זהו שיעור אחד למדתי במהירות כמתאם מקום, ומאוחר יותר פיתחתי את רשימת ההגדרות שלי כדי לשמור על שביעות הרצון של הלקוחות (וכבושים) במהלך תקופת ההתקנה המלאת מתח.
יש עגלות שלך מוכן
הדבר הראשון שהלקוח שלך ירצה לעשות הוא לפרוק את כל האספקה האירוע שלהם הרכב שלהם. זו יכולה להיות משימה קשה, במיוחד אם מצב החניה קשה לניווט. תארו לעצמכם מישהו הולך לתוך המקום שלך עם עומס של תיבות כבדות - מה הדבר הראשון שהם מחפשים? התשובה היא, כמובן, עגלה, או כל דבר אחר יהיה להאיר את העומס שלהם ולהפוך את העבודה מבשרת רעות של פריקה קלה יותר. לאחר עגלות זמין נכון כאשר הם הולכים במקום היא דרך קלה לגרום להם להרגיש "הקלה" רק על ידי להופיע.
הכינו את טבלאות הרישום
הבא ברשימה של דברים לעשות עבור רוב הלקוחות מקבל הגדרת הרישום. משמעות הדבר היא מקום שלך טוב יותר יש את כל מרכיבי ההרשמה במקום לפני שהם מגיעים.
זה כולל את כל השולחנות, כיסאות, חשמלי ו skirting. ארגון תגי שם וחומרי הצ'ק-אין יצרוך הרבה זמן עבור מתכנני האירוע, והם לא צריכים לחכות לך כדי לקבל את הדברים הפשוטים האלה במקום כדי להתחיל.
יש את כל החדרים טבלאות ומצעים
הגדרת כל השולחנות והכיסאות בחלל האירוע יכול כמובן לקחת קצת זמן.
יש לקוות, אם אתה בא את האירוע מוקדם יותר, יש לך אמר הלקוח מראש כאשר לצפות את כל הרכיבים בחדר להיות מוגדר. אם הלקוח שלך נכנס לחדר עם עשרות עובדים נאבקים על ערימת שולחנות וכיסאות הם צפויים להיכנס לפאניקה. באופן אידיאלי, צוות הפעולות שלך יהיה הכל להגדיר עם מצעים השולחן במקום כך המתכננים יכולים להתחיל הצבת centpieces, פריטים המכרז, וכו '
קבל את כל השילוט מוקדם
רק בגלל המתכנן להוביל יודע איך לנווט את הבניין לא אומר צוות התמיכה שלה עושה. אתה יכול להציל את כולם הרבה טרחה מיותרת על ידי עדכון השילוט בתוך הבניין שלך ברגע תקופת ההתקנה עומד להתחיל. זכור כי ספקים כמו florists ו DJ של גם צריך לדעת לאן ללכת. כל אלה הם דברים כדי לבדוק עם הלקוח שלך לפני יום האירוע, אבל הם גם נחוצים כדי לחפש את היום הגדול.
סקירה של BEO של חשבוניות
שוב, סביר להניח שיש לך בדוא"ל מסמכים אלה מספר פעמים במהלך הימים המובילים לאירוע, אבל זה לא כואב לבדוק אותם בפעם האחרונה. למרות זמן ההתקנה הוא קדחתני, אתה צריך לגלף את 15 דקות כדי להסתכל על מסמכים אלה יחד. המתאמים מקום צריך חבילה מוכנה ללקוח שלהם הכוללת את BEO, דיאגרמת החדר, וכן חשבונית פוטנציאליים.
מעט מאוד מתכננים מנוסים יעברו על ההזדמנות לסקור את המסמכים הקריטיים האלה.
מבואות
הקפד להביא את חברי המפתח של הצוות שלך ללקוח שלך עבור מבוא רשמי. רשימה זו כוללת את מנהל קייטרינג , קפטן משתה, מפקח המבצעים רכזת אודיו / ויזואלי. חשוב בשם הלקוח שלך בעת הצגת הצוות - האם יש פרטים שיש לדון איתם בצוות הניהול שלך? החל שיחה קצרה היא דרך יעילה להדגיש מי אחראי על כל אזור.
זה רשימה קצרה של פריטים ההתקנה האירוע יהיה ללכת דרך ארוכה לקראת שמירה על הלקוח שלך מאושר עם ההגעה. כנציג הראשי עבור המקום שלך, זה תמיד הכי טוב לתת ללקוחות שלך מספר הטלפון הנייד שלך במקרה משהו משתבש בזמן שאתה עובד במשרד שלך.
זכור, הם עשויים לקבל מתוסכל אם הם צריכים משהו, אבל הם יהיו מתוסכלים עוד יותר אם הם לא יכולים למצוא מישהו שיעזור להם!