר עם reimbursing רק את ההוצאות הנעות אושרה על ידי IRS כמו ניכויים מס עובד החזר.
על פי מס הכנסה , ההוצאות ההשתתפות העצמית לעובדים כוללות רק
"הוצאות סבירות של:
הובלת חפצי בית ואמצעים אישיים מהבית הקודם לבית החדש
נסיעה (כולל לינה) מהבית הקודם לבית החדש.
החזר הוצאות שאינן ניתנות לניכוי חייב במס תמיד לעובד, גם אם החזר עשוי להיות זכאי כתוכנית אחראית) כמפורט להלן (.
השלכות המס של העובד העברת החזרים הוצאות
ככלל, כל תשלום שתבצע לעובדים חייב במס, ותשלום הוצאות עובדים נחשב כהטבה חייבת. אבל יש דרך לעשות את ההטבה לא חייב במס לעובד.
אם אתה רוצה את ההוצאות של העובד להזיז להיות לא חייב במס לעובד (מס הכנסה משתמשת המונח "נשלל" ממיסוי), אתה חייב לשלם להם מה מס הכנסה קורא תוכנית אחראית .
במקרה זה, העובד משלם עבור ההוצאות ואתה לפצות אותם.
כדי לעמוד בקריטריונים לתכנית חשבונאית, יש לפרט את ההוצאות ורק הוצאות ספציפיות ישולמו. ההוצאות צריכות להיות גם למטרה עסקית.
העובד חייב להיות שילם או שהצטברו הוצאות בעת ביצוע שירותים כעובד של החברה שלך. ייתכן שיהיה עליך לתעד כי המהלך נדרש על ידי העסק שלך.
יש גם כמה נהלים חשבונאיים כי יש לעקוב על מנת תוכנית החזר להיות
- העובד חייב " לתת דין וחשבון נאות על הוצאות אלו תוך פרק זמן סביר". כלומר, העובד חייב לתת לך קבלות על כל ההוצאות.
- אם אתה נותן לעובד מקדמה על הוצאות אלה, על העובד להחזיר כל עודף כסף בתוך פרק זמן סביר.
לדוגמה, נניח שאתה מראש 5,000 $ עבור העברת הוצאות העובד נותן לך קבלות עבור 3,660 $. על העובד לתת לך המחאה על היתרה ($ 1,350). אם לא יתקיימו כל הקריטריונים לתוכנית אחראית, התוכנית אינה תוכנית אחראית. וכן " החזרים בגין הוצאות שאינן ניתנות לניכוי " (לעובד) וקיצבאות להוצאות שונות או שלא צוין, חייבות במס לעובד.
רק כדי להיות ברור לחלוטין: כל החזרים שניתנו לעובדים במסגרת תוכנית בלתי ניתנת לתיאור חייבים להיות מטופלים כ חייבים במס) לרבות ניכוי מס במקור (, גם אם החזר ההוצאות הוא לניכוי לעובד. וכל התשלומים שלא הוכחו על ידי תקבולים, גם אם הם חלק מתוכנית אחראית, חייבים במס ובכפוף לניכוי.
ניכוי מס שכר על העברת תשלומי הוצאות לעובדים
אם התשלומים בוצעו על פי הקריטריונים לתוכנית חשבונאית, וכל התנאים הדרושים נענו, התשלומים לעובדים בגין העברת ההוצאות אינם כפופים לניכוי.
העברת תשלומי הוצאות שלא נעשו על פי הקריטריונים לתכנית אחראית (המתוארת לעיל) כפופים לניכוי מסים על הכנסה פדרלית, מסים של FICA (ביטוח לאומי ומדיקייר) ומסים על אבטלה פדרליים.
דיווח על תשלומי הוצאות נעות על טופס W-2 של העובד
אם החזר לעובד עומד בכל התנאים של תוכנית אחראית, כפי שתואר לעיל, אינך צריך לכלול את החזרים אלה על W-2 של העובד. אם העובד נותן לך חשבונאות נאותה עבור ההוצאות, אבל עודף הוא לא החזר, תצטרך לבדוק עם שירות השכר שלך או מכין מס כדי לקבוע כיצד לדווח על מסים שאינם חייבים במס. עליך לדווח על סכום ההטבה בעת השלמת דו "ח מס שנתי של W-2 עבור העובד לשנה הקודמת.
