ניהול משרד טוב טוב עבור השורה התחתונה שלך
1. להקים שגרות ניהול המשרד לדבוק בהם.
משימות שגרתיות צריך נהלים שגרתיים אם אתה רוצה להישאר מאורגן ולשמור על הדברים פועל בצורה חלקה.
הגדרת שגרות לטיפול בניירת ומערכות משרדיות. לדוגמה, אם אפשר, כל פיסת נייר שמגיע למשרד שלך צריך להיות מטופל פעם אחת, פעל על, והגיש - לא נערם באקראי על שולחן. באופן דומה, יש לתת עדיפות לפעולות תקשורת דיגיטליות, כגון הודעות דוא"ל, ולפעול באופן מיידי, אם הדבר אפשרי או מסומן לפעולה עתידית.
מערכות Office, כולל מחשבים שולחניים, מחשבים ניידים, שרתי קבצים, מדפסות רב-תכליתיות והתקנים ניידים, יזדקקו להנהלות ולנהלי חירום כאחד. כאשר מערכת קריסות או מחשב הקשורים פריט נכשל, כולם במשרד שלך צריך לדעת מי להתקשר ומה לא לעשות (כגון לנסות לתקן את הבעיה עצמם). למד את 3 השלבים להגנה על הנתונים העסקיים הקריטיים שלך.
2. הגדרת אחריות מוגדרת בבירור.
ניהול המשרד טוב תלוי באנשים לדעת מי אחראי על מה - זה אנשים אשר דין וחשבון מי לעשות דברים.
מה יקרה, למשל, אם הרכישה עבור העסק הקטן שלך נעשה על ידי מי בכל פעם? האם אתה יכול למצוא נייר למדפסת כאשר אתה צריך את זה? לשים אדם אחד אחראי על הזמנת כל ציוד ואספקה פותר את הבעיה ושומר על הדברים פועל בצורה חלקה. יש לשלוח את העובדים בדואר האלקטרוני לאדם המיועד לבקשות לאספקה, או לפרסם רשימה בכתב יד במקום בולט שבו אנשים יכולים להוסיף את מה שהם צריכים.
זה אותו דבר עם (מערכות מחשב) הממשל. אתה צריך אדם אחד אחראי על האבטחה של מערכות המחשב שלך מעקב אחר דברים כגון חשבונות, סיסמאות, ותוכנות. שימוש במערכות מבוססות ענן עבור יישומים משרדיים, תוכנות הנהלת חשבונות ואחסון נתונים הוא פתרון אידיאלי לעסקים קטנים, אך עדיין עליך להקצות אדם מהימן לביצוע משימות ניהוליות כגון הוספה / מחיקה של משתמשים, הרשאות הקצאה וכו '.
3. שמור רשומות - ושמור את רשומות העסק שלך מעודכנות.
שמירה על רשומות נשמע כמו החלק הכי קל של ניהול המשרד טוב - עד שתשקול את הצורך לשמור רשומות אלה הן נגישים ומעודכנים. אבל הכלל הראשון להיות מנהל המשרד טוב יעזור לך להשתלט על זה; לבצע עדכון רשומות שגרת משרד. כאשר אתה מקבל לקוח חדש או לקוח, למשל, זה לוקח רק רגע כדי להזין אותו לתוך מסד הנתונים של אנשי הקשר שלך. אז זה ייקח רק עוד רגע או שניים כדי לעדכן את הרשומה לאחר שדיברת איתו בטלפון.
(לידיעתך, רוב תחומי השיפוט הם בעלי זכויות יוצרים המסדירים את הטיפול בפרטי הלקוח).
4. קח הליכה דרך המשרד שלך ויש לי לשבת.
האם המשרד שלך הוא דוגמה לניהול חלל או ניהול כושל בחלל?
כאשר אתה הולך דרך המשרד, אתה צריך לעקוף מכשולים או להסתכן מעידה על משהו?
כאשר אתה יושב ליד שולחן אתה באמת יכול לעבוד בנוחות שם? האם הדברים מסודרים באופן הגיוני כך שהדברים שבהם תשתמשו ביותר בשולחן יהיו קרובים ביותר?
יש הרבה דברים דחוסים במשרדים בימינו, מהמדפסת עומד דרך ארונות תיוק . עבור ניהול המשרד טוב, אתה צריך להיות בטוח שכל הדברים במשרד מסודרים יעילות מקסימלית - בטיחות מקסימלית. את היסודות של קטנים או במשרד עיצוב הבית מספק עצות בבטיחות הפגישה את הכוח, תאורה אוורור הצרכים של שטח המשרד שלך.
5. לתזמן את העבודה מייגעת.
זה קל מדי לדחות דברים שאתה לא אוהב לעשות, ורוב אנשי העסקים לא נהנים משימות כגון הגשת , משלוח וקבלת, או הנהלת חשבונות - אפילו מנהלי משרדים.
למרבה הצער, משרד, כמו מטבח, לא יפעל היטב מבלי לבצע את המטלות.
אם אתה בעל עסק קטן אשר נמצא במצב של לא להיות מסוגל להקצות כל מה שאתה רואה עבודה משעממת או לא נעימה למישהו אחר, להכריח את עצמך להגיע אליו באופן קבוע על ידי תזמון כל שבוע על זה. קח בבוקר או אחר הצהריים, למשל, ולבלות אותו ביצוע שיחות קר , החזרת דואר אלקטרוני עדיפות שאלות, ביצוע הודעות מדיה חברתית , להדביק על חשבונאות או לעדכן את הרשומות.
6. נציג ו למיקור חוץ.
בעולם מושלם, כולם היו עושים רק מה שהוא או היא היה זמן לעשות ועשה טוב. כמו העולם אינו מושלם, במקום הרבה אנשים עושים דברים כי אין להם זמן או כישרון לעשות טוב.
האצלת מיקור חוץ יכול לא רק לשפר את הניהול של העסק הקטן של העסק שלך אבל אתה חופשי להתמקד בכישרונות שלך, כמו גם, ובכך לשפר את השורה התחתונה שלך. A במשרה חלקית או עוזר וירטואלי יכול להיות מסוגל להתמודד עם רבים של המשרד שלך או משימות ניהוליות. למידע נוסף על האצלה, ראה החלט על האצלה .
7. הפוך את התכנון העסקי לעדיפות.
רבים מבעלי העסקים הקטנים מבלים את ימיהם במשחק ומגיבים - ואז תוהים מדוע נראה שהם מסתובבים על הגלגלים שלהם. תכנון עסקי הוא מרכיב חשוב של ניהול המשרד טוב צריך להיות חלק משגרת הניהול הרגיל במשרד שלך.
מוצלח בעלי עסקים קטנים לבלות כל שבוע על התכנון העסקי, ורבים להשתמש היומי תכנון עסקי הפעלות ככלי להגדרת המטרה ואת הצמיחה.
מדריך תכנון עסקי זה הוא פריימר נהדר עבור מקבל את מאמצי התכנון העסקי שלך בעיצומו; הוא מניח את מסגרת התכנון העסקי עבור העסק הקטן שלך ומספק משאבים על כל דבר, החל בכתב חזון הצהרה באמצעות הכללים להגדרת מטרות עסקיות .
אם יש לך צוות, לערב אותם בתכנון עסקי , פורמלי או לא רשמי.
אתה תאהב את ההבדל
אל תתנו כאוס להפריע לעשות עסקים. ברגע שאתה מתחיל ליישם את העקרונות של שבעה ניהול טוב של המשרד, אתה תהיה מופתע ההבדל ההבדל טוב במשרד עושה - וכמה עסקים יותר אתה עושה.
ראה גם: