למרבה המזל עבור מתכנני האירוע, ישנם כלים רבים זמינים כדי לסייע עם רישום האירוע . האפשרויות כוללות פלטפורמות פשוטות להתמודד עם היסודות של רישום האירוע ואלה מתקדמים יותר, מציע יישומים רב תפקודי. כמה תוכניות רישום האירוע לעבד תשלומים האירוע. חלקם גם מספקים החזרים אוטומטיים אם הרישום בוטל. חבילות אחרות ליצור תגי שם הנרשם. כלי רישום אירועים יכולים גם לאפשר אינטגרציה עם כנס או אתר החברה וכן להתחבר לפלטפורמות החברתיות שלהם.
למרבה הצער, עם כל כך הרבה אפשרויות, את תהליך בחירת האירוע רישום כלי עבור העסק שלך יכול להיות מכריע, בלשון המעטה. הנה פשוט לעקוב אחר המדריך כדי לבחור את האירוע רישום הכלים הטובים ביותר לשרת את האירוע תכנון העסק.
בחירת תוכנת רישום אירועים: היכן להתחיל?
בעת בחירת כלי רישום האירועים, עדיף להתחיל עם קביעת הצרכים שלך רוצה.
תחשוב על סדר העדיפויות שלך רישום עסקי האירוע שלך. שאל את עצמך את השאלות הבאות:
- האם הצרכים שלך פשוט דורשים רק עיבוד של רישומים ותשלומים?
- האם אתה מציע מספר מפגשים בתוך האירוע המרכזי שדורשים רישומים נוספים?
- האם אתה צריך לנהל הזמנות של בתי מלון או הסדרי נסיעה?
- האם אתה תומך באתר הכנס?
- האם תספק תגי שם, תיאום הדרישות האודיו-ויזואליות או אירוח של פעילויות מיוחדות?
- האם אתה מנהל יותר מאירוע אחד בו זמנית?
- האם האירוע שלך הוא אירוע שנתי או אירוע חד פעמי?
התשובות לשאלות אלו יעזרו לכם למצוא את תוכנת רישום האירועים המתאימה ביותר לצרכיכם.
כלי רישום אירועים
עם כל כך הרבה אפשרויות ברישום תוכנה האירוע, קל להיתפס תכונות מבריק ואת הכלים העדכניים ביותר ללא קשר אם הם עובדים עבור האירוע שלך או אם הם אפילו להיות מנוצל בכלל. אל תהיה פיתה על ידי האחרונה ביותר. במקום זאת, ליצור רשימה של תכונות אלה אתה כרגע להעסיק את תהליך ההרשמה לאירוע ולהוסיף אלה שאתה רוצה לכלול כדי לייעל את התהליך. חלק מהתכונות הזמינות כוללות את הפריטים הבאים:
- הרשמה מקוונת לאירוע
- אירוע הרשמה באתר
- הרשמה קבוצת משתתפים
- הרשמה עצמית עצמית
- עיבוד תשלום אירוע
- ניהול דוחות ודוחות
- יצירת עצה ותצורה
- הרשמה להרשמות אישיות
- פיתוח טפסים
- מלון ניהול חדר
- ניהול שיווקי
- מדיה חברתית
- סקרים ואירועים משוב
לא כל כלי רישום האירועים הם יקרים
רבים כלי רישום אירועים מציעים פונקציות סטנדרטיות במחיר סביר, אשר מתאימים היטב בעת ניהול אירועים פשוטים.
תוכניות אלה כוללות טופסי רישום בסיסיים שניתן לקשר לאתר האינטרנט שלך. הם יכולים לאסוף מידע רישום, כולל פרטי כרטיס האשראי, כדי לרשום ולעבד את תשלומי כרטיס האשראי. בנוסף, ניתן לרשום או לרשום רשימות רישום של משתתפים. בהתאם לסוג האירועים שאתה מתכנן את תדירות האירועים, אלה כלים פשוטים יכול להיות בכושר טוב על ידי מתן בדיוק מה שאתה צריך בלי להיות שקוע למטה עם כל מיני תכונות נוספות שאינן שימוש לך.
Multi-Faceted אירוע רישום כלים מציעים יכולות נוספות
אם האירוע שלך תכנון העבודה יש לך תכנון כנסים גדולים, אז כלי רישום האירועים המציעים פונקציונליות נוספת מעבר ליסודות עשוי להיות בדיוק מה שאתה צריך. הפתרונות כוללים את אלה המעבדים רישום אירועים ומשלבים תכונה זו עם היכולת לעקוב ולדווח על פרטים שונים של אירוע גדול ומורכב יותר.
אם משתתפי האירוע יירשמו לכנס ולאחר מכן ירשמו לסדנאות ספציפיות במסגרת מושב מסוים, ישנם כלים שיאפשרו את הפונקציה.
תוכנות מסוימות יאפשרו עיבוד של משתתפים מרובים מארגון אחד עם מקור תשלום אחד, כמו גם להציע תמחור שונה מבנים המבוססים על הנחות קבוצתיות או דמי רישום מוקדם. אם אתה צריך דוחות מותאמים אישית, ואז לחפש אירוע רישום החבילה כי באופן אוטומטי להפיק דוחות על ידי עריכת רשימות נוכחות בהתבסס על סדנאות בודדות או פרמטרים אחרים שתבחר. כנסים בדרך כלל קוראים עבור נמטגס מודפסים לשים את זה על הרשימה שלך "חייב להיות" כך אלה ניתן ליצור באופן אוטומטי כחלק מתהליך רישום האירוע ולחפש התאמה אישית כדי לשקף אם משתתף רשום עבור כל הכנס, חלק בשבוע או רק ביום מסוים.
כלים לשילוב הרישום
עבור מתכנני האירועים המתרחשים באירועים רבים, שילוב נתוני רישום במסד הנתונים הקיים שלך עשוי להיות פונקציה קריטית עבור הארגון שלך. שקול את השיטות הנוכחיות להוספת הנרשמים למסד הנתונים שלך ולזהות תחומי שיפור. חשוב לחשוב בדרכים שונות על שילוב מידע זה עם מידע קיים, כגון אנשים שהתנדבו או תרמו. רוב יישומי רישום האירוע מספקים את היכולת לייצא נתונים באופן ידני. עם זאת, שיטה זו היא זמן רב, כי זה דורש באופן ידני לייבא את המידע לתוך מסד הנתונים שלך שוב. חקור חבילות שיכולות לספק לא רק את דרישות ההרשמה לאירוע, אלא גם לתמוך בצרכי הניהול המרכיבים שלך.
קח כונן מבחן לפני שאתה קונה
ברגע שיש לך צמצמו את הבחירה שלך של תוכנת רישום האירוע, לקבוע אם הם מציעים תקופת ניסיון ללא תשלום. זה ייתן לך את ההזדמנות לא רק לבדוק את התכונות, אלא כדי לראות אם יש לו את הפונקציונליות שאתה צריך ואם זה מתאים את האירוע שלך. זוהי גם הזדמנות לחוות את רמת שירות הלקוחות שלהם בעת מענה על השאלות שלך או עבודה כדי לפתור בעיה שאתה נתקל.