טיפים להגדלת האירוע העסקי שלך
הצעד החשוב ביותר להתגבר על פחדים על חוסר נוכחות באירוע או כדי להגביר את רשימת RSVP היא להכיר בכך שאנשים באמת נהנים להשתתף סמינרים בביצוע טוב ואירועים אחרים. על ידי השתתפות בפגישות עסקיות, משתתף מקבל הזדמנות ללמוד מידע חדש אינטראקציה עם עמיתים ומובילים בתחומם. אבל הפגישות המוצלחות ביותר חורגות מעבר לכוכבי מפתח משובצים כוכבים ומצגות מעוררות השראה; הם יוצרים סביבה חמה וידידותית לכולם - מה שהופך אותם למהנים יותר. הנה איך אתה יכול לתכנן אירוע עסקי מהנה אשר ימשוך שיעור גבוה.
01 - יצירת סדר יום הגדול
- 8:00 am הגעה וארוחת בוקר
- 8:45 am ברוך הבא הודעה
- 9:00 am הרצאת אורח
- 10:00 הפסקה
- 10:15 דיון פאנל
- 11:30 דברי סיכום
02 - להיות רגיש ללוח השנה ולשעון
- המשתתפים מעדיפים לוחות זמנים לסמינרים
- המשתתפים מעדיפים להעריך אירועים מיד לאחר העבודה
- ימי שלישי וחמישי הם ימי מפגש פופולריים
- הימנע מפגישות בימי שישי אם אפשר
- הימנע תזמון פגישות בחגים ערב החגים
- להיות רגישים לדרישות הנסיעה של המשתתפים לאירוע
לא פחות חשוב הוא הקמת מוניטין של התחלה בזמן וגימור בזמן - במיוחד לאירועים שנתיים או חוזרים.
03 - זיהוי מיקום ייחודי ונוח
- בחר מקום שבו הוא נמצא ליד רוב המשתתפים
- בחר מקום שבו המשתתפים היו נהנים
- בחר מקום שבו הוא מנוסה באירוח אירועים דומים
לקבלת טיפים נוספים על בחירת מקום מפגש, הקפד לבדוק את המדריך לתכנון אירועים לתכנון מקומות .
04 - עריכת רשימת אורחים מתאימה
אין לראות בפגישה עסקית, בכנס או בסמינר מאמץ דיוור ישיר עם תעריפי RSVP של 1-3%. אני מעדיף אימון לקוחות כדי ליצור רשימות ספציפיות של המשתתפים ממוקדים - אנשים שהם באמת רוצים להשתתף בתקווה עם שיעורי RSVP של 50% או יותר.
מחשבה אחרונה על המשתתפים: נסו להזמין אנשים בעלי דרגה וניסיון דומים לפגישה.
05 - הזמן, הזמן, הזמן!
חשוב ליצור התרגשות סביב האירוע. הזמנות מודפסות מסורתיות מתאימות, אבל זה הופך את הנורמה גם לחפש דוא"ל ואפילו מדיה חברתית בהתאם לקהל שלך. נסה גישה זו:
- ציין את האירוע לאורחים שאתה או הצוות שלך מכירים באופן אישי לפני שליחת הזמנות.
- שלח שמור את התאריך מוקדם בתהליך התכנון (נייר או אלקטרוני).
- שלח הזמנה מפורטת, כולל מדגיש סדר יום (נייר או אלקטרוני) עם בקשת RSVP.
- להעביר את ההזמנה המפורטת שוב עם הערה אישית לחברים או מכרים אישיים (אלקטרוניים). *
- בצע מעקב עם אורחים מאושרים אחת ליומיים לפני האירוע המתוכנן (אלקטרוני או בטלפון).
* ניתן גם לבחור רשמית להתקשר לאורחים ולהאריך הזמנה אישית לאירוע.
06 - אל תזלזל כוחה של הזמנות אישיות
עבור אירועים מסוימים, זה יכול לעזור לחלוק את האחריות הזו. רשימת האורחים של האירוע היא לעתים קרובות מלוקט מרשימות אנשי קשר כי הם שמרו על ידי מגוון של אנשים, ואלה אנשים עם היחסים הקרובים ביותר למזמינים צריך להרחיב הזמנה ישירה לאורחים שלהם.
07 - להקים מוניטין עבור אספקת תוכניות מצוינות
המפתח כאן הוא לעזור ללקוח שלך ליצור מוניטין של אספקת תוכניות עסקיות מצוינות. פשוט כפי שזה נראה, אם מישהו נהנה להשתתף באירוע האחרון שלך, הוא או היא נוטים יותר להשתתף תוכניות עתידיות - ואולי אפילו להביא חבר או עמית.
08 - שלח מעקב תקשורת ו תודה משתתפים
הערה תודה ומעקב תקשורת הוא משהו כי ארגונים רבים לעתים קרובות להתעלם, אבל מי לא לקצור את היתרונות.