עם זאת, בעוד תכנון האירוע הוא קריטי אם אתה רוצה את האירוע ללכת בצורה חלקה, אתה גם רוצה תוצאות מכל המאמצים שלך.
לכן הארגון שלך צריך לגייס "ועדת מארח".
מהי ועדת מארח?
"ועדה מארחת" שונה מוועדה לתכנון אירועים מסורתיים. במקום אנשים המתכננים באופן פעיל, תזמון או הגדרת עבור האירוע של יום או הערב, המארח הוועדה היא קבוצה שמשתמשת ברשתות שלה כדי לוודא שהאירוע הוא להיט. כמה חברי הוועדה המארח רשאי לבחור:
- עודד את חבריהם, בני משפחתם או עמיתיהם לקנות כרטיסים
- איסוף פריטים המכרז מעסקים מקומיים
- צור קשרים עם הספק עבור פרסים הדלת או קייטרינג האירוע
כמובן, יש אינספור דרכים ועדת מארח יכול לעשות את האירועים צדקה שלך יותר מאי פעם . תחשוב על ועדה המארח כמו מארח בפועל של מפלגה; מישהו שמזמין את האורחים הטובים ביותר, יודע למי להזמין את האוכל או תפאורה יכול לחבר אותך עם אנשים שהופכים את האירוע הצלחה מוחלטת.
כי הוועדה המארח יכול להגדיל את הכספים שהתקבלו באירוע או לקבל תשומת לב תקשורתית יותר, מציאת וגיוס האנשים הנכונים הוא חיוני.
מי לבחור ועדת מארח שלך
מועיל באמת לארח הוועדה לא יכלול משווקים שילם או מתכנני האירוע. במקום זאת, הם צריכים להיות מאוד מאורסים חברי הצוות הקיים שלך, בסיס התורם או מתנדבים עם קשרים הנכונות להגיע החוצה.
הוועדה המארח שלך יכול לנוע בין רק כמה אנשים לעשרות.
ככל שיותר אנשים בוועדה שלך, כך הם יכולים להשפיע באופן קולקטיבי על הצלחת האירוע שלך.
אתה יכול למצוא חברים הוועדה המארח כמעט בכל מקום, כולל:
- חבר מועצת המנהלים או יושב ראש בארגון שלך
- מתנדבים העוסקים בקהילה
- תורם שיש לו קשרים עם עסקים מקומיים
- תורם או חבר מועצת המנהלים שיש לו קשרים נרחבים בתורם האידיאלי הדמוגרפי שלך
- מתנדבים שמכירים ספקים או בעלי מקום
- סלבריטאים מקומיים או לאומיים אשר לעתים קרובות עו"ד למען המטרה שלך
ברגע שאתה נמצא אנשים שאתה רוצה להצטרף שלך מארח הוועדה; הגיע הזמן לגייס אותם.
כיצד לגייס ועדת מארח
לחפש ולהתחבר עם אנשים שיהפכו חברי הוועדה המארח מעולה. עם זאת, לא רק לבקש ממישהו להיות בוועדה המארח. הזמנה רשמית היא הדרך הטובה ביותר לגייס חברי הוועדה.
בהזמנת ועדת אירוח, חשוב לכלול:
- מידע מלא על האירוע ועל הארגון שלך (תאריך ומיקום)
- מידע על מטרת האירוע (גיוס כספים עבור סיבה ספציפית)
- דוגמאות לאופן שבו חבר ועדת מארח יכול לתרום
- תאריך כדי להגיב או ליצור קשר עם הצוות שלך
- תודה "מתקדמת" על שהודיעה להם שאתם נרגשים להזמין אותם
- שם / איש קשר ופרטי יצירת קשר
ודא כי חברים פוטנציאליים יודעים המעורבות שלהם יוכרו והעריכו וכי הם יכולים לעשות השפעה משמעותית על ידי הצטרפות.
אם אתה תוהה איך לנסח את המכתב המארח ההזמנה שלך הוועדה, יש שפע של דוגמאות על אתרים אחרים ללא מטרות רווח. אם אתה מחפש תבנית קלה לשימוש, העתק והדבק את התבנית למטה והוסף את המידע שלך בכל אחת מהדרגות.
