אתה לא יכול להגיד תודה טוב מדי או לעתים קרובות מדי
להגיד תודה לתורם מסתיים עסקה אחת, אבל בונה גשר לתמיכה בעתיד ומעורבות עמוקה יותר. לעשות את זה טוב, ואתה על הדרך שלך בעתיד גיוס כספים הצלחה.
הנה עשרה טיפים להכנת מכתב תודה זה בדיוק.
01 - קבל את זה במהירות הדואר
קבלת המכתב שם במהירות תגרום שם צדקה שלך מקל במוחו של התורם, להרגיע אותו שקיבלת את התרומה, ולהרשים אותו עם היעילות שלך מתחשבות.
גם התורמים באינטרנט צריך לקבל מכתב תודה בדואר, אבל זה יקר, ועמותות רבות עוברים באינטרנט כמה שיותר. במקרה זה, ודא כי התורם המקוון שלך לא קיבל רק קבלה בדוא"ל. קח את הזמן כדי להתאים אישית בדוא"ל תודה ולהפוך אותו למשהו בלתי נשכח
לרענן את שיטות העבודה המומלצות עבור מכתבים תודה . בתיבות דואר אלקטרוני מלאות, מכתב התודה שלך יכול ללכת מבלי שיבחינו בו, לכן שים לב לשורת הנושא שלו וודא שהקו "מאת" מזהה בבירור את הארגון שלך.
יש הרבה מכשולים להודות לתורם בדוא"ל כי אתה יכול לשכוח. זה צריך להישאר מחוץ לתיקייה דואר זבל , לתפוס את תשומת הלב של התורם, ולפתות אותו או אותה לתוך פתיחת ההודעה. אל תתנו את הקלות ואת עלות נמוכה יחסית של דוא"ל עיוור אותך החסרונות שלה.
02 - לעשות את זה אישי
מה עובד עבור גיוס כספים מכתב עובד גם מכתב תודה. לדוגמה, השתמש בכינויי גוף אישיים , כגון "אתה", "אנחנו" ו- "אני".
כלול מידע על התורם, כגון כמה זמן הם היו תורם, או שאתה נהנה לראות אותם באירוע האחרון. אולי התורם קיבל פרס או קיבל קידום. אתה מוזמן להוסיף משהו על זה למכתב שלך.
מערכת טובה רשומות התורם יהיה החבר הכי טוב שלך כשזה מגיע לרמה זו של התאמה אישית. רוב המערכות, אפילו בעלות נמוכה, יש את היכולת ללכוד מידע שוטף על התורמים שלך.
מתי הם נתנו לאחרונה? האם הם התנדבו? מתי בפעם האחרונה היה התורם בקשר עם הארגון שלך ומה היה אופי האינטראקציה?
אם זה תורם בפעם הראשונה, לשלוח חבילה ברוכים הבאים, ולהזמין את התורם כדי להירשם ידיעונים והודעות.
אם מודה תורם זמן רב, לשקול פתק בכתב יד ולא מכתב רשמי, או דרך יצירתית אחרת לומר תודה .
03 - לתאם את זה עם ערכות נושא של מסע פרסום
טיוטת תבנית עבור מכתב תודה כאשר אתה כותב את חומרי גיוס התרומות שלך. חשוב על זה כחלק מחבילת מסע הפרסום שלך. אם התרומה היא בתגובה לגירוי אחר ... אולי אירוע שביצעת ... מקשר את המכתב לאירוע.
חוזר מעגל חזרה לערעור משפר את הדביקות של שם הארגון שלך במוחו של התורם. זה גם מרגיע את התורם.
אם התרומה היא בתגובה לערעור דוא"ל מסוים, האם לפתח דף הנחיתה פוסט תרומה באתר האינטרנט שלך במיוחד עבור אותם תורמים.
כללי הוא בחוץ. הייחודיות למה שראה התורם, שהכריח אותו לתת, היא חובה. לדוגמה, אם תורם תרם כדי לסייע לקורבנות של רעידת אדמה, ודא תודה שלך מתייחס למצב זה.
