הדרך בה אתה מברך לקוח בטלפון חשוב עבור העסק שלך
מערכות הטלפון המתוחכמות של היום יכולות להקל על עסקים בעלי נפח שיחות גבוה, אבל אותן מערכות הן לעתים קרובות מתסכלות עבור המתקשרים שרק רוצים לדבר עם אדם.
כאשר לקוחות סוף סוף להגיע לחבר הצוות שלך, זה חיוני כי האדם עונה לטלפון מתייחסת המתקשרים עם אדיבות מירבית. במילים פשוטות: להתייחס למתקשרים שלך בצורה שאתה רוצה להיות מטופלים על שיחה עסקית.
להלן כמה נקודות מפתח כדי לעקוב כאשר ביצוע אינטראקציות טלפון מקצועי שיעזור לך ולעובדים שלך ליצור תרבות הטלפון העסקי בחברה שלך.
01 - העברת שיחות
02 - הצבת מתקשר בהמתנה
כאשר המתקשר הוא הניח על ההמתנה, רגע נראה כמו לנצח, לא משנה כמה נעימה החברה שלך להחזיק מוזיקה עשוי להיות. נסה להמתין להשהייה בשיחה לפני שתספר למתקשרים שאתה מעמיד אותם בהמתנה - כלומר, הימנע מלהפריע למתקשרים אם בכלל. ודא שהם מבינים למה אתה לשים אותם בהמתנה, ולהיות אמיתי על כמה זמן זה עלול לקחת. להתנצל על אי הנוחות, ואם הם אינם מסוגלים להחזיק, עדיף לך לקרוא להם בחזרה במקום לבקש מהם להתקשר אליך בחזרה. ונסה להיות אמפתית למתקשר שלך; אף אחד לא אוהב להיות מעוכב, אז להיות מנומס כמו המצב מאפשר.
03 - סיום שיחה
קיימות מספר סיבות שייתכן שתצטרך לסיים שיחת טלפון לפני שהמתקשר מוכן. אם המתקשר פוגע או משתמש בשפה גסה או מאיימת, אינך צריך לסבול התנהגות כזו. תגיד להם שאתה מסיים את השיחה בגלל השפה ההתקפית שלהם, אבל לא לעסוק עלבונות או קדימה ואחורה. הקפד לדווח על שיחות אלו למנהל שלך.
אם אתה צריך לסיים את השיחה כי המתקשר הוא פשוט ארוך מתפתל (וזה לעתים קרובות יותר), לחכות הפסקה ולנסות לסיים דברים בנימוס. אתה יכול להגיד משהו כמו, "זה היה נחמד לדבר איתך, אבל אני צריך לקחת עוד שיחה עכשיו." שאל אם המתקשר יש לך שאלות אחרות לפני שהוא נותן לאדם ללכת, אבל להיות ברור כי אתה מסיים את השיחה.
04 - יצירת דואר קולי אישי ברכות
ברכה קולית היא הצהרה של מי אתה ומה ערכי החברה שלך. ברכה קולית קצרה ופתאומית לא יוצרת רושם ראשוני טוב, וברוך ארוך, מתמשך, מתסכל את המתקשרים. נסה להגיע לנקודה ביעילות: ציין מי אתה, שם החברה, ומדוע אינך יכול לענות לשיחה (מחוץ למשרד, בשיחה אחרת, משם למשך פרק זמן). אתה לא צריך לספק יותר מדי פרטים - רק מספיק כדי שהמתקשר יודע שהוא או היא שמעו וכי תוכל להחזיר את השיחה.
05 - כתיבת תסריט לדייר אוטומטי
הדבר הראשון הלקוחות שלך ושותפים עסקיים לשמוע כאשר הם מתקשרים לחברה שלך יהיה דיילת אוטומטית של מערכת הטלפון שלך. הצג את האפשרויות הממוספרות בהנחה שהמתקשר שלך אינו מכיר את החברה וצריך הדרכה. ודא שהמתקשרים יודעים שאם יש להם תוסף ישיר לאדם מסוים, הם יכולים להגיע ישירות אל אותו אדם בכל עת.
עבור כל המתקשרים האחרים, נסה להשתמש במספרים המוכרים ביותר עבור כל הרחבה ("לחץ על אפס עבור פקידת הקבלה", לדוגמה). תאר את המחלקה לפני מתן המספר - לדוגמה, "לקבלת תמיכת לקוחות, לחץ על 5."
06 - כתיבת סקריפט אוטומטי Attendant עבור שעות לאחר סגירה או סגירה
אם העסק שלך נסגר לאחר זמן מסוים או בסופי שבוע ואף אחד לא זמין לענות או לסייע למתקשרים שלך, ליצור לאחר שעות דיילת ברכה אוטומטית. תגיד למתקשרים שלך מראש כי העסק הוא סגור, בסוף, לבקש מהם להתקשר בחזרה. זכור לכלול את שעות הפעילות הרגילות שלך.
07 - השארת טלפון טלפון מקצועי
הודעה קולית הפכה לחלק רגיל מכל מערכת טלפון ברמה עסקית, ויודעת איך להשאיר הודעה קולית מקצועית בטלפון, בנוסף על איך לענות על אחד משקף חיובי על החברה שלך. כל העובדים המשתמשים בטלפון כחלק מתפקידם צריכים לדעת כיצד להשאיר הודעת טלפון מקצועית .