בעלי עסקים לעתים קרובות להתמודד עם הנהלת חשבונות משלהם מסיבות רבות הכוללות חשש של האצלת מידע פיננסי רגיש, רוצה שליטה מלאה ושמירה על עלויות צוות רזה. סיבות אלה, בעוד בהחלט תקף עבור חברות הזנק ופעולות קטנות יותר, גדל יותר ויותר לא מעשי כאשר העסק שלך גדל. כמה הבעלים להאציל חובות חשבונאית על בני משפחה אמינים או צוות, אבל היזמים המצליחים ביותר מתמצא ללמוד במהירות כי חשבונאות כספים הם נשמת אפה של העסק מגיע ניהול מקצועי של מומחים פיננסיים מיומנים.
שלושת המשרות הניהוליות העיקריות במרבית העסקים הן מנהל חשבונות או רואה חשבון, בקר ומנהל כספים ראשי או סמנכ"ל כספים.
כבעל עסק, אתה יכול להתמודד עם החובות של עמדות אלה בעצמך או להאציל אותם חבר צוות או שותף מהימן, אבל כמו העסק מתבגר, רוב הבעלים לגלות כי עובדים עובדים מייצר מוצק עלות ערך הטבות תוך שחרור הבעלים להתרכז הליבה בעיות בעסקים. תוצאות העסקת אנשי מקצוע בתחום החשבונאות כוללות, בין השאר, את היתרונות העסקיים הבאים:
- מציאת חיסכון בעלויות בתהליך הייצור, קשרי ספקים, פעולות משרדיות וניהול עובדים
- חיסכון במסים
- ניהול נפח מתמיד של ניירת פנימית ודוחות חיצוניים
- תכנון רשת ביטחון פיננסית על ידי הפחתת הסיכונים בכיסוי ביטוחי, ניהול מלאי, גיוון והערכת סיכונים פיסקליים
- הרחבות תכנון
- טיפול שכר
- ייעול פעולות ומיקסום רווחים
- הימנעות קנסות, עונשים, דירוג אשראי נמוך יותר חיובי הריבית הנובעים מועדים חסרים, חישוב שכר מדויק, שוכח לשלם חשבונות חסרים זמן רגיש הזדמנויות עסקיות
למעשה, רוב העסקים לחסוך כסף על ידי שכירת צוות פיננסי מקצועי לנהל את הפעילות העסקית היומיומית שלהם.
עם זאת, בהתאם לגודל העסק שלך, התעשייה שלך וגורמים אחרים, ייתכן רק צריך במשרה חלקית מנהל חשבונות או דורשים צוות פיננסי מלא הכולל בקר סמנכ"ל הכספים. להחליט מה הצוות הפיננסי העסק שלך באמת צריך היא החלטה מורכבת, כי תלוי בגורמים רבים. הצרכים שלך כמעט בוודאות משתנים עם הזמן, ואם העסק שלך גדל בהצלחה, אתה יכול מחזור דרך כל אלה עמדות. הסעיפים הבאים מפרטים מה עושה כל מקצוען ומסביר מתי העסק שלך עשוי להזדקק לאחד או יותר מהמומחים הפיננסיים הבאים:
חיוני פונקציות מנהל חשבונות
רוב bookkeepers לעבוד reactive הקלטה מה כבר נעשה מבחינה כלכלית בחברה עם מעט או ללא השפעה על האסטרטגיה העסקית. מנהלי חשבונות עובדים על בסיס עסקאות, ולעיתים רחוקות מקבלים החלטות לגבי עסקאות עתידיות. מנהל חשבונות מוכשר עשוי להסביר את האפשרויות שלך, לשמור תיעוד ודוחות הנוכחי, לזהות פערים בספרים ולהמליץ על רעיונות לחיסכון בעלויות, אבל העבודות העיקרי שלהם הם כרוניקה את העסק עסקאות פיננסיות שלה ללקט דוחות ממידע זה. חלק מן המשימות היומיומיות הטיפוסי של מנהל חשבונות החברה כוללים:
- הקלטה מכירות, הוצאות, חשבונות לתשלום חשבונות חייבים
- עלויות ניטור של אספקה, הוצאות משרד, שכר דירה, שירותים ועלויות קבועות ומשתנות אחרות
- ניהול שכר , ניכוי מס, חשבונות מס מכירות, garnishments שכר וניכויים ביטוח
- ודא כי טפסים חיוניים הניירת הושלמו ומאוחסנים בצורה מאובטחת
- הכנת דוחות יומיים, שבועיים, חודשיים, רבעוניים ושנתיים עבור ההנהלה, סוכנויות ממשלתיות, בעלי מניות, עובדים ובעלי עניין
- לשלם חשבונות בזמן
- מחקר ספקים חלופיים ועריכת השוואות עלות
- זיהוי אזורי בעיה כגון פסולת, ניהול כושל, הונאה וגניבה
- חומרי מעקב, אספקה, מלאי ומשאבי אנוש
- הכנת מסים ופיקדונות מס יומיים, חודשיים או רבעוניים עבור המדינה, המדינה, מס הכנסה, סוכנויות אבטלה וחברות ביטוח