תוכנת פטריוט מספקת הבהרות נוספות לגבי אופן ההכנסה של הוצאות אלו על גבי טופס W-2 של העובד. נשתמש בדוגמה שלעיל, כאשר העובד מקבל 5,000 דולר להוצאות נלוות, יש קבלות על 3,660 $, ושומר על 1,350 $ הנותרים. הסכום ששומר העובד חייב במס לעובד. נניח שתשלום זה נעשה על פי הדרישות של תכנית חשבונאית, כמתואר למעלה:
- 1,350 $ החייבים נכללים בתיבה 1 של W-2 (ובתיבות 3, 5 ו - 16, אם במס המדינה או העיר).
- ניכוי מס הכנסה פדרלי ומדינה מסים FICA חייב להיות מחושב עבור 1,350 $ החייבים הכלולים בתיבות המתאימות על W-2.
- אתה חייב לכלול את 3,660 $ (הסכום שווה לסכום הוכח (למשל, חלק nontaxable) בתיבה 12 של טופס W-2 באמצעות קוד "L."
לקבלת פרטים נוספים על אופן הפעולה, ראה פרסום מס הכנסה 15 (חוזר ח ').
מתן לעובד תוספת כסף להוצאות נעות
עסקים מסוימים לתת לעובדים סכום מוגדר עבור העברת ההוצאות, בהתאם לסוג של המעבר ואת המרחק. התשלום עשוי להיות עדיין deductible לעסק שלך כהוצאה עסקית.
אם אתה רוצה לתת כסף לעובד עבור העברת ההוצאות ולתת לעובד להחליט איך הכסף הזה יהיה בילה, יש לך תוכנית nonaccountable, על פי תקנות ה- IRS. במקרה זה, כפי שצוין לעיל, אם אתה לא רוצה העובד צריך להציג קבלות, כל התשלום חייב במס לעובד כהטבה. בנוסף, מס הכנסה פדרלי מס FICA יש למנוע את התשלום.
במקרה זה, ייתכן שתרצה להוסיף סכום נוסף לתשלום כדי לעזור לעובד עם המסים הנוספים שיש לשלם. זה נקרא "גרוס" את ההמחאה, וזה נעשה כדי לתת לעובד את הסכום המדויק של התשלום, לאחר מסים.
לדוגמה, אם אתה משלם לעובד 2,000 $ בהוצאות נעות, אתה יכול לעשות חישוב ברוטו למעלה לתת יותר מ 2,000 $ כדי לכסות את המסים הנוספים. התוכנה פטריוט יש מחשבון גרוס שעשוי לעזור לך עם זה.
הוצאות מעבר לעובדים ניתנות לניכוי
תשלום הוצאות העברת עובדים הוא הוצאה עסקית הניתנת לניכוי לעסק שלך. ניכוי הוצאות ניקיון לעובדים צריך להיות מוגבל לאלו שהעובד יכול לנכות על החזרת המס שלו. כלומר, רק את העלויות עבור העברת סחורות הבית עבור הוצאות נסיעה למיקום החדש עבור העובד ומשפחתו.
לספר עובדים על תוכנית החזר הוצאות נעות
כמו כל עובד אחר תועלת, כל העובדים חייבים להיות מטופלים אותו. ניתן לקבוע קריטריונים להענקת התוכנית לפי סוג העובד (שכירים לעומת שעות, לדוגמה), אך לא ניתן לתת לעובד אחד באותו סיווג יותר מהטבה זו מאחרים.
זה תמיד רעיון טוב לשים את זה סוג של תועלת בכתב ולכלול אותו בתקשורת שלך עם העובדים. מדריך למשתמש שלך או מדיניות ונהלים ידני הוא מקום טוב לתאר את התוכנית. אל תשכח לכלול מידע על ההשלכות המסיות של הטבה זו.
סיוע לעובדים עם ניכויים הוצאות נעות שלהם
אלא אם כן אתה מכין מס מוסמך , מתן ייעוץ מס לעובדים על ניכוי מס הכנסה זה לא דבר טוב לעשות. עודד את העובדים שלך לקבל ייעוץ מקצועי במס או להשתמש בתוכנת מס מקצועית . הנה כמה דברים שאתה יכול לעשות כדי לסייע לעובדים להבין את ההוצאות ההוצאות הנעות וכיצד היא תשפיע על המסים שלהן:
- תן לעובדים חבילת עבודה רילוקיישן המסביר כיצד ומתי העברת ההוצאות יוחזר על ידי החברה שלך.
- לתת לעובדים את ההזדמנות לשנות את ניכוי שלהם (על טופס W-4 ) כדי להסביר את התשלום החזר הראשונית.