[תַאֲרִיך]
[Insert Name] היקר:
אני כותב כדי ליידע אותך על אירוע מרגש ש [שם הארגון שלך] מתכנן עבור [חודש] ב- [Insert City].
ב [שנה + שנה (אם שונה מזו הנוכחית)], [ארגון] מביא את [שם האירוע] ל [עיר] כדי להגביר את המודעות לגבי [סיבה / בעיה חברתית / בעיה כתובת הארגון שלך] ולבנות תמיכה [ תוכניות / יוזמות / מאמצים].
[הוסף מידע רלוונטי על האירוע / יעד / נושא].
האירוע יתקיים ב [עיר] ב [אירוע האירוע (אם יש לך את זה)] ב [תאריך ושעה].
[שם פרטי], נשמח לעזור לך להפוך את האירוע הזה - ואחרים בדיוק כמו זה - הצלחה. אם אתה רוצה להיות חלק מהאירוע הזה, כמו גם אירועים עתידיים, נהיה אסירי תודה אם תקבל את ההזמנה הרשמית הזו להיות חלק מהאירוח שלנו.
יש כמה דרכים פשוטות להתערב:
- שתף את שמך, או את שם הארגון שלך, כחבר בוועד המארח שלנו
- הזמן את העמיתים, החברים והשכנים שלך לרכוש [טבלה / כרטיס] לאירוע שלנו (ים)
- הצטרפו אלינו לאירוע
- [הוסף בקשה ספציפית על סמך מעמדו של האדם, החיבורים שלו.]
היינו גם אוהבים את זה אם אתה נחשב אירוח השולחן שלך והזמנת חברים ועמיתים לערב של כיף. התמיכה הנדיבה שלך תעזור לנו להפיץ את המילה על [סיבה] ובאמת להשפיע.
חבר [ארגון] ייצור איתך קשר במסגרת [מסגרת זמן] כדי לדון בפרטי הוועדה המארחת שלנו ולדון במעורבותך, אם אתה מעוניין בכך.
אנו מצפים לעבוד איתך כדי להפוך את [אירוע שם] ואירועים עתידיים הצלחה! תודה על השיקול הנדיב שלך ותמיכה.
בכנות,
[השם שלך]
[מיקום בארגון]
[שם ארגון]
[מספר טלפון]
לאחר שיש לך גייס המארח שלך הוועדה
לאחר שתזמין את חברי הוועדה הנבחרים שלך, תקבל מספר מכתבי קבלה או שיחות. עם זאת, לפני שאתה מקבל את הפרטים של האירוע או מה אתה רוצה שהם יעשו, לתזמן פגישה קצרה עם הוועדה. בלי לבקש דבר מהם, תן להם:
- היכרות אחד עם השני
- דון כיצד הם מעורבים בארגון שלך
- עיין בחומרים או במצגות על הסיבה / העבודה שלך
- רעיון מבריק על איך הם רוצים לתרום
משם, אתה יכול לתת להם לדעת את מטרות התרמה שלך, ואיך אתה רוצה לראות אותם לעבוד יחד (מזמין אנשי קשר או להגיע אל פריטים המכרז). הם עשויים גם לפצל "תת ועדות" אם יש לך קבוצה גדולה
כמובן, זה לא התפקיד של הוועדה המארח לבד לתכנן ולבצע את האירוע שלך. ועדה המארח צריך לעבוד עם מתנדבים שלך או ועדת תכנון האירוע למכור כרטיסים, ודא חדש חסויות האירוע הם טענו, פריטים במכירה פומבית בשפע, וכי הלילה יהיה להיט עבור המשתתפים.
זיהוי המאמצים של ועדת מארח שלך
כאשר האירוע נגמר, חברי הוועדה המארח שלך צריך להיות חלק מהאנשים הראשונים שאתה מודה, הן באירוע עם מכתב תודה לך יום אחרי. ככל שתעסקו יותר בוועדה המארח שלך, כך הם יהיו מוכנים לארח בעתיד.
מצא את האנשים בתוך הארגון או הקהילה שיכולים לעזור לך לארח את האירוע הבא שלך. הם יכולים לעשות הבדל עצום בכמות הכסף שאתה מעלה ואת התוכניות שאתה יכול לתמוך.