למד כיצד לתכנן את האירוע הגדול הראשון שלך

טיוטת פרטים חיוניים

מזל טוב! הבוס שלך מינה אותך רק כדי לתאם את הכנס של החברה ליפול בסתיו. זוהי הזדמנות מצוינת בשבילך כדי להשוויץ הכישורים שלך, ואת פוטנציאל להרוויח העלאה בתהליך. יש רק בעיה אחת: מעולם לא תיכננת אירוע כזה קודם! לא לדאוג. רבים אחרים מצאו את עצמם באותו מצב, ואתה תצליח כי אתה מאורגן ונחוש.

בדיוק כמו כל פרויקט עסקי, הצעד הראשון הוא לארגן את כל המידע שיש לך ולזהות את הנושאים הדחופים ביותר.

לפני שתתחיל לבחור מקום או שכירת רמקול , אתה צריך לדעת את הפרמטרים הבסיסיים של האירוע שלך. זה כמעט בלתי אפשרי לדבר פרטים ועלויות עם צד שלישי עד שיש לך יותר של הפרטים לגהץ החוצה. להלן פרטי המפתח שאתה צריך להגדיר לפני יצירת קשר עם ספקים חיצוניים.

תַאֲרִיך

הכל סובב סביב תאריך האירוע המיוחד שלך. באופן אידיאלי, אתה רוצה יש שלושה מועדים פוטנציאליים בראש, כך שתוכל להשוות זמינות ומחירים על פני הלוח. נסו לכלול ימים שונים בשבוע עבור גמישות מקסימלית.

מסגרת זמן

אפילו הבדל שעה אחת יכול להשפיע על התכנון שלך, אז אתה צריך לקבל ספציפי לגבי המסגרות הזמן הצפוי שלך. לדוגמה, החל בשעה 10 בבוקר במקום 8:00 אומר שאתה לא צריך להקצות תקציב ארוחת בוקר.

מספרי נוכחות

זהו פרט אחד שלעתים קרובות הוא מוערך באופן רחב מדי עבור משא ומתן פרודוקטיבי. קבל מציאותי עם תחזיות הנוכחות שלך. לדון מראש מי תזמין ולשים את התחזיות שלך יחד על גיליון אלקטרוני. ההוצאות והתקציב מתואמים באופן ישיר, לכן אל תנחשו באקראי על מספר האנשים שלדעתכם ישתתפו בהם.

מפגשים בריחה

אתה יכול רק צריך חדר משתה אחד אם אתה אירוח ארוחת ערב, אבל כנס בהיקף מלא סביר להניח לחייב חדרי הפריצה נוספים וחלל התערוכה. שוב, לא תוכל למדוד עלויות עד שתגדיר כמה שטח אתה צריך. עבור כנסים, הגישה הטובה ביותר היא לתכנן מסלול מדומה בפגישה הראשונה שלך. שיתוף רעיונות ו piecing אותם על נייר יעזור לנווט אותך על ידי החלטות התכנון הבא.

תקציב לעומת עלויות

זה אולי נשמע מעשי לעבוד על התקציב לפני לדעת את המקום ואת עלויות קייטרינג, אבל עובד בדרך זו מספקת אמת מידה כדי שתוכל למדוד את כל הצעות הספק. התחל עם מקורות ההכנסות שלך. כמה אתה צריך לגבות עבור נוכחות? האם אתה קורא לחסות כדי לעזור לקזז עלויות? מה יהיה מציגים לשלם להשתתף? ההכנסות בסופו של דבר להכתיב את התקציב שלך, אז זה רק הגיוני כדי להגן עליהם תחילה.

שיווק

לאחר שזיהית את מקורות ההכנסות שלך, השלב הבא הוא לתאר את תוכנית השיווק שלך. מהי הדרך הטובה ביותר להגיע ולעסוק גנרטורים ההכנסות שלך? אולי יש לך רשימה של משתתפים פוטנציאליים כמו מעסיק או חבר האגודה. זה היה ללא ספק להיות מועיל, אבל מה עם נותני חסות ומציגים?

אם אתם מתכננים למשוך יותר מ -20 מציגים, אז אתה חייב להיות מסוגל להגיע אליהם. מסעות פרסום ממוקדים עלות כסף, וזה חותך את ההכנסות שלך.

תחבורה ולינה

הפעלת ועידה מקומית בדרך כלל מבטלת כל חששות לגבי תחבורה. עם זאת, אתה עדיין צריך לפנות לינה עבור רמקולים, מציגים, אורחים מיוחדים. כמה בתי מלון לספק הנחות על שטח הפגישה אם אתה מזמין מספיק לילות בחדר . הדרך היחידה לנצל את זה על ידי לדעת את הצרכים לינה שלך מראש. חזור דרך נתוני הנוכחות שלך ופרוייקט כמה אורחים מגיעים מחוץ לאזור שלך.

עכשיו כל זה כנראה נשמע כמו הרבה מידע לאסוף מלפנים, וזה. אבל יש לזכור כי אלה הם הפרטים המשפיעים על כל דבר אחר בתהליך התכנון.

ייתכן שתמשכו תחילה למשימות "זוהרות" יותר, כגון ביקורים באתר ותכנון תפריט. רק תזכור שהזמן שלהם יבוא. לעת עתה, עם זאת, להתמקד העובדות, כך שתוכל לקבל את ההחלטות הטובות ביותר מאוחר יותר.