מסמך המקור בעסקת חשבונאות

למד על מידע מפתח זה נמצא במסמך המקור

בכל פעם חברה עושה עסקה פיננסית, איזה סוג של נייר נתיב נוצר. נתיב הנייר נקרא מסמך מקור. אם עסק קטן כותב המחאה מתוך חשבון ההמחאה שלו עבור ציוד משרדי, למשל, מסמכי המקור הם המחאה ואת הקבלה למשרד הקבלה.

מדוע מסמכי מקור חשובים

מסמך המקור חיוני לתהליך הנהלת החשבונות והחשבונאות שכן הוא מהווה עדות לכך שקרה עסקה פיננסית.

אם חברה מבוקר, מסמכים המקור לגבות את החשבונות החשבונאיים ואת ספר החשבונות הראשי כמו שביקורת הביקורת שאין לערער.

שמירה על מסמך המקור עבור העסק הוא בדיוק כמו שמירה על קבלות עבור פריטים לניכוי מס עבור המסים האישיים שלך. אם המסים שלך מבוקרים, הם מספקים את ההוכחה שביצעת את הרכישות האלה. הדבר נכון גם לגבי העסק שלך, אבל בעסקים, אתה לא לשמור קבלות רק עבור ההוצאות מוכרות מס. אתה שומר מסמכים מקוריים עבור כל עסקה פיננסית.

אילו מסמכי מקור מספקים

מסמך מקור מתאר את כל העובדות הבסיסיות בעסקה, כגון סכום העסקה, למי בוצעה העסקה, מטרת העסקה ותאריך העסקה.

הנה כמה דוגמאות למסמכי מקור משותף:

• המחאה שבוטלה
• חשבונית
• קבלת קופה
• מחשב שנוצר
• תזכיר אשראי להחזר לקוח
• כרטיס זמן העובד

• שובר הפקדה
• הזמנה

כיצד לטפל במסמכי מקור

מסמך המקור צריך להיות נרשם בכתב העת המתאים חשבונאות בהקדם האפשרי לאחר העסקה. לאחר ההקלטה, יש למסור את כל מסמכי המקור במעין מערכת שבה ניתן לאחזר אותם אם וכאשר הם נדרשים.

במקרים מסוימים, זה עשוי להיות חשוב גם כדי לספק את שרשרת המשמורת כדי להיות מסוגל לקבוע כי מסמך המקור המדובר נשאר בשליטתך.

מסמכי מקור לעומת עותקים

ברוב המקרים, צילומים של מסמכי מקור מקובלים מבחינה משפטית. שירות מס ההכנסה, למשל, קיבל צילום של קבלות מאז 1997, כל עוד הם קריאים, מכילים את כל המידע הקיים במקור, ובמסגרת תהליך הסריקה מציגים את המידע בפורמט זהה מְקוֹרִי.

קבלה של חומרים שציינו את האובייקטים שנרכשו ואת המחיר ששולם, אך זה נסרק ללא שם הספק לא היה כשיר. מסמך המציג את כל המידע בקבלה המקורית, אבל זה היה retyped בפורמט Word או Excel גם לא זכאי.

תקן ה- IRS - שלם, קריא ורבייה מדויקת של המקור - הוא תקן זהה המשמשים עסקים רבים וסוכנויות ממשלתיות. מוסדות אחרים, לעומת זאת, להוסיף דרישות כלליות אלה.

אוניברסיטת וושינגטון, למשל, מקבלת רק כתחליף לצילומי המסמכים המקוריים שנסרקו בצפיפות מינימלית של 300 נקודות לאינץ '(dpi), ומוצגת בפורמט PDF או בפורמט TIFF; הוא אינו מקבל צילומי JPEG.

אם אתם מתכננים לסרוק מסמכים חשבונאיים או משפטיים כדי לאפשר אחסון, בדוק עם המוסד הרלוונטי כדי להיות בטוח שהם יקבלו את המסמכים בפורמט אתה מתכנן להשתמש.