הארגון הוא המפתח ועידה מוצלחת
תכנון הכנס שונה מסוגים אחרים של תכנון אירועים וכולל שלבים נוספים.
כנסים נוטים להיות אירועים בקנה מידה גדול, כי בדרך כלל לקחת שנה או יותר לתכנן. רשימת המטלות שלך עשויה לכלול בחירת מקום, הזמנת חדרי מלון, הגדרת רישום מקוון, אבטחת רמקולים, סידור חדרי אירוח, אירוח אולם תצוגה, תזמון פגישות, טיפול במזון ומשקאות ועוד. הכנת מאורגן היטב תכנון ועידת מדריך המפות את השלבים הוא חובה לכל מתכנן כנס מוצלח.
השלבים הבאים יעזרו לך להכין מדריך תכנון ועידה שישמש תכנית אב לתכנון כל ועידה. להתאים אישית ולשנות את המדריך מבוסס על האירוע שאתה מתכנן ולשמור אותו קרוב בהישג יד. כאשר מוכן ומשומש כראוי, זה יהיה בקרוב להיות כלי התכנון החשוב ביותר שלך בכנס.
התחל עם היסודות
החלק הראשון של מדריך התכנון של הכנס שלך צריך לכלול את היסודות לגבי הכנס:
- תאריך ושעת האירוע
- מיקום האירוע (אם ידוע)
- מטרת האירוע
לכלול כל אלמנטים ידועים אחרים, כגון תאריכים חלופיים או מספר המשתתפים.
מה התוכנית?
לפני שאתה נכנס לתכנון האלמנטים השונים של הכנס, אתה צריך להבין מה הם אלה אלמנטים שונים ואיפה הם מתאימים את התוכנית הכוללת של האירוע שלך.
אז להוציא את העט ואת כרית או לשבת מול המחשב ולהתחיל לכתוב את כל מה שעולה על הדעת. אל תדאגו לרשום דברים לפי סדר חשיבות או בכל סדר כרונולוגי. זה יבוא מאוחר יותר. עכשיו, אתה בעצם להיות crafting גרסה ארוכה מאוד עדיין פשוטה של שלך אל הרשימה, אשר יהיה שבור רכיבים עצמאיים שונים להיות מטופלים בנפרד במהלך תהליך התכנון.
סעיף זה עשוי לרשום כל אחד מהבאים:
- בחירת מקום
- בחירת המלון
- מקום מפגש
- סוויטות אירוח
- אולם תערוכות ותערוכות
- טקס פתיחה
- רישום רמקול / המציג
- רישום משתתפים
- הסדרי נסיעה
- תגי נוכחות
- תוכנית האירועים
- מזון ומשקאות
- אודיו-ויזואלית
- צוות האתר
קח קצת זמן נוסף הידור רשימה זו, כך שאתה לא להתעלם שום דבר קדימה ולהוסיף משהו שעולה בהמשך. אל תהיה המום על ידי תחומי אחריות רבים המפורטים; המטרה כאן היא לחשוב על הכל עכשיו, כך שתוכל לתכנן ולנהל כל פריט ביעילות.
בחר מקום
ברגע שיש לך לקבוע מתי הוועידה היא לקיים ולהבין את היקף הכולל של האירוע, הצעד הבא הוא לבחור מקום.
בהתאם לגודל הכנס, ייתכן שתוכל לבחור מקום אחד לכל צורכי הכנס שלך, מאולם התערוכות ועד חדרי ישיבות, אולמות אירועים וחדרי מלון. אם הכנס גדול מדי כדי להיות מאוכלס במקום אחד, לחפש מקום כי הוא בקרבת מלונות או אתרי קייטרינג בחוץ, כך משתתפי הכנס לא צריך לנסוע רחוק מדי כדי הסעה מאירוע כנס אחד למשנהו.
