זהו המפתח לאירוע מוצלח
מה זה הזמנה אירוע להזמין (BEO)?
כמעט כל אירוע מרכזי המתוכנן במלון או מתקן אירוע מיוחד דורש הזמנה אירוע אירוע או BEO, שהוא חוזה המתאר את כל הפרטים של האירוע. אם אתה מתכנן אירוע, אתה רוצה להכיר את BEO של כך שאתה יכול להבטיח שכל הפרטים מכוסים כראוי.
ההסכם מתואר לעתים קרובות על טופס כי פרטים בחירות עבור מזון ומשקאות, אודיו / ויזואלי, הגדרת החדר, כולל מרכזי שולחן, דרישות הצוות, וכל שאר הפריטים הקשורים לאירוע שלך. כלול את BEO הוא שבור למטה רשימה של עלויות תצטרך לשלם.
ההסכם כולל ככל הנראה "בלוקים" של מידע תחת כותרות משנה, כגון מידע ליצירת קשר, לוח זמנים, הסדרי מזון ומשקאות, חדר להגדיר, אודיו חזותית, תנאים והתניות, ואת אבני החתימה.
קריאת סדר האירועים
אמנם ברור שאתה צריך לקרוא את BEO ואני מסכים לתנאים המפורטים בהסכם, הקפד גם לקרוא את האותיות הקטנות.
ודא שאתה יודע באופן מלא על מה אתה מסכים, כולל כל העלויות.
ודא שהמתואר להלן מופיע בקטע הכללי של ה- BEO:
- מידע באתר הלקוח, כולל מספר טלפון סלולרי
- שימוש במרחב ליום האירוע (בדיקה כפולה כדי להיות בטוח כי רווחים המוזכרים הם רווחים אתה בעצם סיור)
- הגדר, התחל וסיום עבור האירוע
- המספר הכולל של האורחים הצפוי
הסדרי מזון ומשקאות
חלק מה- BEO יוקדש לסידורי מזון ומשקאות. אתה רוצה לוודא את הפרטים הבאים מפורטים בסעיף זה:
- התפריט כולו , כולל כל הקורסים
- כל פריט במזנון, וכיצד כל תחנה יהיה להגדיר וממוקמת בחדר
- איך המקום מתכוון לענות על הצרכים של אורחים שיש להם דאגות תזונתיים מיוחדים (כגון דיאטה נטולת גלוטן או דיאטות צמחוניות)
- זמני השירות
- פריטים מיוחדים על שירות, כגון יין ומים מוגזים על השולחנות
- פירוט של כל מחירי המזון
- רשימה מפורטת של אלכוהול, מותגים של אלכוהול ובירות זמין בבר
חדר להגדיר
ה- BEO צריך להגדיר במפורש את החדר כולו להגדיר. זה כולל:
- מיקום טבלאות
- מספר המושבים לכל שולחן
- מיקום תחנות מזון
- מיקום הבידור (ופרטים אודות לינה של בדרנים אם מתאים, כולל אחסון של ציוד, גישה למזון ומשקאות, שינוי מקום וכו ')
- מיקום בר / ים
כמה BEOs עשויים לכלול גם תרשים של החדר להגדיר.
אודיו חזותית וספקים חיצוניים
הסדרים אורקוליים יופיעו לפעמים על BEO, אבל מאז במקומות רבים חוזה שירותים / V לצד שלישי, ייתכן שיהיה חוזה נפרד.
אם הוא כלול ב- BEO, ודא שכל הפרטים סופיים לפני החתימה על החוזה .
תנאים
כל החוזים, כולל BEOs, יש תנאים והתניות עליך לציית. ודא שאתה מודע לכל התנאים וההגבלות לפני החתימה על המסמך. לדוגמה, מה הם תנאי ההסכם במקרה של ביטול? איך יוסדרו סכסוכים אם, למשל, אורח מחליק ונופל?
חשוב לשאול שאלות של מנהל המתקן ולאשר פרטים עם הלקוח שלך לפני החתימה. ברגע שאתה חתם על BEO זה חוזה מחייב.