אין להתעלם זה כלי רב ערך עבור הצלחה האירוע
בין אם אתה רק מתחיל את העסק תכנון האירוע או מתכנן אירוע מתובל, רוב הסיכויים שאתה מכיר את רשימת האירועים תכנון או לפחות שמעו את זה הפניה במהלך אירוע תכנון קורס או בתעשייה איסוף. יש סיבה לכך. רשימת תכנון האירועים היא חברו הטוב ביותר של המתכנן, כלי רב ערך לניהול בהצלחה את האירועים שלך.
הערה: רשימת פעולות לביצוע לאירועים ידועה גם בשם תזמון עבודה או נתיב קריטי.
תכנון האירוע הוא על כל התכנון. גם הרעיון האירוע היצירתי ביותר יהיה כישלון אם זה לא מתוכנן היטב והוצא להורג. הנה המקום שבו רשימת האירועים מגיע. זה המדריך שלך להישאר מאורגן על - או קדימה - של לוח הזמנים, כאשר להטוטנות מספר עצום של אחריות ופרטים שונים בתכנון אירוע מוצלח. וזה שימושי במיוחד בעת ניהול אירועים מרובים. שכחה של משימה אחת קטנה או היעלמות על מועד אחד עלולה לגרום לאפקט דומינו: היבטים אחרים שאינם קשורים לכאורה של האירוע שלך יכולים להתחיל להתפרק, בזה אחר זה.
אז לא להסתמך על הזיכרון שלך, פתקים דביקים או scribbles על כרית שלך כדי לשמור על האירוע שלך תכנון העסק פועל בצורה חלקה. למד להרכיב רשימה יעילה תכנון האירוע וזה יהפוך בקרוב החבר הכי טוב שלך.
לפני שאתה מתחיל
כדי להתחיל, נקה זמן מהלוח הזמנים שלך כדי להתמקד באירוע שאתה מתכנן.
לאחר מכן, לנקות את דעתך. ברצינות. אין עיון בטלפון או מענה לדוא"ל. אתה צריך לדמיין את האירוע הזה מתחילתו ועד סופו ללא הפרעה או הסחת דעת, כך שתוכל לתכנן ביעילות את כל המשימות שיש להשלים.
להתכונן
תחשוב על האירוע שאתה מתכנן ורשום את כל הפרטים שאושרו: שם הלקוח ופרטים ליצירת קשר, תאריך האירוע, מיקום, מספר המשתתפים וכד '.
הוצא יומן וסימן את תאריך האירוע ביומן זה באותיות מודגשות. לאסוף כל חומר רלוונטי אחר - תמונות של מקום, רשימה של קייטרינג ליצור קשר - כי הם חלק מהאירוע הזה.
חזור אחורה
הדרך להתחיל לכתוב רשימת אירועים לתכנון האירוע היא לעבוד לאחור.
האורחים חווים אירוע כאירוע של יום או יום מרוכז עם כל מה שקורה בבת אחת. כמו הופעה חיה המופיעה על הבמה ומוציאה להורג יפה. מתכנני האירוע רואים את האירועים כסדרה של אירועים קטנים יותר שמתאימים זה לזה כמו חלקים של חידה שיגיעו לשיאם באירוע הסופי. אז, כמתכננים, אנחנו מתחילים בהתחלה. וזה כמה שבועות או חודשים לפני האירוע בפועל מתרחש.
התחל בתחילת
כאשר מחליטים היכן להתחיל בכתיבת רשימת האירועים שלך תכנון, לחשוב על הנחת יסוד מוצק לאירוע שלך. לפני בחירת הצבעים ואת הזמנת פרחים, אתה צריך להתמודד עם היסודות. מאת חתימת חוזים כדי לנהל משא ומתן על בלוק של חדרים, הכל צריך להיות כתוב על רשימת הבדיקה שלך, לא משנה כמה גדול או קטן. המפתח הוא הראשון לטפל בכל המשימות כי ניתן להשלים מראש כדי לאפשר יותר זמן בלוח הזמנים שלך עבור אלה לעשות פריטים המתרחשים קרוב למועד האירוע.
כמה דוגמאות לפריטים שיכללו ברשימת המשימות לאירוע שלך:
- לחתום על חוזים (עם הלקוח, מקום, ספקים, וכו ').
- אשר תאריך ושעה עם מקום מפגש
- השכרת בידור (להקה, רמקול וכו ')
- מלון מאובטח
- הזמנות בדואר
- בחר תפריט
- לשכור צוות לחכות
- אשר את מספר האורחים
- ללכת דרך האתר
- אשר את הגדרת החדר
אפשר תוספת זמן
עם כל פריט ברשימת האירועים שלך, הוסף זמן נוסף. אם התאריך בפועל של הזמנות הוא 15 מרס, לשים פריט ברשימה שלך יש הזמנות מוכן דיוור 8 מרס, שבוע לפני שבוע. זה נותן לך קצת זמן נוסף צריך משהו להשתבש עם הזמנות או אם אתה מאחורי לוח הזמנים מסיבה אחרת.
כלול תזכורות ברשימת הבדיקה שלך
זה לא מספיק כדי לכתוב "לחתום חוזה עם קייטרינג" על רשימת הבדיקה שלך ולאחר מכן לבדוק את התיבה לאחר השלמת.
אתה צריך לוודא כי הקייטרינג קיבל עותק של החוזה ויש לו עותק חתום לך גם כן. אז עבור כל פריט גדול להוסיף לרשימת הבדיקה שלך, כולל תזכורת. לדוגמה, "עקוב אחר עם קייטרינג מחדש: חוזה." הוסף עוד, תזכורת מאוחרת יותר כי קורא "קיבל חוזה חתום מ קייטרינג". אין זה נדיר להתמודד עם משימה ולשקול לעשות את זה כאשר זה באמת הושלם בצד שלך.