תחשוב על רישום משתתפים
כיצד יירשמו המשתתפים לכנס זה? כיצד יקבלו אישור רישום? כיצד תוצג תגי שם ותפץ בוועידה? מדריך התכנון של הכנס שלך יכלול תשובות לכל השאלות הללו ויש לעדכן אותן לאחר שתהליך רישום הוועידה יתבצע.
אם האירוע צפוי לצייר קהל גדול, אז מערכת רישום כנס מקוון היא הדרך ללכת.
המערכת יכולה לעבד תשלומים , לעקוב אחר רישומים ולארגן מידע רלוונטי אחר ולסייע בהפקת דוחות.
מציגים ואולמות תצוגה
אזורי התערוכה הם תכונה נפוצה בכנסים, מתן הזדמנות ספונסרים וספקים לשכור שטח כדי לקדם את המוצרים והשירותים שלהם. זו גם הזדמנות עבור המארח הכנס להביא הכנסות אם תכונה התערוכה מקודמת ביעילות התקבל היטב. בהתאם לגודל של הכנס שלך, ניהול המציגים ואולם התערוכות ידרוש זמן נוסף ומשאבים כך לתכנן בהתאם.
כפי שצוין לעיל, מערכות רישום ועידה באינטרנט הם הדרך הטובה ביותר לעקוב אחר רישומים כך שאם אתם מצפים למספר גדול של מציגים, ואז לשקול שילוב רישום המציגים למערכת הרישום שלך המשתתפים. המציגים יצטרכו גם את הדברים הבאים:
- תגי המציגים
- מפה של אולם התערוכה עם מספרי דוכנים רשומים
- מדריכים לתצוגה התערוכה להגדיר ולהרוס
- תערוכות בתערוכות
- רשימה של ספקים באתר זמין כדי לסייע עם השכרת השכרות ושירותים
כמתכנן הכנס , אתה תהיה אחראי על שכירת אבטחה כדי להבטיח את בטיחות החומרים הממוקם באולם התערוכה.
תכנן את פרטי הכנס
עם כמה מן האחריות גדול יותר להתמודד, כגון בחירת מקום הכנס ואת ההרשמה אחת, אתה יכול להעביר את המיקוד שלך לתכנון הפרטים של הכנס. כמו במקרה של תכנון אירוע מכל סוג שהוא, הארגון הוא בעל חשיבות עליונה כמו תשומת לב לפרטים.
עכשיו הגיע הזמן להוציא את רשימת הכביסה הממושכת של פריטי העבודה שאתם מכניסים בתחילת תהליך התכנון של הכנס. חפש את הרשימה ולבצע שינויים או תוספות לפי הצורך כדי לשקף את המשימות האחרונות ואחריות. הבא את הפריטים האלה בסדר כרונולוגי, החל עם פריטים שיכולים או חייבים להסתיים זמן רב מראש. לדוגמה:
- בלוקים של חדרי מלון
- השמורה חלל התצוגה חלל
- מחקר מקוון כנס מערכות רישום
- תוכנית שיווק תוכנית הכנס
התחל בהתחלה והולך משם. עבור כל פרט שיש לטפל בו, יש לכלול מעקב על מנת לוודא כי החוזים נחתמים ומתקבלים. ככל שתאריך הוועידה יתקרב, פריטי הפעולה שלך יכללו משימות קצרות טווח כגון:
- בחר ערכת צבעים ועיצוב
- לעשות סידורי פרחים
- בחר בתפריט
- סידור עבור תחבורה ציבורית עבור רמקולים או VIP
שקול את מדריך התכנון של הכנס שלך כמדריך שלך לכל מה שנכלל בתכנון ועידה, לא משנה כמה קטן. מדריך זה יהפוך במהירות כלי שלא יסולא בפז כי לא רק לשמור לך מאורגן על לוח הזמנים אבל יהיה להרגיע את העצבים כמו תאריך גדול גישות ואתה השאלה אם שכחת משהו.