תשובה הטלפון שלך עם טלפון עסקי תקין ברכה.
לדוגמה, כאשר לענות לטלפון לומר משהו כגון "Cypress Technologies, סוזן מדבר, איך אני יכול לעזור לך?" זה לא רק מאפשר למתקשר לדעת כי הם הגיעו לעסק, אבל מעמיד את onus עליו לענות על השאלה, וחוסכת זמן על שאלות חקירה כגון, "האם זה סייפרס טכנולוגיות?", ו צ'ט בטלה.
לחשוב ולתעדף כמו שאתה מדבר.
האם השיחה מטופלת באופן הטוב ביותר עכשיו או מאוחר יותר? רבים של שיחות טלפון עסקים מקבלים שאילתות מהירות כי הם נענו בקלות, כגון, "כמה מאוחר אתה פתוח?" אבל אחרים כוללים תשובות מורכבות יותר זמן רב. אם זה המקרה, אמור למתקשר כל כך, ושאל מתי יהיה נוח להתקשר אליה כדי לדון בו.
השתמש Paraphrasing ו summarizing לשמור שיחות טלפון על המסלול.
אם אתה מדבר עם מישהו בטלפון אשר נראה רוצה לשוחח או תועה מנקודה, לומר משהו כגון, "אז מה שאני שומע אותך אומר ..." או "אז הנקודות העיקריות הן ..." או "האם (הוסף סיכום) סיכום הוגן של מה שאתה אומר?" קשה לפטפט עם מישהו שמסרב לשוחח.
סגור כל שיחה עם סיכום של הפעולה שאתה ואת המתקשר הסכימו ב
אמנם זה ייקח רק שניות ברוב המקרים, זה יכול לחסוך לך הרבה זמן על ידי הימנעות שגיאות ואת הצורך לבדוק פעמיים. למשל, אחרי שיחה שבמסגרתה ארגנת פגישה עם לקוח , אתה יכול לומר, "טוב.
אני אפגש איתך במשרד שלך ב (הכנס מיקום) בשעה 10 בבוקר ואנחנו נלך על הדגימות יחד. "
שמור על לוח הודעות על ידי טלפונים, אז אתה יכול פרטים פרטים במהלך השיחה.
זה לא רק ניהול זמן טוב באותו זמן, עוזר לשמור על התמקדות השיחה, אבל לעזור זמן ניהול מאוחר יותר אם אתה צריך למצוא ו / או לסקור את הפרטים של שיחה מסוימת.
תן ללקוחות שלך ולקוחות את האפשרות דוא"ל
רבים מהם ישתמשו בדוא"ל כדי ליצור איתך קשר ולא להתקשר אם הם יודעים מה כתובת הדוא"ל שלך. ודא שכתובת האימייל של החברה שלך בולטת בכרטיסי הביקור שלך ובאתר שלך אם יש לך כתובת אתר . אם יש לך את כתובות הדוא"ל שלהם, שלח דוא"ל ללקוחות הנוכחי שלך ולקוחות, אזכור של אפשרות הדוא"ל ולהציג אותו כדרך לשפר את התקשורת.
השתמש בטכנולוגיה כדי לנהל את הזמן אתה מבלה מענה הטלפון
כמינימום, העסק שלך צריך להיות משיבון ודואר קולי. הגדר את אלה עם סקריפטים עסקיים המתאימים, ולהשתמש בהם כדי לענות על הטלפון בשבילך כאשר אתה מחוץ למשרד או צריך לעבוד על משהו ללא הפרעות. לאחר מכן קבע מועד לענות על הודעות הטלפון האלה בכל יום. במונחים של ניהול זמן, תוכל להרוויח זמן יקר על ידי קיבוץ שיחות טלפון יחד.
אם אתה מפעיל עסק מהבית, קבל טלפון עסקי נפרד או שורה
אתה צריך להיות השני "העסק בלבד" טלפון עם משלה "עסקים בלבד" משיבון ו / או תא קולי. לא רק זה מקצועי יותר, אבל זה יחסוך לך את הזמן שנדרש כדי לדעוך דרך הודעות וקביעת אילו הם קשורים העסק.
זה תמיד הכי טוב שיש לך תשובה לטלפון
לאחר מכונה להרים או גרוע מזה, מערכת מענה קולי אינטראקטיבי (IVR) הוא לכבות אמיתי כי יעלה לך כאשר אנשים לא טורחים להשאיר הודעות או להתקשר בחזרה. אם מענה לשיחות טלפון נכנסות לוקח יותר מדי זמן במהלך היום, שקול לשכור פקידת קבלה או שירות מענה מקצועי כדי לענות לטלפון עבורך. עלות של מישהו אחר לעשות את זה עשוי להיות יותר מאשר לקזז את הגידול של הפרודוקטיביות שלך ואת המכירות טוב יותר .
שמור סקריפט כתוב של שאלות נפוצות פורסם על ידי הטלפון שלך.
זה חוסך לך ולעובדים שלך זמן אם הם לא צריכים לחפש תשובות או לחשוב על איך לענות על בקשה מסוימת בעת מענה לטלפון.
סיכום טיפים לטלפון
זכור, הטלפון הוא אמור להיות כלי עסקי, לא פולשניות זמן אשר שולט יום העבודה שלך. טיפול בשיחות הטלפון הנכנסות שלך בהתאם לטיפים אלה לניהול זמן יעזור לך לנהל את הזמן שלך, לשפר את הפרודוקטיביות שלך, ולהחזיר את הטלפון למקומו הנכון - לעזור לך לנהל את העסק שלך במקום להפעיל אותך.