תזמון הביקורת
מבטח הפיצויים של העובד שלך צפוי ליזום את תהליך הביקורת מיד לאחר פקיעת מדיניות הפיצויים של העובד.
ייתכן שתקבל מכתב מהמבטח שלך או משיחת טלפון מאדם שהוקצה לנהל את הביקורת שלך. המבקר שהוקצה שלך צריך לתזמן את הביקורת בכל פעם שנוח לך. התאריך צריך להיות מספיק רחוק אל העתיד, כי יהיה לך מספיק זמן לאסוף את המידע המבקר יהיה צורך. בקשו מהבקר לספק לכם סיכום של הנתונים שהוא ידרוש לצורך ביצוע הביקורת.
שים לב כי המבקר שהוקצה שלך יכול או לא יכול להיות עובד של המבטח. כמה מבטחים לשמור על מחלקת הביקורת הפנימית מאויש עם העובדים שלהם. אחרים מעבירים את פונקציית הביקורת למשרדי ביקורת עצמאיים. התהליך צריך להיות זהה אם הביקורת מבוצעת על ידי עובד של המבטח או של קבלן.
רשומות אתה צריך
המבקר יצטרך מידע פיננסי שונה לתקופה המכוסה על ידי הפוליסה המבוקרת. הנה סוג המידע שתתבקש לספק:
- חשבונאות החשבונות
- טפסים מס, במיוחד צורות 941 ו - 944, מעסיקים הפדרלי מס החזר (רבעוני ושנתי, בהתאמה)
- רשומות של תשלומים במזומן
- תשלומים עבור שירותים הניתנים על ידי קבלנים עצמאיים. המבקר יצטרך לוודא כי עובדים אלה אינם עובדיך.
- תשלומים עבור שירותים הניתנים על ידי קבלני משנה
- תעודת ביטוח עבור כל קבלן משנה ששכרת
- W-2 ו 1099 טפסים
- תיאור התפקיד עבור כל עובד. ודא שהוא מתאר במדויק את חובותיו של העובד.
- תיאור הפעילות העסקית שלך
- רשומות שכר עבור תקופת הפוליסה. על המבקר לאמת את כל מקורות התשלום הניתנים לכל עובד (שכר, מענקים וכד). '
- מגבלות שכר החלות על נושאי משרה, שותפים, בעלים פרטיים וכו 'אשר מכוסים במסגרת הפוליסה
- ניסיון בגליון העבודה שלך
לאחר איסוף הנתונים הדרושים, יהיה עליך לארגן אותו. שים את כל רשומות המשכורות שלך (כגון טפסים W-2, דלי תשלום, ורשומות נוספות) יחד, כך שהמידע נגיש. כמו כן, במקום אחד כל מידע הקשור לקבלני משנה, לרבות סכומי תשלום ותעודות ביטוח. המאמצים שלך ישתלם, מה שהופך את הביקורת קלה ומהירה.
מה כלול שכר?
פרמיית פיצוי העובד שלך מחושבת על ידי הכפלת שיעור פעמים המשכורת שלך ולאחר מכן חלוקת התוצאה על ידי 100. NCCI ורוב עובדי המדינה פיצוי הרשויות מתייחסים שכר כמו שכר . מונחים אלה משמשים לעתים קרובות לסירוגין. שניהם מתכוונים לערך הכספי של השירותים שהעובדים שלך מספקים לארגון שלך.
העלויות הכלולות בגמול משתנות ממדינה למדינה. עם זאת, הם כוללים בדרך כלל את הדברים הבאים:
- שכר ברוטו ושכר, כולל משכורות רטרואקטיביות ושכר
- עמלות. סך זה כולל עמלות שנתקבלו על ידי עובד וכל משיכה כנגד עמלות.
- בונוסים, כולל תוכניות בונוס מניות
- חופשה, חופשה וחולה
- תשלום עבור שעות נוספות. ב כל המדינות למעט כמה, שכר כולל שעות נוספות מחושב על שיעור הזמן הישיר. לדוגמה, נניח שעובדת השעון הרגילה של העובד היא 20 $ לשעה. אם העובד שילם 600 $ עבור 20 שעות נוספות, אתה יכלול רק 400 $ של תשלום שעות נוספות.
