להיות מזהיר מראש. לפני שתשלח טפסים של W-2 לעובדים ותגיש טפסים אלה עם המינהל לביטוח לאומי (יחד עם טופס משדר W-3 ), עיין בשגיאות נפוצות אלה כדי למנוע בעיות.
תיוק W-2 טפסים מאוחרים
החל משנת המס 2016, המועד האחרון להגשה עבור טופסי W-2 (ו -1099 טפסים) הועבר עד 31 בינואר. אז טופסי W-2 2017 לעובדים שלך יוגשו למינהל לביטוח לאומי לא יאוחר מ -31 בינואר , 2018.
יש עונשים על הגשת מאוחר. קרא עוד על מועדים חדשים עבור W-2 ו 1099 טפסים.
שימוש בטופס W-2 של השנה הלא נכונה
השתמש טופס W-2 עבור השנה ההכנסה היה חייב במס, לא השנה שאתה הגשת הטופס. לדוגמה, עבור שכר העובדים בשנת 2015, השתמש טופס W-2 2016 ; טופס זה יינתן לעובדים ויוגש למינהל לביטוח לאומי בשנת 2017.
חסר מועדי הגשת. עליך לספק טופסי W-2 לעובדים לא יאוחר מסוף ינואר, ועליך לשלוח טפסים אלה למינהל לביטוח לאומי לא יאוחר מסוף פברואר. מועדי שינוי כל שנה, תלוי מתי תאריך נופל על לוח השנה. אם המועד האחרון הוא בסוף שבוע או בחופשה, התאריך מועבר ליום העסקים הבא. הנה מועדי המדויק עבור מסים שכר סוף השנה עבור השנה הנוכחית.
לא באמצעות טופס W-2 מאושר
לא ניתן להוריד את טופס W-2, להעתיק ולהשתמש בו.
האדום על A הוא דיו מיוחד. עליך לקבל את הטפסים המאושרים, מחברת ציוד משרדי, ממס הכנסה, או מחברת תוכנה. קרא עוד היכן ניתן לקבל טפסים מאושרים מסוג W-2.
אי הפסקת עצירה של ביטוח לאומי
ביטוח לאומי ניכוי חייב להיות עצר בשעה ביטוח לאומי משכורת מקסימלית עבור כל שנה.
(זה מקסימום השינויים ברוב השנים כדי לשקף את העלות של החיים.) למרות שזה לא ספציפי W-2 השגיאה, היא שכיחה ו יגרום לך לדווח יותר על ביטוח לאומי שכר עבור עובד. לאחר מכן עליך להחזיר את העודף לעובד ולתקן הן את W-2 והן את טופס 941 , את השכר הרבעוני ואת דוח המס עבור כל רבעונים המשקפים את העודף. לדוגמה, אם העובד הגיע למקסימום עבור ניכוי ביטוח לאומי בספטמבר, עליך לשנות את טופס 941 עבור הרבעון השלישי.
שליחת טפסים W-2 למס הכנסה
טופסי ביטוח לאומי חייבים להינתן לעובדים עד סוף ינואר והוגשו עד סוף חודש פברואר למינהל לביטוח לאומי , יחד עם טופס ההעברה W-3, אשר צובר את כל המידע מכל W-2.
כשלון לקבל ויתור על מס הכנסה עבור לא E-fling
מעסיקים הגשת 250 או יותר צורות W-2 חייב לקבל ויתור אם הם לא רוצים הקובץ האלקטרוני. קרא עוד על איך לקבל ויתור על הגשת W-2 טפסים אלקטרונית (PDF).
ביצוע טעויות אלה טופס משותף על טופס W-2
השגיאות הנפוצות ביותר בטופס W-2 כוללות:
- אי הכללה של ספרות עשרוניות וסנטים על סכומים
- אי-שימוש בדיו שחור (ביצוע ערכים קל מדי)
- ביצוע הערכים גדול מדי או קטן מדי. מס הכנסה מציע לך להשתמש 12 נק '. גופן סוג שליח להדפסת W-2s.
- שם עובד שגוי. השם הראשון של העובד והאמצע הראשוני מתחיל בתיבה הראשונה, שם המשפחה עובד בתיבה השנייה, וכל סיומת (כמו "ג'וניור") נכנסת לקופסה השלישית.
שימוש בתוכנות פיננסיות יכול לעזור לך להימנע רבות של שגיאות אלה על טפסים W-2, במיוחד טעויות טופס, והתוכנה שלך יכול להזהיר אותך כאשר אתה מגיע לסכום השכר המרבי הביטוח הלאומי. בדוק את המאמר הזה על 2012 תוכנות הנהלת חשבונות על ידי רוזמרי פבלר, מדריך עסקים האוצר, התמקדות בתוכניות הכוללות פונקציות שכר.
כיצד לתקן טופס W-2
עליך לספק טופס W-2 לכל עובד עד סוף ינואר בכל שנה (עבור השנה הקלנדרית הקודמת), אבל אתה לא צריך להגיש את הטפסים האלה למינהל לביטוח לאומי (SSA) עד סוף פברואר. עיכוב זה מספק זמן לתיקון שגיאות.
אם אתה יכול לתקן את השגיאה לפני הגשת עם SSA, פשוט לבצע את התיקון ולהגיש את הטופס מתוקן.
אם אתה מוצא את השגיאה לאחר שהגשת עם SSA, עליך לשלוח מתוקן W-2 יחד עם טופס משודר טופס W-3C).
קרא עוד פרטים על איך לבצע תיקונים לטופס W-2, לאחר שהגשת אותו למנהל הביטוח הלאומי.