ההרשמה היא נקודת הקשר הראשונה עם האורחים שלך, וכן תהליך בדיקה חלקה שומר על רמות ההתרגשות גבוה קובע את הטון לאירוע נהדר. בצד ההפוך, חוויה מאורגנת זמן רב יכול לעזוב את הקהל רוטן כל הדרך עד האירוע שלך בועט. עם כל כך הרבה רכיבה על שולחן ההרשמה, אתה בהחלט רוצה לקבל את זה נכון בפעם הראשונה. בצע את רשימת הבדיקה של חיוני כדי להבטיח לך להתחיל טוב.
יותר גדול יותר
פשוט מתמטיקה אומר לנו כי קהל גדול ידרוש יותר כוח אדם אם אתה רוצה למנוע קווים ארוכים. אני ממליץ על דיילת אחת לכל מאה אורחים, ואחד מהם צועד לכל מאתיים אורחים. בכל הנוגע לצורכי השולחן , הניחו שני דיירים לכל שולחן בגובה 8 רגל והוסיפו טבלה נוספת לחישוב זה עבור אספקה וסביבת עבודה.
תשאר מחובר
אתה לא רוצה להיות פועל דרך אולמות מחפש שקע חשמל או חיבור לאינטרנט, כדי להיות בטוח כדי לקבל את השורות לרוץ לטבלה שלך מראש. אתה גם רוצה להביא מחשב נייד גם אם אתה לא מתכוון להשתמש בו. גישה מקוונת יכול להיות שימושי אם אתה צריך לבדוק הודעות דוא"ל או לעזור לאורחים איבדו למצוא את דרכם אל וממנו. אחרון חביב, לבדוק את מצב התאורה. אם המסדרון הוא מואר במעומעם אז אולי כדאי להוסיף כמה אורות שולחן לעזור עם קריאת הרשימות שלך.
אל תשכח ציוד משרדי
כל מתכנן צריך להתמודד עם תיבת מלא במשרד יסודות כמו קלטת, מספריים מבחר של סמנים.
פריטים בולטים אחרים עבור רשימת האריזה שלך כוללים שמות נסתרים ריקים, מספרי טבלה ושמורים שמורות לשימוש לפי הצורך. כן, המקום שלך תהיה גישה לרוב הדברים האלה, אבל הזמן והתסכול שאתה שומר על ידי שיש להם לידך הוא לא יסולא בפז.
לזרז תשובות
אחד המפריעים הגדולים ביותר ל"קצב ההרשמה "שלך יהיה מטח השאלות הפשוטות המתקבלות הן ממתנדבים והן מהמשתתפים.
ניתן למנוע מפניות אלה להאט את שורת הרישום על ידי הגדרת טבלת עזרה. אתה תהיה מופתע עד כמה יעיל יותר לבדוק את הטבלה יכול לרוץ כאשר יש לך אדם ייעודי לענות על שאלות כמו "איפה האמבטיה?"
הישאר פתוח
זה חיוני כדי לשמור לפחות אדם אחד בטבלת ההרשמה לאורך כל האירוע. אתה לא רוצה בעיה קטנה יחסית כדי כדור שלג לתוך משהו גדול יותר כי אף אחד לא היה זמין כדי לעזור. זה קורה בדרך כלל כאשר האורחים נאלצים לחפש במקומות אחרים כאשר הצוות שלך לא ניתן למצוא. זה לוקח רק אחד הפסקה זמן קצוב לשירותים לשלוח משתתף חסר סבלנות מחוץ לאזור המטבח לבקש סלט ללא בצל!
תשמור על החברים שלך קרוב
ישנם מספר אנשי קשר אתה רוצה להגיע טוב לפני האירוע בעיטות מחוץ. הראשון הוא מספר הטלפון הנייד שלך. לא יהיה זמן לסרוק את הבניין כאשר מגבות נייר לרוץ החוצה בחדר האמבטיה, ולכן מספר זה הוא חובה מוחלטת. עוד מספר טוב שיש לנו על נושאים הקשורים למזון זה של מנהל קייטרינג. לבסוף, לאשר את מספרי החירום הטוב ביותר עבור המשטרה ואש מחלקות. מלונות מסוימים יש צוות האבטחה שלהם הם לעתים קרובות את הנקודה הטובה ביותר של קשר במצבים אלה.
רישום טבלאות צריך לספק יותר מאשר רק סימן בברכה ותג שם. מנקודת המבט של האורח, הם מייצגים את מרכז שירות הלקוחות לאירוע שלך. אבל כדי לעמוד בציפייה הזאת, אתה צריך להיות מוכן. אחרי הכל, אם האורחים לא יכולים לעשות את זה בעבר רישום, אז את שאר המאמצים התכנון שלך יעבור מעיניהם.