צעדים כדי למצוא את האירוע האירוע המושלם
בהנחה שכבר זיהית את סוג האירוע שאתה מתכנן ואת מטרתו, יש גורמים רבים אחרים יש לקחת בחשבון כאשר אתה מתחיל את תהליך בחירת המקום עצמו.
מפת הדרכים הבאה תסייע לך להנחות אותך בשלבים בבחירת מרחב האירוע המושלם.
זהה את קהל היעד שלך ודע את רשימת האורחים שלך
כאשר תכנון מקום לאירוע, אחד החלקים החשובים ביותר של מידע עליך לדעת מי הם האורחים שלך וכמה אתה מצפה להשתתף. בעוד סוג של האירוע בהחלט להודיע על הבחירה מקום, אחד הגורמים המגבילים ביותר עבור שטח האירוע הוא היכולת שלה. ודא שאתה יודע לפחות אומדן מדויק (זה יכול להיות טווח) של מספר האורחים כמו זה יהיה מיידי להגביל את האפשרויות מקום. כדאי גם לשקול את הקהל שלך. וודאו כי המקום משקף לא רק את האירוע עצמו, אלא טעמם של האורחים וציפיותיהם.
זהה תאריכים של אירועים
בדוק את היומן שלך מפני שהתזמון ישפיע על החלטות רבות, כולל מקום הבחירה שלך. לאחר רשימת האורחים שלך, תאריך האירוע שלך יהיה הגורם המגביל הבא.
תלוי איזה סוג של אירוע אתה מתכנן, אתה עשוי לגלות כי אתה גם צריך להיות גמיש עם תאריך האירוע שלך כדי לקבל את המקום הרצוי או שאתה צריך להיות גמיש עם הבחירה מקום שלך כדי לקבל את התאריך הרצוי. אתה צריך להתחיל תכנון מקום לדעת איפה אתה או הלקוח הם גמישים.
הנה כמה שאלות שיש לקחת בחשבון:
- מתי האורחים שלך זמין ככל הנראה להשתתף על פי לוחות הזמנים שלהם?
- באילו מקומות יש מקום מתאים וזמין עבור אותם זמנים?
- מתי הוא הזמן הטוב ביותר עבור צוות הניהול שלך לקיים את האירוע?
לחשב את התקציב שלך
עם תקציב פתוח, כל אחד יכול לתכנן אירוע גדול יש מבחר אינסופי של אפשרויות המקום. אבל יותר סביר, המשאבים הכספיים שלך מוגבלים ואתה צריך להיות מודע מתחילת מה המגבלות הפיננסיות שלך - גם אם תקציב האירוע שלך הוא פשוט אומדן ballpark או טווח. מתכנן אירוע יכול תמיד לתכנן אירוע גדול בתוך תקציב סביר.
- האם המקומות נופלים בפרמטרים של התקציב שלך עבור הוצאות שטח, טכניות והוצאות קייטרינג?
- האם ניהלת משא ומתן על שיעור נוח עבור השירותים והפגינו את הערך של התפקיד שלך?
- האם מותר גמישות בתקציב שלך במקרה הוצאות פריט שורה יעלה על התוכנית?
היקף החוצה מיקומים שונים
עם צמצום מספר רשימת האורחים ותאריכי האירועים האפשריים, חשוב לזהות את המקומות שבהם ניתן לקיים את האירוע. מלונות ומרכזי אירועים או אירועים הם חלק מהאירועים הפופולריים ביותר לאירועים עסקיים וקבלות פנים לחתונה, אך הם אינם האופציות היחידות.
זה הזמן להיות יצירתיים בחשיבה שלך. שקול את הדברים הבאים:
- בהתבסס על הנושא של הפגישה שלך, מה שלושה המקומות הטובים ביותר לבוא בראש?
- לאן היו האורחים שלך מעדיפים להשתתף בפגישה זו?
- מה יהיה הכי נוח לאורחים שלכם?
- מלבד מלון, אילו מיקומים בלתי צפויים יכולים להגדיל את קצב ה- RSVP?
מצא את הסוג הנכון של שטח האירוע
המקום שבו תבחר חייב להיות מקום מתאים לסוג האירוע שאתה מתכנן. האם האירוע שלך ידרוש רחבת ריקודים? האם אתה צריך מערכת הרשות? מה לגבי הדוכן של הדובר או מסך המקרן? איזה סוג של הגדרת טבלה אתה צריך? בנוסף בהתחשב אלה סוגים של שאלות, הנה כמה שאלות תכנון המקום העליון לשאול את עצמך:
- האם מקום האירוע עומד בקריטריונים המיוחדים של התוכנית או האירוע שלך?
- האם המקום יכול להכיל את הפקה, בידור, A / V, צליל, צרכים טכניים אחרים?
- האם מצב המתקן משקף את הסטנדרטים הגבוהים של הארגון?
שקול שירותים מקום הגבלות
בנוסף למציאת הסוג הנכון של שטח האירוע, אתה רוצה להסתכל על סוגי שירותים אחרים המוצעים על ידי מקום ולהחליט הערך שלהם לאירוע שלך. במקומות מסוימים יהיה גם רשימת ספקי מועדף שממנו אתה חייב לעבוד כדי למצוא ספקים או ספקים עבור שירותים אחרים. במקומות אחרים יש מגבלות על עיצוב או היבטים אחרים על האירוע עצמו. כמה שאלות לשאול כוללים:
- האם מקום זה מציע אפשרויות חניה טובות או שירות?
- האם המקום הזה מציע אבטחה?
- האם זה מקום להציע שירותים נוספים כמו קייטרינג, סידורי פרחים, פשתן, השכרת שולחן, וכו '?
- האם מקום זה יש התקנה וניקוי צוות?
- האם זה מקום להגביל מה ספקים אחרים אתה עובד?
- האם המקום הזה יש מינימום מזון ומשקאות?
שקול מוניטין מקום
המוניטין של מקום השירות הוא קריטי. זה לעתים קרובות ההבדל בין מחזיק אירוע טוב להפקת אירוע גדול. האופן שבו מקום ניהול מתקני שלה, צוות, לקוחות תמיד ייזכר. כדי לקבל מושג לגבי ערך המוניטין של המקום, שקול את השאלות הבאות:
- מהו כהונתו של מנהל הוועידה, מנהל קייטרינג או שף בכיר?
- האם ההנהלה תתייחס אליכם כאל לקוח VIP או רק כאחת מתוכניות מרובות?
- כמה גמישות היא המקום מוכן להרחיב לך?
- האם יש להם המלצות או ביקורות זמין?
- האם המקום מציע צילומים מאירועים דומים לשלך?
תזמן ביקור מקום
אלא אם כן הלוגיסטיקה וזמן למנוע לחלוטין את זה, כל מתכנן האירוע צריך לערוך בדיקה באתר לפני ההתקשרות בכל מקום. תמונות יכול להיות מאוד מועיל, אבל יש היבטים רבים, כי ניתן רק להעריך אדם. מבקשים סיור של המקום כולל הכל מהחניה לכניסה ואת שטח האירוע לשירותים. אתה תהיה שמח שעשית!
שלב העדפות לקוח
בסופו של דבר, על מתכנני האירוע להציג בפני הלקוח את המלצות ההמלצות שלהם (בין אם זה לקוח פנימי כמו מנהלי חברה או ניהול או לקוח חיצוני) ולקבל אישורים. השאלה היחידה לשאול את עצמך לגבי הלקוח במהלך שלב תכנון המקום הוא הלקוח יאשר המלצה שלי (ים)? על מנת להיות מסוגל לענות על שאלה זו עם קצת ביטחון, עליך לוודא שאתה מבין את הציפיות של הלקוח והעדפות מההתחלה.