הקמת חשבון יעיל וניהול חשבון חייבים להיות חלק חיוני של ניהול עסק מצליח. למרות זאת, אנו עוסקים באופן שגרתי עם SMBs כי לא לוקחים גישה שיטתית למצב, והם גרועים על זה. שיפור וייעול תהליכים חשבונות חייבים מביא יתרונות רבים על השולחן, והם אינם חלים רק על AR עצמו. תהליך AR יעיל ויעיל משפיע באופן חיובי גם על השיווק, המכירות, שירות הלקוחות והפעולות הכוללות.
אז, זה שווה את זה כדי להקדיש זמן ומאמץ כדי לשפר את זה.
מדוע אופטימיזציה חשבונות חשבונות חייבים
כמו בעלי עסקים רבים, אתה לא יכול לראות מיד את היתרונות של פרואקטיבי אופטימיזציה של חשבונות שלך תהליכים לקבל. כאמור, עם זאת, עושה זאת יכול לשפר באופן דרסטי היבטים רבים של העסק שלך. זה מונע הון קיים הולך לבזבז, אשר מגדיל את הנזילות. בתורו, עסק הוא מסוגל טוב יותר להפחית את החוב, להפחית עלויות, לגייס צמיחה, ובמקרים רבים, להכות את התחרות.
חלק חיוני של אופטימיזציה של חשבונות חשבונות חייבים להיות מתמיד על תחילת התהליך מוקדם. לעתים קרובות מדי, עסקים כל כך מרוכז על ביצוע המכירות כי הם מתייחסים חשבונות לקבל כמו במחשבה שנייה. תחילת התהליך מוקדם פירושו לדון דברים כמו תנאי התשלום בשלבים המוקדמים של קשרי הלקוחות. קבלת לקוח חדש על הלוח עם תשלומים אלקטרוניים מוקדם בתהליך היא דוגמה נוספת של נקיטת גישה פרואקטיבית למצב.
לפני ביצוע כל דבר אחר, לאחר מכן, לבצע את החברה שלך כדי להפוך את חשבונות חייבים עדיפות מוקדם ככל האפשר בתהליך.
חשבונות אופייניים חשבונות
בעלי עסקים לעתים קרובות לדחוף חשבונות לקבל על המבער האחורי, בהנחה כי עוזב טוב מספיק לבד הוא בסדר גמור. עם זאת, פרקטיקות AR עניים לגרום למספר נושאים עבור עסקים.
מ מתן אשראי ללקוחות בלתי כשירים כדי להיכשל עם העבר עקב חשבונות במועד, AR עניים נוהגים למצוץ זמן, כסף ופרודוקטיביות מעסק. לעתים קרובות הם מייצרים אפקט אדווה שנוגע כמעט בכל היבט של ניהול חברה. החלק הגרוע ביותר של כל זה הוא כי רבים מן הבעיות ניתן להימנע בקלות.
נושאים נפוצים אחרים הקשורים ל- AR כוללים יישום לא נאות והקצאת תשלומים במזומן, אי-מתן תשומת לב לדיוק החשבוניות והחשבונות וכישלון ליצור ולהשתמש בדוחות בצורה נכונה, על מנת לפתור בעיות אפשריות. כל אחד מהצעדים הללו ואחרים עלול לגרום לבעיות מרחיקות לכת אפילו לעסקים מוצלחים ורווחיים מאוד, ולכן זה יותר שווה את זה כדי לנקוט בצעדים כדי לתקן אותם בהקדם האפשרי.