04 - השתמש בסיפורים כדי לחבר תורמים לתוצאות
הפוך את התורם שלך לגיבור של הסיפורים האלה. הוא או היא עשו את הסיפור הזה אפשרי. שמור מלאי של סיפורים על הדברים הטובים שלך צדקה משיגה. ואז להגדיר בלוקים של עותק באמצעות סיפורים אלה ושחרר אותם מכתבי תודה שלך בהתאם.
שינוי הסיפורים לעתים קרובות ישמור את המכתבים שלך טריים להקל על לשלוח מכתבים רבים מבלי לעשות כל אחד מהם לגמרי חדש.
גם אם אתה משרת אנשים במצבים רגישים ואתה צריך להגן על זהותם, יש דרכים לספר את הסיפורים שלהם מבלי להתפשר על הפרטיות שלהם.
05 - יש חתימה אמיתית על המכתבים שלך
06 - הוסף פתק אישי בכתב יד
אזכור האירוע האחרון שהתלמיד השתתף בו יזכיר את התורם לחוויה נעימה ויוסיף אותנטיות לפתק. שקול לערוך מסיבת כתיבה עם מתנדבים שיכולים לכתוב הערות על מכתבים או לצרף הערות שנכתבו בהודעות בכתב יד.
07 - הוסף מעטפה למענה
תורמים רבים לשמור על המעטפות האלה ולהשתמש בהם עבור מתנה מאוחר יותר ... או אפילו מיד. אנדרו אולסן of Fundraising יסודות הוא נלהב לכלול במעטפות תשובה מכתבי תודה. הוא מצא ארגוני צדקה המשתמשים בטקטיקה זו עבור תורמים חדשים יש "שיעורי ההמרה השני מתנה כי הם בכל מקום בין 8% -12% יותר מאשר ארגונים שאינם כוללים אותם."
08 - השתמש במכתב כהודעת מס
מכתבי תודה היום בדרך כלל כוללים את גילוי נאות בכל פעם התורם נותן, בין אם באינטרנט, על ידי המחאה או באמצעות מתן חודשי .
זהו נוהג טוב גם כדי לספק סיכום של נתינה לשנה בתחילת השנה הבאה, בדיוק בזמן שבו התורמים בדרך כלל מכינים את החזרי המס שלהם. רק זכור כי הקבלה היא לא תודה . הקבלה צריכה להיות חלק קטן של המכתב.
09 - הזמן מעורבות יותר
בעולם של היום שבו אתה יכול להיות שידול תרומות מאנשים בכל רחבי העולם, ניתן להשיג את האירוסין באמצעות מדיה חברתית . עודד את התורם שלך לעקוב אחר הארגון שלך ב- Facebook ו- Twitter או בכל רשת חברתית אחרת שבה אתה משתתף.
מאז אין קישורים במכתב בדואר, לתת את כתובת האתר שלך ולאחר מכן ודא כי לחצני המדיה החברתית שלך קל למצוא.
כלול הזמנה מפורשת לבקר באתר ולחץ על לחצנים אלה וכדי להירשם לניוזלטר הדוא"ל שלך או לתקשורת אחרת. סמלי מדיה חברתית הם חלק מהאלמנטים החשובים ביותר באתר האינטרנט של ארגון הצדקה שלך.
10 - הוספת PostScript ולספק מידע ליצירת קשר
עבור PS של מכתב תודה, ייתכן שתרצה להתייחס שוב לסיפור שסיפקת ("מייקל וג 'יין הם בטוחים ומאושרים בגללך") או לשים מידע ליצירת קשר חשוב שם.
לתורמים יש את השם, מספר הטלפון וכתובת האימייל של אדם בארגון שבו הם יכולים ליצור קשר עם שאלות. שירות לקוחות הוא בדיוק כמו חשוב עבור מלכ"רים כמו עבור עסקים, כך להקל על תורם כדי למצוא אדם אמיתי יש להם בעיה.