- תשלומים שבוצעו על ידך, כי אחרת היה נמנע שכר העובדים כנדרש על פי חוק עבור ביטוח לאומי, Medicare או תוכנית פנסיה
- תשלום לעובדים על בסיס שאינו פועל. דוגמאות הן חתיכות, שיתוף רווחים או תוכניות תמריצים.
- תשלום או קצבאות עבור כלי עבודה או כלי עבודה ידניים המשמשים את העובדים לביצוע עבודתם
- ערך השכרה של דירה או בית שסופקו לעובד. כמו כן, הערך של לינה וארוחות אחרות שקיבל עובד כחלק משכר שלו או שלה
- תשלומים שנוכים משכרם ברוטו של העובדים בגין תוכניות פרישה, קפטריה או חסכון
- שכר לעובדים של קבלני משנה שאינם מבוטחים (ראה הערות בהמשך)
מה לא כולל משכורות?
ישנן מספר עלויות שאינן נכללות בדרך כלל כאשר המשכורות מחושב לצורך דירוג עובדים פיצוי ביטוח. אמנם אלה משתנים לפי המדינה, הם כוללים לעתים קרובות את הדברים הבאים:
- טיפים ותוספות אחרות שקיבלו עובדים
- פיצויי פיטורין (פרט לזמן עבודה)
- הנחות על סחורות שנרכשו מהמעסיק
- החזר הוצאות עסקיות
- לשלם עבור שירות צבאי פעיל
- קצבה אחידה
סיווגים
אחת המשימות העיקריות של המבקר היא להבטיח כי העסק המבוטח מסווג כראוי. סיווג עובדים פיצוי מערכות נועדו לסווג את העסק , לא עובדים בודדים. המבקר יסקור את פעולות החברה שלך כדי לקבוע אם הסיווג הבסיסי המצוין במדיניות שלך נכון.
הסיווג הבסיסי הוא הסיווג שמתאר בצורה הטובה ביותר את העסק הכולל שלך. זה לעתים קרובות זהה סיווג ממשלתי (הסיווג שהוקצו המשכורות ביותר). לדוגמה, נניח שאתה מפעיל חנות מכונות. חלק מהעובדים שלך לעבוד עם מחרטות בעוד אחרים פועלים מקדחה או מכונות הטבעת חותמת. הפעילויות הספציפיות שמבצעים העובדים שלך עשויות להשתנות מעובד לעובד. עם זאת, כולם מתאימים את הסיווג הבסיסי שלך, Machine Shop.
חלק מהעובדים יכולים לבצע משימות הדורשות סיווגים נפרדים. לדוגמה, בחנות שלך מעסיק עובד פקידות המבצע את עבודתו במשרד סגור מחוץ לעובדים אחרים. עובד זה יהיה ככל הנראה מוקצה סיווג פקיד משרד עובד ולא חנות.
מערכות סיווג לפיצוי עובדים מורכבות ביותר. המבקר שלך יכול לסווג מחדש את העסק שלך באופן שאתה לא מבין או שזה לא הגיוני לך. במקרה זה, פנה אל המבקר לקבלת הסבר. אם אתה עדיין מבולבל לגבי השינויים, שאל את הסוכן או הברוקר לקבלת סיוע.
פגישה עם המבקר
כדי לבצע את הביקורת, המבקר יצטרך להיפגש איתך או נציג מהימן של המשרד שלך. אם אתה מסמיך משימה זו למישהו אחר, ודא שהוא או היא:
- מכיר את העסק שלך היטב
- מבין את כל השלבים של פעילות המשרד שלך
- יודע מה המשימות מבוצעות על ידי כל עובד
- מבין את מדיניות תגמול העובדים של החברה, כולל הסיווגים שהיא כוללת
- מבין את הרשומות הפיננסיות של המשרד שלך, כולל נתוני שכר, כך שהוא או היא יכולים לענות על שאלות של המבקר
בעת פגישה עם המבקר, אתה או נציג שלך צריך להיות שיתופי לענות על השאלות של המבקר, כמו גם אתה יכול. אל תציע מידע שלא נדרש.
