הסמינר הוא אולי האירוע הנפוץ ביותר המתכננים יארגנו. ואת רוב סמינרים מתוזמנים גם יום או יום שלם. למעוניינים ביצירת רשימת תיוג לתכנון סמינר , מציע מבנה ברמה גבוהה לתכנון וביצוע סמינר.
ובשביל אלה המתכננים רב יום או מרובה הפגישה בכנס, לשקול לנקוט גישה דומה. עם זאת, רשימת התכנון שלך בסמינר תהיה ארוכה יותר.
01 - אשר את מטרת האירוע
- מי הקהל?
- מהו נושא הסמינר?
- היכן צריך להיות ממוקם?
- למה אנשים ישתתפו?
- מהו סדר היום של הסמינר?
02 - סקירה על מפרט אירוע איפקס מדריך
מועצת התעשייה של האמנה הקימה שורה של כלים שיש לראות כמקור מצוין לשיטות עבודה מומלצות שיסייעו לאירוע או למפגש פגישות כדי לעקוב אחר הפרטים לאירועים תכנוניים. עם כלי הורדה חינם, זה יעזור לכל מתכנן האירוע ליצור רשימה של פרטים רלוונטיים. זה כולל, אך אינו מוגבל ל:
- פרופיל אירוע (תאריך, פעמים, מיקום, אנשי קשר וכו ')
- מארגן אירוע / פרטי קשר של מארח
- מידע ליצירת קשר עם הספק
- פרופיל משתתף
- יש צורך בחלל
- מזון ומשקאות
- דרישות A / V
- הגדרת פונקציה / חדר
03 - יצירת פרופיל אירוע
לאחר מתכנן יש כמה שאלות בסיסיות סביב האירוע מכוסה, הגיע הזמן לחקור מקומות אפשריים עבור הפגישה. חשוב לעבוד באופן הדוק עם המארגן האירוע / מארח כדי לקבוע את סוג של מקום שבו הסמינר עשוי להיות נוח ביותר עבור המארגן והן אורח (רשימת הרעיונות יכול להיות אינסופי):
- מלון מקומי
- מתקן כנסים מקומי
- חדר מסעדה פרטי
- מוזיאון פרטי / גלריה לאמנות
04 - דרישות הסמינר המתאר ואת הצעות מקום Reqeuest.
רוב המקומות שמחים לספק הערכה לסמינר אפשרי. הקשר קייטרינג או מכירות יצטרכו המידע הבא BEO :
- תאריך אפשרי לאירוע
- מספר המשתתפים
- סגנון של הגדרת חדר (בכיתה, בצורת u, וכו ')
- הזמן של האירוע (חשבון עבור ההתקנה / להרוס)
- דרישות מזון ומשקאות
- A / V לצרכים (כולל מסכים, mics, וכו ')
- הגדרת חדר
טיפ: לשכור טכנאי / V להיות מוקדש לאירוע שלך מהמלון.
05 - אישור ו / או פיתוח סדר היום
זה קריטי עבור מתכנן האירוע לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם המארגן האירוע / המארח כי סדר היום האירוע יהיה לשנות לעתים קרובות מן השיחה הראשונית עד היום בפועל של האירוע. המתכנן האירוע חייב להיות מוכן להתאים את התוכנית ולעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם המקום כדי לוודא הכל פועל בצורה חלקה.
06 - אשר את הסכם BEO
לאחר המתכנן יודע את מספר היעד של המשתתפים ואת הדרישות הלוגיסטי עבור הסמינר, הוא או היא צריכים להבטיח את האירוע האירוע ואת הדרישות הקשורות. רוב ההסכמים צריכים לאפשר למתכנן הזדמנות לצמצם / להגדיל את דרישות המזון והמשקאות עד למספר מסוים של ימים לפני האירוע. עם זאת, הסכמים רבים יכסה כמה הם יאפשרו לקבוצה להפחית כמויות, כך להעריך היטב.
07 - יצירת אירוע תקשורת וחומרים
זהו פריט שכמה מתכננים עשויים להיות מעורבים בו, בעוד שאחרים לא. ביסודו של דבר, כמה מתכנני הפגישה יהיו אחראים לכל אחד מהבאים:
- יצירת הזמנות לאירועים
- הדפסת סדר יום וחומר אחר
- אבטחת מתנות המשתתפים / הגרלות
- הפקת תגי שם
- משלוח שילוט האירוע מציג
08 - עבודה מקרוב עם אירוע המארח כדי לסיים לוגיסטיקה
לפני האירוע, ישנם כמה צעדים חשובים כי מתכנן פגישה משלים לפני האירוע. זה כולל את המאשר הבא:
- רמקולים של אירועים
- אירוע A / V דרישות
- מספר משתתפי האירוע
- מארח תפקידים ואחריות
- צרכי חומרים לאירוע (יש לבדוק מספר פעמים)
09 - אירוע ההתקנה
הקפד לאפשר זמן בלוח הזמנים של BEO להגדרת האירוע , ומומלץ להגיע כשעתיים לפני האירוע.
עצה: אם הסמינר מתוכנן בבוקר, שאל את איש הקשר במכירות במקום כדי לאפשר לקבוצה שלך להגדיר את הלילה הקודם (אבל אל תשאיר שום דבר בעל ערך באתר ציבורי).
כל חומר האירוע, דפי מידע, שילוט, מציג, מתנות, טבלאות רישום , תגי שם ועוד צריך להיות מוכן לאירוע.
אזהרה: רמקולים לפעמים משנים שקופיות בלילה הקודם ומציגים מצגות חדשות שיש להוסיף לנקודת הכוח 10 דקות לפני האירוע.
10 - אירוע ביצוע
אחרי שהכנת, הגיע הזמן לסמינר. צפו:
- חלק מהמשתתפים תמיד יגיעו מוקדם.
- חלק מהמשתתפים תמיד מגיעים באיחור.
- לעתים קרובות יש איזה תקלה טכנית.