מטב חמש פעולות אלה עבור חשבונות משופרים עיבוד חייבים
אופטימיזציה של חשבונות חייבים תהליכים נראה די מרתיעה מלכתחילה. עם זאת, על ידי לקיחת גישה שיטתית למצב, אתה יכול ליישם שינויים שיגרמו שיפורים מהירים ודרמטי למדי. לנוחיותך, זיהינו חמש פעילויות אשר, כאשר אופטימיזציה כראוי, יהיה לשפר באופן דרסטי את התפקוד הכולל של החשבונות שלך לקבל את התהליך ואת, בתורו, לייצר יתרונות רבים מרגש עבור העסק שלך בכללותו:
- שמירה על נתוני לקוחות מדויקים - ריכוז תהליך נתוני האב על מנת להבטיח את דיוקם של חשבונות הלקוחות והמידע הוא חלק חיוני בהקמה ושמירה של תהליך ניהול חשבונות אפקטיבי. לדוגמה, כתובות לא מדויקות יכולות לגרום לשליחת חשבוניות למקום הלא נכון, וכתוצאה מכך לתשלומים מאוחרים. חשבונות לקוחות צריכים להיות מבוקרים על בסיס קבוע כדי לבדוק אם אנומליות כמו תנאי תשלום חריגים או בלתי הולמים, גבולות אשראי, הנחות וכדומה. שינויים בנתוני הלקוחות צריכים להיות מתועדים כראוי, ויש להציב בקרות כדי למנוע מאנשים לא מורשים לגשת לנתונים או לערוך אותם.
- קביעת תהליך אישור אשראי ברור ומדויק - לעתים קרובות מדי, עסקים להחליק לתוך הרגלי האשראי מזיק על מנת להגביר את המכירות. כמובן, זה מוביל למעגל קסמים שיכול בסופו של דבר להיות אסון לחברה. הרחבת האשראי יכול להיות דבר טוב מאוד, אבל תהליך ברור לעשות זאת יש להקים. זה צריך לכלול הנחיות ברורות לגבי מתי וכיצד להעריך ולעקוף את גבולות האשראי, מתי לשים חשבונות בהמתנה וכיצד תהליך היישום עובד. יש לבצע ביקורות שוטפות של תהליך אישור האשראי, משום שהנסיבות משתנות.
- קבע תהליך חיוב יעיל - החיוב וחשבוניות הלקוחות חייבים להיות מדויקים ויעילים כדי להיות יעילים. טעויות בתמחור, יחידות מידה וכדומה יכולות לגרום להרס רציני. כמו כן, יש ליצור חשבוניות ולשלוח אותן בזמן, והדרך בה הן מיוצרות צריכה להיות עקבית ומוגדרת. אחת הדרכים לשפר את החיוב ואת החשבונית היא על ידי אוטומציה של כמה שיותר זה אפשרי, אז אל תפחדו להסתמך על הטכנולוגיה כאן. השתמש בדוחות חריגים כדי לאתר חשבונות בעייתיים. אם אפשר, להקים פורטל לקוחות כדי להעביר חלק מהעבודה ללקוחות תוך מתן להם תחושה של אוטונומיה.
- לחדד את תהליך הגשת המזומנים - עם הגעתו, יש להחיל את התשלומים בצורה נכונה. יש להחיל אותם על הלקוח הנכון ועל החשבוניות המתאימות. אחרת, אם מחלוקות או בעיות להתעורר מאוחר יותר, מנסה לאפס על הבעיה הראשונית יהיה קשה מאוד. תשלומים צריך להיות מיושם גם במהירות, כדי להבטיח כי בכל רגע נתון, אתה יודע אילו חשבונות הנוכחי ואשר עברו בשל. אחת הדרכים האפשריות כדי לייעל את התהליך היא על ידי הצעת מספר מצומצם של אפשרויות תשלום עבור פשטות. רישום רשומות יומן מיד וארוך לפני תאריכי חיתוך. במידת האפשר, הימנעות מזרימת מזומנים לתוך חשבונות מתח עד שיש לך זמן להבין לאן זה באמת אמור ללכת.
- לייעל את תהליך האוסף - כראוי אופטימיזציה חשבונות חייבים עושה את זה הרבה יותר קל לגבות תשלום במועד ויעיל. כאשר תשלומים מוחלים כראוי, למשל, קל לקבוע אילו חשבונות נמצאים בסיכון של ברירת המחדל. מאמצי האיסוף צריכים להיות עקביים ושיטתיים. תהליך מוגדר היטב למשא ומתן על תוכניות תשלום צריך להיות מוגדר על מנת להבטיח כי הוא תואם את היעדים הכוללים של החברה. תהליכים צריכים להיות אוטומטיים ככל האפשר כדי להפחית את הסיכון של טעויות מתוך ערך ידני.
