קשה לתכנן תקציב אירוע, אלא אם כן יש לך מושג טוב מה ההוצאות אתה תישא. זה נראה ברור מספיק, אבל העלויות הקשורות לתכנון האירוע יכול לבוא ממספר מקומות שונים. רק כאשר אתה חושב שאתה זיהו את כל קטגוריות חשבונך, עוד אחד קופץ לשלוח לך בחזרה ללוח השרטוט. כדי למנוע את זה קורה לך, יש לי להרכיב את המתאר של תכנון אירועים האירוע לזכור בעת יצירת התקציב שלך.
הוצאות באתר
כלול כאן את העלויות ואת דמי בדרך כלל מחויב על ידי מקום האירוע . זה לעתים קרובות את הקטגוריה היקרה ביותר, אבל זה גם הכי קל לנבא מאז תקבל הערכה רשמית עלות לסקור מראש. עם זאת נאמר, לא לשכוח גורם משתנה עלויות המשתנות עם מספרי הנוכחות שלך. קייטרינג הוא דוגמה טובה לכך כמו עלויות המזון שלך יגדל עם כל תוספת לסגל שלך.
מיקום עלויות
- השכרת חדר
- פיקדון
- כיסוי ביטוחי
- חֲנָיָה
מזון קייטרינג
- ארוחות
- מַשׁקָאוֹת
- דמי עבודה של ברמן / שרת
- מס ושירות / דמי הקצבה
אודיו / חזותי
- מיקרופונים
- מסכים ומקרנים
- גישה לאינטרנט
- ציוד מיוחד אחר
ספקי צד שלישי
קטגוריה זו מייצגת את כל הפריטים והשירותים שסופקו על ידי ספקים מחוץ למקום המארח. כל אחד יהיה לחייב אותך באופן עצמאי, ולכן חשוב לשמור על כרטיסיות קרוב על כל מי שאתה עובד עם.
שימוש בגיליון אלקטרוני יעזור לך לארגן את אנשי הקשר של הספק שלך יחד עם העלויות הכרוכות בשירותים שלהם.
השכרת אירועים
- מצעים, חצאיות שולחן, וכיסויים יו"ר
- אוהלים, Staging, ואת שעשועים אטרקציות
- פריטים פיזיים לא מסופקים על ידי מקום
- עבודה ומסירה עבור ההתקנה / Teardown
ספקי עיצוב
- תאורה הדגשה
- פרחים ופרחים
- בלונים
בידור
- מוסיקאים או DJ
- דמי רמקול
- רוכבי החוזה (מזון, לינה, תחבורה)
הוצאות ייצור
ההפקה כוללת את כל הצוות והמשאבים הדרושים לתכנון האירוע ולביצועו. ההוצאות הללו מתחילות ברגע שהאירוע חולם וממשיך דרך הניירת שלאחר האירוע. בקיצור, קטגוריה זו מייצגת את עלות ארגון האירוע, משיכת המשתתפים וניהול המרכיבים הניהוליים.
שיווק והרשמה
- עבודות הדפסה ועיצוב
- פרסומות
- הזמנות
- ניהול רישום
תכנון וארגון
- דמי מתכנן אירוע
- עובדים במשרות חלקיות וזמניות
- ציוד משרדי
- עלויות תקשורת
- הוצאות נסיעה
הוצאות ניהוליות
- השכרות שכירים
- עלויות חשבונאות
- אגרות משפטיות
- דמי ייעוץ
עלות העלויות וקרנות חירום
אין מספר קסם עבור מה אתה צריך להפריש עבור הוצאות בלתי מתוכננות, אבל אתה בהחלט צריך לצפות את הבלתי צפוי. כמה מתכנני האירועים מציעים תקצוב של חמישה עד עשרה אחוזים על ההוצאות הצפויות, בעוד שאחרים בוחרים במספר עגול לעבוד איתו. אירועים גדולים יותר, כמובן, להקצות יותר, כי פיקוח כי הוא מחויב לאדם יכול לרוץ לתוך אלפי דולרים.
מטרת מתאר זה היא לגרום לך להיות מודעים לסוגים שונים של הוצאות תכנון אירועים שיכולים להתרחש. כל אירוע הוא ייחודי , כך שלך עשוי לכלול פחות או יותר של הפריטים המפורטים כאן. הדבר החשוב הוא לדעת איפה את העלויות יהיו באים. הצפייה הוצאות הקשורות ספציפית ספק או קטגוריה יכול לזרוע הרס על התקציב שלך, אבל התרחיש במקרה הגרוע ביותר הוא לגמרי שוכח על חשבון עד הצעת החוק מגיע.