כיצד להכין תוכנית המשכיות עסקית עבור העסק הקטן שלך
תוכנית שמגינה מפני הפרעה עסקית במקרה של אירועים בלתי צפויים. או, אם אתה רוצה, "... נהלים המשמשים כדי להבטיח חידוש מסודר בזמן של מחזור העסקים של הארגון באמצעות היכולת לבצע תוכניות עם מינימום או ללא הפרעה זמן רגיש העסק או פעולות שירות" ( ניהול מתקן יומן).
מטרות התכנון המשכיות עסקית כוללות:
- הבטחת בריאות ובטיחות של כל העובדים
- הפחתת הפרעות ליכולתו של העסק לספק את מוצריה ו / או השירותים
- - הקטנת ההפסד הכספי
- להיות מסוגל לחדש פעולות קריטיות בתוך זמן מסוים לאחר אסון
תוכנית מחושב היטב המשכיות עסקית יכולה להיות ההבדל בין הישרדות העסק שלך לכישלון אם אסון מכה. אש, מבול, כישלון כונן קשיח או גניבת נתונים - כל או כל אלה יכולים לשים את העסק שלך מתוך עמלה. לוקח את הזמן כדי להרכיב תוכנית המשכיות עסקית יסייע להבטיח את העסק שלך הוא מסוגל לחדש את הפעילות בזמן הקצר ביותר האפשרי.
כדי ליצור תוכנית מגירה עסקית:
1) לקבוע מה הסיכונים העיקריים הם לעסק הקטן שלך.
האם זה גניבת נתונים? שִׁיטָפוֹן? רעידת אדמה? להבין אילו סוגים של אסונות הם ככל הנראה יעזור לך למקד את תוכנית ההמשכיות שלך ולא לבזבז זמן וכסף לקראת משהו זה מאוד לא סביר שיקרה.
אין טעם לתכנן איך להתאושש מרעידת אדמה, למשל, אם העסק שלך לא נמצא באזור רעידת אדמה. אבל לא לשכוח על הסיכונים ההולכים ומתעלמים לעתים קרובות על ידי עסקים קטנים כגון התקפות סייבר, פעילות האקרים חבלה.
2) להחליט מה יהיה חיוני לחלוטין עבור העסק הקטן שלך להתחיל לפעול שוב אם אסון העסק נסגר לך ולנקוט צעדים על מנת להבטיח כי אלה יסודות יהיה זמין במהירות.
יסודות אלה עשויים לכלול כוח אדם, נתונים, ציוד, הקצאות כספיות והגנה על תשתיות.
אילו אנשים הם המפתח לפעולות שלך? איזה ציוד אתה צריך כדי להמשיך לייצר ולספק את המוצרים הקריטיים שלך ו / או שירותים? אולי הסדר ניתן לעשות עם עסק אחר שיש לו את הציוד שאתה צריך. מה אספקה נדרשים? לברר מראש מי הספקים חלופי או המשלוחים יהיה אם ההסדר הנוכחי שלך לא יכול להיות פונקציונלי. כמה זמן יכול העסק שלך אם זרם ההכנסות שלו היה סגור? איפה היית מקבל את הכסף כדי לשמור את זה הולך?
2) להכין תוכנית פינוי במקרה של אסון פיזי.
לעבור על זה עם אנשי ולפרסם אותו בולט בכל מקום העסק שלך. איך יידעו אנשי הצוות שהם צריכים להתפנות? מה עליהם לעשות כאשר הם מקבלים הודעה על פינוי? אילו מסלולים זמינים מחוץ לבניין? איפה אנשים צריכים להיפגש מחוץ לבניין (ים)? מי אחראי לבדוק אם כולם נמצאים בבטחה?
3) יצירת מערכת אוהד תקשורת.
אם משהו קרה בעסק שלך, מי יהיה אחראי להודיע לכל אדם שעובד שם? ודא שרשימות אנשי קשר בטלפון ובדוא"ל מעודכנות, והאנשים האחראים ליצירת קשר עם אחרים הדפיסו רשימות כמו כל הטכנולוגיה נכשלת במוקדם או במאוחר ובדרך כלל בזמן הכי לא נוח.
גם להחליט מי יהיה אחראי על תקשורת עם הציבור וכיצד (עדכון האתר העסקי , פרסום על מדיה חברתית , הודעות לעיתונות, שלטים בחלונות, הודעות רדיו וכו ')
4) ודא כי ערכות חירום באתר שלך מלאים ועדכניים.
אלה במקום העבודה ערכות עזרה ראשונה רשימות של אמולנס סנט ג'ון להראות בדיוק מה ערכות עזרה ראשונה עבור עסקים בגודל שונים צריכים להכיל על בסיס מספר העובדים. בהתאם לסוגי אסונות העלולים לקרות באזור שלך, ייתכן שתרצה להוסיף חומרים מתכלים אחרים. לדוגמה, ליטר אחד של מים לאדם ליום הוא אחד אספקה המומלץ ברשימה זו של ציוד חירום עבור חנות קמעונאית.