שמונה שיטות עבודה מומלצות כדי לאמץ כדי לשפר חשבונות חשבונות חייבים
המרכז האמריקאי לאיכות פרודוקטיביות ואיכות, או APQC, הקימה מערכת של תקנים שנקראת סטנדרטים פתוחים. הם מתארים שיטות עבודה מומלצות עבור חשבונות חייבים לקבל, והם צריכים להוכיח להיות יקר כמו שאתה עובד לקראת השחזה תהליכים AR שלך. סיכמנו את שמונה הנקודות החשובות ביותר מהתקנים הפתוחים של APQC לנוחותך:
- לחסל מכשולים לקבלת תשלומים - לדוגמה, סקור את הלקוחות שלך כדי לגלות אילו שיטות תשלום פועלות בצורה הטובה ביותר עבורם. משם, שקול להציע מבחר שונה של אפשרויות תשלום כדי להקל על הלקוחות לשלם את החשבוניות שלהם בזמן.
- סדר עדיפויות ניהול אשראי - אין להאריך אשראי willy-nilly רק כדי לשמור על מכירות חיבור יחד. אסטרטגיה זו backfires לאורך זמן ארוך הוא רק דוגמה אחת של בעיות פוטנציאליות רבות שעלולות להתעורר עקב תהליכים ניהול האשראי המסכן.
- להעריך חשבונות חייבים באופן קבוע - לקבוע לוח זמנים ספציפי לניטור והערכת מצב החשבונות שלך לקבל. באופן אידיאלי, זה צריך להיעשות לפחות פעם בשבוע. ככל שתמצא את השגיאות מוקדם יותר, ככל שתתקדם תוכל לתקן אותן - וככל שיגרום להן פחות בעיות גדולות עבור העסק שלך.
- שקול קיצור תנאי התשלום - אין חוק שאומר שלכל הלקוחות יש 30 תנאי תשלום נטו. לעתים קרובות, באמצעות תנאי תשלום קצרים יותר משלם איטי לשלם ללקוחות לשלם לפחות קצת יותר מהר, אז זה כדאי לשקול.
- יצירת תהליך של יישוב מחלוקות חיוב - קבע תהליך ספציפי לטיפול בסכסוכי חיוב. זה לא רק לייעל את התהליך, אבל זה ישפר את שביעות הרצון הכוללת של הלקוחות, כי הצוות שלך יידע בדיוק מה לעשות כאשר מחלוקת מתעוררת.
- אוטומציה - לחקור סוגים שונים של תוכנה וצורות אחרות של הטכנולוגיה עבור אוטומציה כמו חשבונות חשבונות רבים ככל האפשר. ככל שאתה יכול להסיר את האלמנט האנושי, מדויק יותר ואמין כל התהליך יהיה. תוכניות רבות הן יקרות, אבל ההחזר על ההשקעה הוא ניכר שכן יש פחות שגיאות, במקרים רבים, פרודוקטיביות עובד מקבל דחיפה מדי.
- להקים תהליך אוספים פרואקטיבי - להפוך את האוספים בראש סדר העדיפויות ולאכוף אותו על ידי הקמת אסטרטגיה ברורה, אוספי תמציתית. באופן אידיאלי, המטרה היא להתערב מוקדם. כאשר חשבון מחליק לתוך העמודה בשל העבר, הצוות שלך צריך להיות בכל זה ולדעת בדיוק מה לעשות.
- ביל אלקטרונית - אם יש לך את האמצעים לעשות זאת, להתחיל חיוב לקוחות אלקטרונית. אמנם יהיו כמה שאינם יכולים לתמוך חשבוניות אלקטרוניות תשלומים, רוב החברות על הלוח עם זה בימים אלה. פחות בדיקות נייר שיש לך לעבד דואר אתה צריך לשלוח, קל ומדויק יותר את התהליך כולו יהיה.
כפי שאתה יכול לראות, אתה לא צריך להתחיל מחדש מאפס כדי לשפר ולייעל את חשבונות חייבים. אתה יכול לבחור לקחת על שטח אחד בכל פעם, או שאתה יכול לצלול אדים מלא קדימה revamp הכל בבת אחת. כך או כך, כל הצעדים שאתה לוקח לקראת אופטימיזציה של חשבונות חייבים שלך ישתלם בצורה נאה בטווח הארוך.