מדריך לבעלי עסקים למערכות מידע חשבונאיות

למד מה מערכות מידע חשבונאות לעשות

מערכות מידע חשבונאי אוספות ומעבדות נתוני עסקאות וממסרות את המידע הכספי לבעלי עניין. ישנם סוגים רבים של מערכות מידע חשבונאי, וכתוצאה מכך, הם משתנים מאוד. מספר גורמים משפיעים על מערכות אלו, כגון סוג העסק, גודל העסק, נפח הנתונים, סוג צרכי ניהול הנתונים וגורמים אחרים.

מערכות עיבוד נתונים אלקטרוניות (EDP)

רוב העסקים, למעט הקטן ביותר, משתמשים במערכות ממוחשבות, נקראים גם מערכות עיבוד נתונים אלקטרוניות (EDP).

מערכות אלו מטפלות בכל שלב בתהליך החשבונאי מ רישום העסקה הפיננסית לעריכת הדוחות הכספיים. עסקים כל הזמן משפרים את מערכות המערכות שלהם כדי להישאר תחרותיים ולהישאר בהתאם לחוק Sarbanes-Oxley של 2002 . אפילו עסקים קטנים יכולים לבחור להשתמש במערכות כמו QuickBooks .

יסודות העסקאות העסקיות ותהליכים עסקיים

כדי להבין כיצד מערכות מידע אלה עובדות, עליך להבין את המונחים החשבונאיים הבסיסיים "עסקאות עסקיות" ו"תהליכים עסקיים ". והכי חשוב, אתה צריך להבין כיצד עסקאות עסקיות ותהליכים לבוא יחד כדי להפיק דוחות כספיים. לגבי מערכות מידע חשבונאי, ניתן לחלק את העסקאות למספר סוגים של תהליכים עסקיים:

1. תהליכי הכנסות ותמורה, מערכות ובקרות

העסקאות העסקיות הנמצאות תחת תהליכים עסקיים אלה הן כמויות גדולות של מכירות יומיות, תשואות ועסקאות תזרים מזומנים .

2. הוצאות ותהליכי תשואה, מערכות ובקרות

העסקאות העסקיות הנמצאות תחת תהליכים עסקיים אלה הן כמויות גדולות של הוצאות, החזרות ועסקאות תזרים מזומנים. עסקת רכש שכר רכוש קבוע גם בקטגוריה זו.

3. תהליכי המרה, מערכות ובקרות

העסקאות תחת קטגוריה זו הן חומרי גלם ועסקאות בתהליך.

4. תהליכים ניהוליים, מערכות ובקרות

העסקאות הניהוליות הן השקעות, הלוואות ועסקות הון.

כל העסקאות העסקיות הללו גורמות לחשבונות T המוגדרים בתהליכים, במערכות ובקרות של ספר החשבונות הראשי . מתוך ספר החשבונות הראשי פותחו דוחות כספיים פנימיים וחיצוניים כאחד. דוחות כספיים פנימיים עשויים להיות לוח זמנים מזדקן לחשבונות חייבים או דוח מצב מלאי. דוחות כספיים חיצוניים יהיו דוח רווח והפסד , מאזן ודוח על תזרימי מזומנים .

סוגי מערכות מידע חשבונאי

ישנם סוגים מרובים או קטגוריות של מערכות מידע חשבונאי. מה העסק העסקי משתמש תלוי בסוג העסק , בגודל של העסק, את הצרכים של העסק, ואת התחכום של העסק:

מערכות ידניות

מערכות מידע חשבונאי ידני משמשות בעיקר על ידי עסקים קטנים מאוד ועסקים מבוססי בית. אם מערכת היא ידנית לחלוטין, זה ידרוש את הפעולות הבאות: מסמכי מקור , ספר חשבונות ראשי, כתב עת כללי , וכתבי עת מיוחדים או כתבי עת ייתכן שיהיה עליך.

מערכות מדור קודם

מערכות מדור קודם הם לעתים קרובות חברות עסקיות קיימות היו בשימוש לפני טכנולוגיית המידע יש מתוחכם כפי שהוא היום. למרות מערכות מורשת עשוי להיראות מיושן, יש להם יתרונות מסוימים לחברה. הם מכילים נתונים היסטוריים חשובים על החברה. אנשי המשרד נוטים לדעת כיצד להשתמש במערכת ולהבין אותה. מערכת מורשת יש בדרך כלל מותאם אישית לצרכים הספציפיים של חברה בודדת. אתה לא תמצא את זה סוג של התאמה אישית של חבילות תוכנה חשבונאית גנריות.

למרבה הצער, מערכות ישנות יש גם חסרונות משמעותיים. לעתים קרובות, אין להם תיעוד. זה בדרך כלל קשה למצוא חלקים חלופיים כי חומרה ותוכנה עשוי להיות מיושן. אפילו שפת המחשב שמערכות מורשות משתמשות בה היא בדרך כלל שפה ישנה יותר.

רוב מערכות מדור קודם נבנו מאפס.

החלפת מערכות מדור קודם

ניתן להחליף לחלוטין את המערכת הישנה שלך עם מערכת חדשה ומעודכנת. זה די פתרון יקר. ניתן גם לעדכן את המערכת הישנה שלך. אתה יכול להשתמש בהליך שנקרא Scraping המסך, אשר טכניקה שלוקח את הנתונים המוצגים על מסך המחשב ומתרגם את זה כך יישום חדש יותר יכול לקרוא אותו. ניתן גם להגדיר מערכת שילוב יישומים ארגוניים. סוג זה של רשתות המערכת יישומים שונים במערכת מורשת שלך, כגון מלאי, שכר, ועוד.

אם אתה SMB, אלא אם כן אתה הקטן ביותר, המבוססים על מגוון השד, אתה רוצה את מערכת מידע חשבונאי להיות מעודכן על מנת לשמור לך תחרותי בתוך התעשייה שלך. ישנן אפשרויות רבות לבחירה.