5) לנקוט צעדים עכשיו כדי להגן על הנתונים העסקיים שלך.
הנתונים העסקיים שלך הם הנכס היקר ביותר שלך. אם זה נגנב או נהרס, היה העסק שלך יוכל במהירות לעלות שוב או לרוץ או אפילו להמשיך בכלל?
3 שלבים גיבוי נתונים מוצלח מסביר איך אתה יכול לקבל את השקט הנפשי לדעת את הנתונים העסקיים שלך מוגן ויהיה נגיש שוב במהירות. הגנה על נתונים היא אחד היתרונות הרבים של החלפת העסק שלך למחשוב ענן .
6) ודא שהעסק שלך נושא ביטוח נאותה.
ביטוח אש הוא סוג מעיינות את דעתך, אבל האש הוא בהחלט לא האסון היחיד האפשרי העסק הקטן שלך יכול לחוות. מלבד אסונות פיזיים אחרים, כגון שיטפונות או נזקי רוח, שקול את הנזק שיכול לנבוע מגניבה, למשל. ואז יש גורם אחריות פוטנציאלי אם העסק הקטן שלך עוסקת בפעילויות שעשויות לפתוח אותך עד תביעות.
בחירת סוג ראוי של ביטוח כדי לכסות את הסיכונים שלך, שיש כיסוי ביטוחי מעודכן, ילך דרך ארוכה לקראת מקבל את העסק הקטן שלך ולהפעלתו שוב אם אסון מכה.
8) להכיר את השכנים שלך.
פתיחת שורות של תקשורת עם בעלי עסקים סביבך באמת יכול להועיל תכנון המשכיות העסק שלך. תן להם לדעת מה אתה מקווה לעשות ולראות אם אתה יכול לקבל אותם מעורבים. ייתכן שתוכל לחלוק את העלויות של כמה הוצאות הקשורות לתכנון המשכיות או לבצע הסדרים של מידה-מידה כדי לעזור זה לזה במקרה של אסון. תוכניות חירום מתואמות חשוב במיוחד עבור עסקים אשר חולקים שטח סמוך כגון אלה קניונים או לאורך רחובות העיר.
9) בדוק את התוכניות והמשאבים המקומיים.
העיר שלך, העיר או העסק בפעולה הוועדה עשויה להיות תוכניות מגירה / תוכניות תגובה אסון במקום או לספק משאבים אשר יקל עליך לשים את התוכנית שלך יחד. לדוגמה, העיר אוטווה מציעה מידע על מוכנות חירום עבור עסקים אוטווה באתר האינטרנט שלה, ומציע סדנאות הכשרה בנושא. לראות מה זמין בעיר שלך לפני שאתה מתחיל לכתוב את התוכנית העסקית שלך אסון.
10) לשים את הכל ביחד.
כאשר אתה עובד דרך תוכנית המשכיות שלך, לשים את כל החלקים יחד בצורת ההדפסה. (עותקים דיגיטליים הם נחמדים אבל לא מאוד שימושי אם הכוח יוצא ו / או התקנים דיגיטליים לא ניתן להשתמש.) שלושה קלסר עובד היטב. כלול את תוכנית הפינוי של העסק שלך, תוכנית התקשורת, מידע על ערכות חירום ופוליסות ביטוח, אמצעי הגנה על נתונים ועל יסודות מבצעיים, וכן פרטים על כל הסידורים שביצעת כדי לשמור או לקבל דברים ולהפעלתם שוב.
11) שמור על תוכנית העסק שלך מגירה שימושי.
אחרון חביב, אתה רוצה לוודא שאתה לשמור על תוכנית אסון שלך במקום נגיש בקלות לוודא שכל מי צריך לדעת איפה הוא יודע את מיקומו. אתה צריך גם להקצות אדם אחד ושני לתפוס את תוכנית המגירה העסקית בדרך החוצה אם האסון העסקי מחייב לעזוב את המקום.
12) השתמש באתר העסק שלך מדיה חברתית
אתר העסק שלך ופלטפורמות מדיה חברתית כמו Facebook , LinkedIn ו- Twitter הם דרכים מצוינות לתקשר עם לקוחות ושותפים עסקיים במקרה חירום. אל תיתן ללקוחות שלך לתהות אם אתה פתוח או לא כאשר אסון שביתות - פוסט מהיר בפייסבוק יכול לשמור אותם מעודכן.
תכנון המשכיות עסקית משלם
זה קל לדחות את המשכיות התכנון העסקי. תמיד יש "משברים" מיידיים שדורשים את תשומת לבנו. אבל עד כמה הם באמת בהשוואה לאירוע כי סוגרת את העסק שלך במשך שעות, ימים או שבועות? לוקח את הזמן כדי להכין תוכנית המשכיות עסקית תהיה תמורה ענקית אם אסון פעם שביתות.