ניהול קבצים עצות עבור קבצים דיגיטליים
בנוסף לאחסון מסמכים באופן מקומי על מחשבים שולחניים, מחשבים ניידים או מכשירים ניידים יותר ויותר עסקים משתמשים בענן עבור יישומים עסקיים בסיסיים ואחסון קבצים. (ראה מדוע מחשוב עננים הוא אידיאלי עבור עסקים קטנים 5 חסרונות של מחשוב ענן. )
עוד מסבך את בעיית האחסון הוא הצורך עבור עסקים רבים לשתף מסמכים בין העובדים .
בתוך משרד זה נעשה בדרך כלל באמצעות שרת קבצים או התקן רשת המצורפת (NAS). אם נדרשת גישה ניידת משותפת, ניתן לאחסן מסמכים בענן ולשתף אותם על ידי הקצאת הרשאות גישה. התוצאה של כל זה יכול להיות סיוט ניהול קבצים עם כמה מסמכים של אדם מאוחסן בענן וחלקם מקומי, ואפילו מסמכים בודדים מאוחסנים רק במקום אחד או את השני.
הארגון הוא המפתח לניהול קבצים אלקטרוניים
בכל מקום שבו מאוחסנים המסמכים חשוב לשמור אותם מאורגנים ומעודכנים. המטרה של ניהול קבצים אלקטרוניים היא לוודא שאתה יכול למצוא את מה שאתה מחפש, גם אם אתה מחפש את זה שנים לאחר הקמתה.
רוב אנשי עסקים יש בזמן זה או אחר היה במצב מביך של צורך להתקשר הלקוח ולא להיות מסוגל לאתר במהירות את החשבונית הרלוונטית או מסמכים חשובים אחרים הלקוח.
לא פחות מעצבן הוא מסתובב סביב סוף השנה מנסה למצוא מסמכים הנוגעים חשבונות החברה עבור רואה החשבון או אפילו גרוע יותר, את המס .
ארגון נכון של מסמכים דיגיטליים הוא קריטי במיוחד בסביבה משותפת - אם אחד העובדים שלך נעדר (באופן זמני או קבוע!) אתה אמור להיות מסוגל לאתר בקלות את כל המסמכים שנוצרו או מנוהל על ידי אותו אדם.
(שים לב שאובדן פוטנציאלי של בעיות בנתונים עם עובדים ממורמרים ויוצאים הוא סיבה נוספת להגן על הנתונים העסקיים שלך) ראה 6 כללים להגנה על נתונים עסקיים (.
טיפים לניהול קבצים אלה יסייעו לך לשמור את הקבצים שלך נגישים:
1. השתמש בתיקיות ההתקנה של ברירת המחדל עבור קבצי תוכניות.
השתמש במיקומי הקבצים המוגדרים כברירת מחדל בעת התקנת תוכניות יישום. תחת Windows, על ידי קובצי תוכניות יישום של האמנה מתגוררים תחת הספרייה (Drive Letter:) -> Program Files. התקנת יישומים במקום אחר מבלבלת ומיותרת.
2. מקום אחד לכל המסמכים.
מניחים את כל המסמכים תחת תיקיית "שורש" אחת. עבור משתמש יחיד בסביבת Windows, מיקום ברירת המחדל הוא התיקיה 'המסמכים שלי'.
בסביבה שיתוף קבצים לנסות לעשות את אותו הדבר. צור תיקיית שורש אחת (שנקראת "מסמכים משותפים" לדוגמה) ואחסן את כל המסמכים בתיקיות משנה בתוך תיקיית הבסיס. לאחר מיקום יחיד עבור כל המסמכים האלקטרוניים מקל למצוא דברים ולהפעיל גיבויים וארכיונים.
3. יצירת תיקיות בהיררכיה לוגית.
אלה המגירות של ארון התיקים של המחשב שלך, אם אפשר לומר כך. השתמש בשפה פשוטה כדי לתת שם לתיקיות שלך; אתה לא רוצה להסתכל על רשימה זו של תיקיות בעתיד ותוהה מה "TFK" או כל קיצור מעניין אחר שאתה המצאת אמצעים.
4. תיקיות Nest בתוך תיקיות.
יצירת תיקיות אחרות בתוך תיקיות אלה הראשי כפי הצורך עולה. לדוגמה, תיקיה בשם " חשבוניות " עשויה להכיל תיקיות בשם "2018", "2017" ו- "2016". תיקיה בשם לקוח עשויה לכלול את התיקיות "נתוני לקוח" ו"תכתובת ". המטרה היא לקבל את כל הקבצים בתיקיה ולא יש חבורה של קבצים יתומים המפורטים.
עם זאת, לא ליצור מבנים מורכבים, עמוקים בתיקייה עמוקה. במקום שבו ניתן להשתמש שמות קובץ תיאורי במקום.
5. עקוב אחר מוסכמות מתן שמות הקבצים.