- ניהול עסקים וביטוח עובדים ותוכניות בריאות
- הגנה על רשומות החברה
- קבלת הערכות ומציאת שירות ותיקון של אנשים ותיקון
- בדיקת בעיות תאימות
- טיפול בבעיות אשראי ללקוחות אשראי פנימי ואשראי עסקי עם ספקים חיצוניים ומלווים חיצוניים
לדעת מתי לשכור מנהל חשבונות
רוב בעלי העסקים - במיוחד אלה עם רוח יזמית - לשגשג על הפעלת כל היבט של העסק שלהם, וחשבונאות הפך קל יותר עם כל תוכנה אינטואיטיבית זה זמין. זה לגמרי אפשרי עבור בעלי עסקים לשמור את הספרים, אבל זה לא בהכרח רעיון טוב כמו העסק גדל. כאשר הניירת מתחילה להתפשר על ניהול הזמן שלך, שביעות רצון בעבודה או יעילות, הגיע הזמן לשקול שכירת מנהל חשבונות. אתה אולי לא צריך לשכור עובד במשרה מלאה והוא יכול אפילו outsource כל או חלק של העבודה החשבונאית כגון שכר. שכירת מנהל חשבונות הגיוני אם כל אחד מהבאים הבאים חל עליך ועל העסק שלך:
- אתה לא באמת מבין חשבונאות אבל אמון התוכנה לספר לך כל מה שאתה צריך לדעת.
- אתה לא מכיר את הקוד מס אסטרטגיות הימנעות מס.
- העסק שלך חווה צמיחה מהירה תוך זמן קצר.
- משקיעים, המלווים או בעלי המניות רוצים דוחות מוכנים מקצועית.
- אתה מבלה יותר זמן לעשות את הספרים מאשר לייצר מכירות או עסקים חדשים.
- אתם מתכננים להרחיב לאזור, לתעשייה או לקו מוצרים אחר.
- אתה רוצה לקנות, למכור או לסחור בנכסים.
- נודע לך כי הספרים שלך הולכים להיות מבוקר.
שכירת מנהל חשבונות לא צריכה להיות תהליך מכאיב, כי אתה יכול להתחיל על ידי מיקור חוץ של העבודה למשרד רואי חשבון מקצועי. זוהי אסטרטגיה יעילה במיוחד אם אתה לא מכיר חשבונאות, שכירת מנהל חשבונות או בדיקת חשבונות או מועמדים עבור משרות פיננסיות.
מתי לשקול שכירת בקר
בקרי, אשר נקראים לפעמים המבקר, לפקח על מנהלי חשבונות, מנהלי מס, מנהלי אשראי וצוות חשבונאי אחרים בעת הדיווח למנהל הכספים, מנכ"ל או בעל עסק ישירות. בחברות קטנות יותר, בקר יכול להיות החשב הכללי היחיד בחברה או לפקח על צוות רואי חשבון. רבים מאנשי מקצוע אלה לנהל את תפקידיהם בעזרת פקיד, מנהל חשבונות או עוזר אדמיניסטרטיבי.
בקר הוא מנהל החשבונאות הראשי של החברה ונושא באחריות להכנת דוחות כספיים, תוכניות עסקיות, תקציבים, אישורי עמידה ופרויקטים מיוחדים כגון תכנון אסטרטגיות עסקיות קצרות וארוכות טווח, רכישות עסקיות, מכירת נכסים, מיזוגים בחברה הבטחת מימון או משקיעים. נחשב מנהל פיננסי ברמה בינונית, בקרי בדרך כלל לבצע את המשימות הבאות:
- ניהול צוות פיננסי.
- רישום המחאות ונושאות באחריות נאמנות לפעילות החברה.
- לחתום על דוחות כספיים הקשורים ומסמכים.
- קביעת מדיניות ונהלים פיננסיים של החברה.
- צור דוחות לבדיקה פנימית.
- טיפול במדיניות ביטוח וניהול סיכונים.
- הגנה על נכסי החברה.
- הכן, עקוב ועדכן תקציבים.
- הכנת חנית להנפקות ציבוריות.
- לייעץ הבעלים ומנהלים על השווקים הפיננסיים, מגמות ושיטות מומלצות.
- לפתח אסטרטגיות מס יזום.
- בחר ונהל את תוכנת הנהלת חשבונות.
- לרדוף אוספים.
- להתמודד עם בעיות משאבי אנוש כגון שמירה על רשומות העובדים.
- לחנך צוות על הטבות עובד ואחריות עסקית.
סימנים המציינים את העסק שלך צריך בקר
ככל שהעסק גדל יותר, כך גדל הסיכוי שתזדקק ליותר מאשר רק מנהל חשבונות. אם יש לך מחזיקי מניות, או מועצת המנהלים המורכבת מאנשים שאינם חברים, מקורבים ומשפחה שאתה מינה, שכירת בקר הוא תרגול עסקי תקין המגן על החברה שלך ואת הנכסים. ככלל, בקר מתרכז בחשבונאות, בעוד סמנכ "ל כספים מתמקד במימון אסטרטגי.