כמו עסקים רבים, המשרד שלך יכול לשכור חברת הנהלת חשבונות מחוץ לאתר לטפל הפונקציות שלך חשבונאות שכר. האם מנהל החשבונות שלך צריך להיפגש עם הביקורת בשמך? התשובה היא לא. מנהל החשבונות שלך יכול לספק למבקר את הרשומות הכספיות שהוא או היא צריכה לעשות את הביקורת. עם זאת, המבקר יצטרך לבקר בחצרים שלך כדי לבצע ביקורת פיזית.
קבלני משנה
מדינות רבות יש חוקים להטיל אחריות על הקבלנים כי לשכור קבלני משנה שאינם מבוטחים. חוקים אלה יחולו עליך אם העסק שלך פועל כקבלן, וקבלנות משנה לעבוד עם אחרים.
לדוגמה, נניח כי החברה שלך, ABC בניה, שוכרת קבלן משנה בשם P & J אינסטלציה לעשות צנרת עבודה בבניין אתה שופץ. עובד של P & J נפגע בעבודה ומנסה להגיש תביעה פיצויים עובדים. עם זאת, P & J לא רכשה כיסוי עובדים פיצוי. ברוב המדינות, העובד הפצוע יכול לבקש הטבות בהתאם למדיניות הפיצויים של העובד.
מבטחים נדרשים על פי חוק לספק הטבות לעובדים של קבלני משנה שאינם מבוטחים. כך, המבקר יבדוק את מסמכי המס שלך ויחפש 1099 טפסים שהונפקו לקבלני משנה. הוא או היא יבדקו אם קיבלת תעודת ביטוח מכל קבלן משנה ששכרת. אם קבלן משנה כלשהו ששכרתם לא סיפק הוכחה לביטוח תגמול עובדים, יגיש לכם המבקר פרמיה נוספת בגין הכיסוי הביטוחי של הקבלן.
השיעור הנגבה עבור קבלן משנה לא מבוטח תלוי בסוג העבודה שבוצע על ידי קבלן המשנה. לדוגמה, אם קבלן המשנה ביצע עבודה קירוי, אזי שיעור עבור סיווג קירוי ישים ישמש. התעריף יחול על כל או חלק מהעלות של העבודה בקבלנות משנה. אם הכסף ששילמת לקבלן המשנה היה עבור עבודה בלבד, אזי העלות הכוללת (חלקי 100) תשמש כבסיס לפרמיה.
קבלן לעומת קבלן משנה
אם העסק שלך הוא לא קבלן, אתה אחראי על פציעות שנגרמו על ידי עובדים של קבלנים עצמאיים לך לשכור? התשובה היא בדרך כלל לא. הקבלן מפעיל עסק עצמאי משלך. לפיכך, הקבלן אחראי על מתן הטבות לעובדים הפצועים שלו.
לדוגמה, נניח שאתה הבעלים של חנות קמעונאית. אתה שוכרים ריצוף נהדר, קבלן ריצוף, כדי לקרוע רצפת לינוליאום ישנה בחנות שלך ולהחליף אותה בחנות חדשה. אתה מתאר את התוצאה הרצויה לך (קומה חדשה) ו Fabulous עושה את העבודה. מפקח נהדר מפקח על עובדי הריצוף. הממונה קובע לוחות זמנים לעבודה ומכתיב כיצד העובדים מבצעים את עבודתם. אם עובד מדהים נפגע בעת התקנת הרצפה החדשה שלך, נהדר (לא המשרד שלך) צריך להיות אחראי על העובד.
ישנם מספר מצבים בהם חברה יכולה להיות אחראית לפציעות של עובדים של קבלן עצמאי. לכן, אתה צריך להתעקש כי כל קבלן עצמאי אתה לשכור לספק ראיות כי הם רכשו עובדים פיצוי ביטוח.