טיפים לניהול זמן עבור שיחות יוצאות

כיצד להפוך את שיחות הטלפון היוצאות שלך יותר פרודוקטיבי & לקחת פחות זמן

ניהול זמן טלפון חשוב כי הטלפון הוא עדיין כלי התקשורת העיקרי עבור עסקים קטנים ביותר. אבל רוב הזמן כי עסקים להשקיע באמצעות הטלפון הוא בזבוז זמן. במקום לתקשר עם האנשים שאנחנו רוצים לתקשר עם בעת ביצוע שיחות יוצאות, אנחנו פורחים משם הזמן מדבר עם אנשים או מכונות אחרות, משחק סיבובים אינסופיים של תג הטלפון.

אבל מה אם אנחנו יכולים פשוט להתקשר ולדבר עם האנשים שאנחנו רוצים לדבר, להגיד מה שאנחנו רוצים לומר ולהמשיך הלאה?

תארו לעצמכם כמה אנחנו יכולים להיות פרודוקטיביים יותר וכמה זמן יהיה לנו לעשות דברים אחרים.

ובכן, אנחנו יכולים - וכל מה שנדרש הוא קצת הכנה מראש.

ניהול זמן טלפון שיחות יוצאות

• בין אם הם ספקים , לקוחות קבועים או קבלנים , רבים מאיתנו קוראים לאותם אנשים שוב ושוב. שמור את פרטי הקשר שלך מעודכנים עם פרטי חיסכון בזמן, כך שלא תבזבז זמן בניסיון להגיע לאנשים שאינם זמינים.
  
  לדוגמה, אם אתה יודע כי אדם מסוים אתה רוצה להגיע לוקח ארוחת צהריים מ 1 עד 2 pm כל יום, למה לבזבז את הזמן שלי מנסה להתקשר אליה במהלך הזמן הזה?
• לתכנת את המספרים עבור אלה שאתה קורא באופן קבוע לתוך הטלפון שלך. אני נדהם על ידי אנשים שלא עושים את זה, כמו הזמן שאתה שומר כאשר אתה לא מסתכל למעלה מספרים חבטות אותם הוא מדהים באותה מידה.
• תכנן את השיחות היוצאות שלך. לפני שתתקשר, רשום את המטרה העיקרית של השיחה ואת נקודות המפתח שברצונך לכסות. זה יעזור לך לדבוק בנקודה כאשר אתה בטלפון ולוודא שאתה מכסה את כל מה שאתה רוצה לכסות, חוסך זמן במהלך השיחה, הימנעות צורך להתקשר שוב כי שכחת משהו.

• אם אתה מתקשר למישהו שנכנס למסד הנתונים של אנשי הקשר שלך, קבל את כל המידע על האדם שאתה מתקשר אליך כשאתה מתקשר. בין אם אתה משתמש במחשב שולחני, מכשיר נייד או Rolodex, זה סיוע זיכרון גדול במהלך השיחה. בנוסף, אם אתה לא צריך לחפש משהו כגון שם של בעלה של הלקוח, תהיה לך אפשרות של ביצוע הערות במהלך השיחה, תוך שמירה על זמן עוד יותר.

• כמובן, אם אתה רוצה לרשום הערות במהלך שיחה (או לעשות כל דבר אחר בזמן שאתה מדבר בטלפון), רמקול טוב או אוזניות הוא חיוני. שחרור הידיים שלך יכול לפנות הרבה זמן.
• אם אתה משיב למשיבון או לדואר הקולי של מישהו, השאר הודעה מלאה שמספקת את מספר הטלפון שלך פעמיים ומציינת את הסיבה שאתה מתקשר . לדוגמה, "זה סוזן וורד ב (מספר טלפון), אני מתקשר כדי לדון על האומדן לפרויקט שלך, אתה יכול להגיע אלי (מספר הטלפון) היום אחר הצהריים."
  
  ציון המספר שלך פעמיים נותן לנמען ההודעה סיכוי הרבה יותר טוב לקבל את זה נכון מקבל את זה כתוב ללא שידור חוזר של ההודעה.
• אל תיכנסי לטלפון . כאשר אתה מנסה להגיע למישהו ואתה לא, זה מפתה להתקשר בחזרה - אולי כל חצי שעה! אבל אם נתת הודעה נכונה, אין צורך לבזבז את הזמן שלך לעזוב הודעות חוזרות (ומילוי המשיבון של האדם או דואר קולי). תן את האדם שאתה מתקשר כמות סבירה של זמן להתקשר בחזרה, כגון עד יום העסקים הבא.
• תזמן את שיחות הטלפון שלך ולהפוך את כולם יחד בבלוק אחד של זמן, אם אפשר. רובנו לא כל כך טוב ב multitasking לאבד הרבה פרודוקטיביות כאשר אנו מדפדף הלוך וחזור ממשימה אחת לאחרת. אז אם יש לך תריסר שיחות לעשות ביום מסוים, זה יעיל יותר לעשות את כולם בשעה אחת מאשר לעשות אחד או שניים, ולאחר מכן לעשות עוד שלוש שיחות שעה מאוחר יותר, ועוד שתי דקות לאחר מכן.

• ספר את שיחות הטלפון היוצאות שלך, אם אפשר. אם זה לא הולך להיות שיחה מהירה, כאשר אתה הראשון להתקשר למישהו, להציג את עצמך, לספר לה למה אתה מתקשר, ואז לשאול אותה אם זה זמן נוח לדבר או אם היא מעדיפה להזמין זמן לדון בו . אז תסדר כי אתה תקרא לה באותו זמן. זה לא יכול רק לחסוך לך זמן במקום אבל לחסוך זמן כאשר אתה קורא את האדם בחזרה, כי אתה גם תהיה מוכן לדון בנושא שאלת במקור על.
• אם בכלל אפשרי, להפוך את שיחות הטלפון היוצאות שלך "זמן הממשלה". מחקרים הראו כי יותר אנשים נמצאים במשרדים שלהם מוקדם בבוקר ניתן להגיע בין 8 בבוקר ו 11 בבוקר