כאשר בעלי העניין בחברה מתרחב, הבקר מספק דיווח וניהול טקטית ופיקוח צוותי על נושאים חשבונאיים, בעוד סמנכ"ל הכספים מטפל בתכנון פיננסי ונושא באחריות לבקר ולמנהל החשבונאי. רוב החברות הקטנות לא יכולות להרשות לעצמן בקר במשרה מלאה, אבל ככל שהעסק גדל, אתה לא יכול להרשות לעצמו לפעול ללא בקר גם אם הוא או היא מתפקדת על בסיס משרה חלקית או ייעוץ.
מתי לשכור מנהל כספים ראשי
סמנכ "ל הכספים פועל מעבר למגבלות קפדניות על - ידי נטילת חלק בכל ההחלטות העסקיות ודרישתם לאינטרסים הפיננסיים הטובים ביותר של הארגון. כמו כל יזם מתובל או בעל עסק יודע, הערכות פיננסיות קפדניות הן רק אחד היעדים העסקיים של החברה המוצלחת. יוזמות אשר מניבות רווחים חזקים יכולים בקלות להחליש את החברה עם לקוחות שאינם אוהבים לשלם מחירים גבוהים עבור מוצרים נחותים או לקוחות נאמנים, אשר מייחסים ערך רב יותר על המטרות של החברה, עקרונות, מחויבות סביבתית או טכניקות הפעלה.
סמנכ"לי הכספים הטובים ביותר מעריכים לא רק את עלויות העיסוק בעסקים, אלא גם את הסיכונים והאיומים שמייצרים כל ארגון. כבעלי תפקידים בכירים בחברה, סמנכ"לי כספים עובדים עם בעלים, דירקטורים של מנהלים, מנהלים בכירים ובעלי עניין מרכזיים אחרים וממלאים תפקידים קריטיים במחקר ופיתוח, פיקוח על החברה, עמידה ברגולטור ופעולות יום-יומיות. חובות CFO אחרים כוללים:
- ליווי חברה באמצעות מיזוגים, רכישות, הנפקות ציבוריות ושינויים במבנה העסקי ובפעולותיו
- ניהול הרחבות עסקיות גדולות לשווקים חדשים
- תומכת בשיטות פיננסיות קוליות בקבלת החלטות מורכבות
- ניהול נכסים וקשרים פיננסיים עם בעלי עניין רבים
- ייעול פעולות
- הערכת סיכונים פיננסיים וניהול סיכונים
- תכנון יעדים פיננסיים לטווח קצר וארוך
- פירוש נתוני שוק ממספר אינדיקטורים פיננסיים ומגמות עסקיות
- הבנת הסיבות מדוע השווקים העסקיים לבצע את הדרך בה הם עושים
- קביעת אופן ההשקעה בנכסים
- חיזוי מגמות השוק וכיצד החברה יכולה לנצל אותם
כל חלק בחברה מסתמך במידה רבה על תפקידיו המשולבים של סמנכ "ל הכספים שלו: פיקוח על בקרות, ניהול אוצר ותכנון ותחזית בנושאים פיננסיים קריטיים.
יותר ויותר דורש דרישות ניהול פיננסי
עסקים קטנים עד בינוניים יש צרכים מתפתחים עבור הנהלת חשבונות וחשבונאות כמו הפעילות שלהם לגדול. בעלים או חברי צוות ייעודיים מטפלים לעיתים קרובות בחשבונאות לעסקים קטנים וסטארט-אפים בעזרת תוכנה חשבונאית. בסופו של דבר, רוב העסקים קובעים כי העסקת מנהלי חשבונות מקצועיים - במשרה מלאה או חלקית ובבית או במיקור חוץ - משחררת את העובדים לחובות הליבה העסקית ומטפחת דיוק רב יותר, תאימות טובה יותר ופיקוח משופר. מנהל החשבונות הנכון מבטיח שהדיווחים יוגשו בזמן ויעזרו לחברות לזהות אסטרטגיות לחיסכון בעלויות, הונאה, גניבה ופסולת.
כאשר העסק שלך גדל והדרישות על הזמן שלך מתרבים, אתה עשוי למצוא שאתה צריך צוות פיננסי זה בפיקוח של בקר או סמנכ"ל כספים כדי לנהל את הכספים המתוחכמים של החברה. האפשרויות שלך כוללות עובדים במשרה מלאה, צוות הבית או מיקור חוץ הנהלת חשבונות וחובות כספיות לשירות מקצועי מנוסה חשבונאות. שתי האפשרויות הן דרכים תקפות באותה מידה לחזק את העוצמה הפיננסית של העסק שלך, אבל עסקים קטנים עד בינוניים ליהנות מהיתרונות של גיוס יועצים לפי הצורך, כדי למנוע את עלויות גבוהות של העסקת אנשי מקצוע במשרה מלאה.