אם העסק שלך יש תוכנית אחראית, החזר של הוצאות עסקיות מסוימות אינו חייב במס לעובד. אם תוכנית החזר העסק שלך אינה עומדת בדרישות ה- IRS לתכנית אחראית, החזרים אלה חייבים במס לעובד, ויש למנוע ניכוי מסים פדרליים ומסים על תשלומים אלה.
בנוסף, אתה כמו המעסיק חייב לדווח על תשלומים אלה על טופס W -2 של העובד.
תוכניות חשבונאיות עשויות לכלול החזר בגין מספר הוצאות עובדים שונות, לרבות:
- הוצאות נסיעה לעובדים, כולל ארוחות ובידור,
- רכישת כלים וציוד
- הוצאות שכיר של עובדים.
התוכנית החייבת גם צריכה לכלול הליך המחייב את העובדים להחזיר החזרים עודפים (אלה מעבר לסכומים המותרים) למעביד. אם מעסיק מקים ומתחזק תוכנית אחראית, הוצאות נסיעה לעובד אינן חייבות להיות מטופלות כהכנסה חייבת.
דרישות התוכנית המותרות
על מנת להיחשב "תוכנית אחראית" על ידי מס הכנסה, ההסדר שלך חייב לכלול את כל הפעולות הבאות:
- להוצאות יש קשר עסקי ; כלומר, הם נדרשו לשלם או שהצטברו בעת ביצוע השירותים כעובד.
- על העובד לתת בחשבון את המעביד בגין הוצאות אלו תוך זמן סביר. עליך לדרוש מהעובדים לספק לך מידע מפורט על הוצאות אלה, כולל תאריך, שעה, מקום, סכום ותכלית עסקית עבור ההוצאה.
- אתה חייב לדרוש את העובד להחזיר החזרים עודפים בתוך פרק זמן סביר וספציפי, בהתאם לנסיבות
אם כל שלוש הדרישות הללו לא יתקיימו, התוכנית נקבעת על ידי מס הכנסה לא להיות אחראי, וכל ההוצאות החוזרות לעובד על ידי העסק שלך חייבים במס לעובד.
עודף החזרים
עודף החזר הוא החזר גדול יותר מאשר סכומים המותרים. אם העובד לא יחזיר החזרים עודפים בתוך פרק זמן סביר, סכומים עודפים אלה חייבים במס לעובד. המקרה הנפוץ ביותר יהיה מקרה שבו אתה נותן לעובד מראש לפני שהיא עוזבת לטיול, וההוצאות שלה במהלך הנסיעה הם פחות מהסכום המתקדם.
פרק זמן סביר להחזרת החזרים עודפים נקבע על ידי מס הכנסה כ, לדוגמה:
- מקדמה קיבלה בתוך 30 יום ממועד ההוצאות
- העובד מספק חשבון הולם של ההוצאות בתוך 60 יום לאחר ששולמו או התהוו.
- העובד חוזר כל החזר עודף בתוך 120 ימים לאחר ששולמו או התהוו.
- לעובד ניתנת הצהרה (לפחות רבעונית) המבקשת תשואה או חשבונאית נאותה עבור מקדמה, והעובד עומד ב -120 יום לאחר קבלת הדוח.
הגשת תוכנית דין וחשבון למס הכנסה
לא, אין דרישה שתגיש תוכנית בכתב למס הכנסה. אבל אתה אמור להיות מסוגל להוכיח שיש לך להגדיר את הדרישות שלך עבור reimbursing עובדים עבור הוצאות. אתה צריך משהו בכתב כדי להראות את מס הכנסה כי אתה מבין מה תוכנית אחראית היא כי אתה מפעיל את העסק שלך לדרישות.
ראשית, אתה צריך לשים את הדרישות האלה בכתב, במסגרת מדיניות העובד שלך ואת ההליכים ידני.
שנית, אתה צריך לתעד את כל העסקאות עם העובדים על החזר הוצאות, שמירה רשומות להראות כי כל הדרישות של התוכנית החשבונאית היו אחריו.
תוכנית אחריות להשפיע ומס עסקים
אם הוצאות אלה מתבצעים במסגרת תוכנית דין וחשבון אינה משפיעה ישירות על היכולת שלך לנכות את ההוצאות על החזרת מס העסק שלך. אבל אתה עדיין חייב לספק תיעוד הולם להוכיח כי הוצאות אלה היו קשורים העסק.
עבור החזרים נסיעות, למשל, אתה יכול לנכות את ההוצאות על הקו המתאים על המס שלך לחזור. לדוגמה, עבור ארוחות והוצאות בידור, השתמש קו 24b של לוח ג (עבור הבעלים הבלעדי או חבר יחיד של LLC).