כללי התנהגות של דואר קולי ברכות
כאשר העובד האוטומטי מעביר שיחה לאותה הרחבה, התוסף הזמין הבא יקבל את השיחה. אם כל הרחבות מחלקת החשבונות עסוקות או לא זמינות, השיחה תועבר לתיבת הדואר הקולי של המחלקה.
אפשרויות הודעה קולית
בהתאם למערכת הטלפון שיש לך בחברה שלך, עשויות להיות אפשרויות שונות עבור סוג של הודעות קוליות אתה רשאי להלחין. אלו כוללים:
- דואר קולי כללי
הודעת הדואר הקולי הכללית משמשת כברירת מחדל לדואר הקולי אם לא נקבע סוג ברכה אחר. - הודעה קולית
הוא משמש כדי לברך אנשים שקוראים המחלקה שלך מתוך החברה שלך (כלומר מתוך הרחבה נוספת). בדרך כלל, זה חל רק על חברות גדולות מאוד. - הודעה קולית
ברכה זו תשמע עבור אנשים המתקשרים מחוץ לחברה שלך. הדיילת האוטומטית של מערכת הטלפונים שלך עשויה לשחק ברכה כללית של החברה, כי כל המתקשרים החיצוניים ישמעו. אם שם החברה שלך מוזכר ברכה זו, אתה לא צריך להגיד את זה שוב ב ברכה מחלקתי שלך.
- זמני או "מחוץ למשרד" הודעה קולית ברכה
הודעת הדואר הקולי הזמני או מחוץ למשרד נקבעת כאשר המחלקה כולה לא תהיה זמינה למשך פרק זמן מסוים. לדוגמה, המחלקה מאוישת רק בין השעות 8: 00-17: 00 או יש פגישה מחלקת חובה כי מסיר את כל האנשים לענות לטלפון. רוב מערכות תא קולי יאפשר לך לקבוע תאריך תפוגה וזמן אז אתה לא צריך לזכור לכבות את זה כאשר המחלקה שלך חוזר לפעולות רגילות.
- בטלפון (עסוק) הודעה קולית
ברכה זו משמשת כדי ליידע את המתקשרים כי המחלקה זמינה אבל אף אחד לא יכול לקחת את השיחה שלהם מיד כי כל הרחבות בבריכה המחלקה עסוקים עם המתקשרים האחרים.
אלמנטים של דואר קולי טוב ברכה
- שם מחלקה
- הצהרה כי אתה לא יכול לקחת את השיחה שלהם עכשיו
- הזמנה להשאיר הודעה
- כאשר הם יכולים לצפות לשיחת החזרה
- אפשרויות נוספות הזמינות (למשל "לחץ על מקש הפאונד כדי לחזור ל ...")
- כתובת אתר אם היא יכולה לספק מידע משמעותי
- לא יותר מ 20 - 25 שניות (כלל אצבע)
- אל תתחיל עם "השיחה שלך הוא מאוד חשוב לנו ..." ברכה. ביטוי זה הוא overused ובדרך כלל הוא "לכבות" למתקשרים.
- הימנע מתן מידע יותר מדי ביצוע ברכה ארוכה מדי.
דוגמה טובה הודעה קולית קולית ברכות
- הגעת למחלקת הנהלת חשבונות. כל הנציגים שלנו עסוקים בטיפול במתקשרים אחרים. במקום לבזבז זמן יקר שלך בהמתנה, אנחנו רוצים להחזיר את השיחה בתוך שתי שעות עסקים. אם ברצונך לחזור לתפריט הקודם, לחץ על כוכב עכשיו. אחרת, להשאיר לנו הודעה מפורטת עם השם שלך ואת המספר. לאחר הקלטת ההודעה, תוכל ללחוץ על מקש הפאונד לקבלת אפשרויות נוספות. תודה שהתקשרת.
- הגעת למחלקת המכירות ב- Operations Tech, Inc. כל נציגי המכירות שלנו עסוקים בשירות לקוחות אחרים, אך ברצוננו להחזיר את השיחה שלך בהקדם האפשרי. לקבלת מידע על מחירים שוטפים או כדי לבדוק את הסטטוס של ההזמנה, בקר אותנו באינטרנט. אחרת, השאר לנו הודעה עם השם והמספר שלך לאחר הצליל. אם ברצונך לחזור לתפריט הקודם, לחץ על מקש הכוכב כעת.
- הגעת למחלקת הנהלת חשבונות ב- Operations Tech, Inc. המחלקה סגורה. שעות הפעילות הרגילות שלנו הן בין השעות 8: 00-17: 00 בימי שני עד יום שישי. אנחנו סגורים בימי שבת וראשון. באפשרותך ללחוץ על מקש הכוכב בכל עת כדי לחזור לתפריט הקודם. אחרת, נא להשאיר לנו הודעה עם השם שלך ואת המספר ואנו נחזיר את השיחה שלך כאשר המשרד נפתח מחדש. אתה יכול לנתק לאחר שעזב את ההודעה שלך או לחץ על מקש פאונד עבור אפשרויות נוספות. תודה שהתקשרת.
הודעות דואר קולי רעות
- הגעת למחלקת המכירות. השאירו לנו הודעה.
- שלום. הגעת למחלקת הנהלת חשבונות ב- XYZ.com. כל רואי החשבון נמצאים כעת בפגישת מחלקה חובה ואף אחד לא זמין לקחת את השיחה שלך. השיחה שלך חשובה לנו מאוד ואנחנו רוצים להחזיר את השיחה שלך ברגע שנחזור. עם זאת, זה סוף השנה ואת צבר ההזמנות שלנו הוא ארוך מאוד. אם אתה מתקשר לגבי ביצוע תשלום על חשבון איחור, הקפד לספר לנו בהודעה שלך כדי שנוכל להתקשר אליך מיד. אחרת, אנא המתן לצליל והשאיר לנו הודעה סודית מפורטת.
- המחלקה סגורה. נא להשאיר הודעה לאחר הצליל.