חלק ממערכות ההפעלה (כגון Unix) אינן מתירות רווחים בשמות קבצים או תיקיות, לכן הימנע מכך אם סביבת המחשוב שלך מעורבת. במקום להשתמש בקווים תחתונים כמפריד (למשל Doe_John_Proposal.doc.) תווים אחרים כגון /? <> \: * "^ אסורים גם בשמות קבצים או תיקיות תחת Windows.
השתמש בשמות קבצים תיאוריים לצורך זיהוי ושליפה קלים, אך אל תגיע לשמות קבצים / נתיבים יש מגבלות אורך המשתנות בין מערכות הפעלה. תחת Windows אורך האורך המלא המרבי לקובץ (לדוגמה, אות הכונן + שמות התיקיות + שם הקובץ) הוא 260 תווים. השתמש קיצורים נפוצים בכל מקום אפשרי, כגון ינואר עבור ינואר או קורפ עבור תאגיד.
6. להיות ספציפי.
תן קבצים אלקטרוניים לוגיים, שמות ספציפיים ולכלול תאריכים בשמות קבצים, אם אפשר. המטרה כאשר שמות הקבצים היא להיות מסוגל לספר מה הקובץ על מבלי לפתוח אותו ולראות. אז אם המסמך הוא מכתב ללקוח להזכיר לו כי התשלום הוא איחור, קוראים לזה משהו כמו "overdue_20180115"; ולא משהו כמו "מכתב". איך תדע מי המכתב בלי לפתוח אותו?
אם אתה משתף קבצים בדוא"ל או בהתקנים ניידים, ייתכן שתרצה ששם הקובץ יכלול מידע ספציפי יותר, שכן פרטי התיקיה לא ייכללו בקובץ המשותף. לדוגמה, אם המסמך שלך נמצא במסמכים שלי \ חשבוניות \ 2017 \ לקוחות \ Doe_John_20180416.doc והקובץ משותף או שנשלח בדוא"ל כל הנמען יראה את Doe_John_20170416.doc וייתכן שלא יוכל לומר שהקובץ הוא לקוח חשבונית מבלי לפתוח אותה.
7. קובץ כמו שאתה הולך.
הזמן הטוב ביותר להגשת מסמך הוא בעת יצירתו לראשונה. אז לקבל את הרגל של שימוש "שמירה בשם" תיבת הדו שיח להגיש את המסמך, כמו גם שם את זה, לשים אותו במקום הנכון מלכתחילה.
8. הזמן את הקבצים שלך לנוחותך.
אם יש תיקיות או קבצים שבהם אתה משתמש הרבה, לאלץ אותם בראש רשימת הקבצים על ידי שינוי שם אותם עם! או AA בתחילת שם הקובץ.
9. לסלק את הקבצים שלך באופן קבוע.
לפעמים מה הישן הוא ברור כמו בדוגמה של התיקיה בשם "חשבוניות" לעיל. אם זה לא, לשמור את התיקיות uncluttered על ידי ניקוי הקבצים הישנים.
אל תמחק קבצים הקשורים לעסקים אלא אם כן אתה בטוח לחלוטין שלעולם לא תצטרך את הקובץ שוב. במקום זאת, באוסף הראשי של תיקיות תחת תיקיית השורש שלך, ליצור תיקייה בשם "ישן" או "לא פעיל" ולהעביר קבצים ישנים לתוכו כאשר אתה נתקל בהם.
( כמה זמן אתה צריך לשמור רשומות עסקיות עבור CRA או IRS? מסביר כמה זמן אתה חייב לשמור רשומות עסקיות כדי לעמוד בהתחייבויות המס שלך.)
10. לגבות את הקבצים שלך באופן קבוע.
בין אם אתה מעתיק את הקבצים שלך על כונן אחר או על גבי סרט, חשוב להגדיר ולעקוב משטר גיבוי רגיל. ראה את 3 השלבים למערכת גיבוי מוצלחת .
ניהול קבצים טוב עושה מציאת מה שאתה רוצה קל
ניהול מסמכים אלקטרוניים צריך להיות חלק מהאסטרטגיה הכוללת לניהול מסמכים עבור העסק שלך. תוכנית ניהול מסמכים נכונה צריכה לכלול את כל ההיבטים של טיפול במסמכים, כולל אחסון, אחזור, גיבויים ואבטחה.
פונקציית החיפוש היא דבר נפלא אבל זה אף פעם לא יהיה להתאים את הקלות של היכולת ללכת ישירות לתיקיה או קובץ. אם אתה מבין את הטיפים הבאים לניהול קבצים באופן עקבי, גם אם אתה לא יודע איפה משהו, אתה יודע איפה זה צריך להיות - יתרון עצום כשמדובר במציאת מה שאתה מחפש. שיטות ניהול קבצים טוב יחסוך את העסק שלך זמן וכסף .