דואר אלקטרוני אפקטיבי כללי התנהגות

01 - שלח רק הודעות דוא"ל ברורות ו תמציתיות

02 - השתמש תמיד נושא נושא משמעותי

לעולם אל תשאיר את שורת הנושא של כתובת דוא"ל ריקה. שורת נושא ריקה עשויה לקבל את הדוא"ל שלך מסומן כדואר זבל, והיא לעולם לא תגיע ליעדה. הודעות דוא"ל עם שורות נושא ריק גם לעתים קרובות ללכת overlooked, במיוחד אם הנמען המיועד בדרך כלל מקבל הודעות דוא"ל רבות בכל יום נתון. השתמש תמיד בשורת נושא שמשקפת כראוי את תוכן הדוא"ל שלך. זה יעזור הנמענים שלך למיין את הודעות הדוא"ל שלהם בצורה יעילה יותר יעודד תגובה מהירה יותר את הדוא"ל שלך.

03 - הימנע אימייל מעוצב להפליא

שלח אימיילים בפורמטים מקצועיים. הימנע מגופנים ותמונות רבגוניים עבור רקע. אלה accouterments עשוי להסיח את דעתו של הקורא או להפוך את ההודעה קשה לקריאה. כל תמונות הרקע שאתה מוסיף יכולות לנפח את גודל הקובץ של הדוא"ל שלך. זה עלול להכריח את הנמענים עם חיבורים איטיים להמתין זמן רב מייסר עבור ההודעה שלך. תמונות רקע שאתה מוסיף יכול לנפח את גודל הקובץ של הדוא"ל שלך. זה עלול להכריח את הנמענים עם חיבורים איטיים להמתין זמן רב כדי להוריד את ההודעה.

אם החברה שלך מתעקשת כי אתה משתמש נייר מכתבים מסוים כדי להקרין מראה ותחושה עקבית, לנצל את זה. הלוגו של החברה ואת קו החתימה יכול הפרויקט מקצועי על גבי הדוא"ל שלך.

04 - שלח תשובות בזמן

אל תגרום לאנשים לחכות לתשובות בזמן לדוא"ל שלהם. להגיב מיד עם מסר ברור, תמציתית. אם אתה זקוק לזמן נוסף כדי לחקור תשובה או לאסוף מידע נוסף, אמור לשולח הדוא"ל שלך כאשר הם יכולים לצפות לתשובה.

05 - השתמש בכלי תגובה מחוץ למשרד

אם אתה הולך להיות מחוץ למשרד ולא מסוגל לקרוא את הדוא"ל שלך, להשתמש במערכת הדוא"ל של מערכת מחוץ למשרד באופן אוטומטי להגיב לכל מי שמנסה ליצור איתך קשר. ודא שהתגובה האוטומטית מאפשרת לשולחים לדעת מתי הם מצפים לקבל תגובה.

06 - אל תבכה זאב עם דגלים בעדיפות גבוהה

רוב מערכות הדואר האלקטרוני מאפשרות לך לסמן הודעת דוא"ל בשם "עדיפות גבוהה" או "העומס". אל תהפוך את זה לדפדפן ברירת המחדל שלך. השתמש בו במשורה, או שהנמענים שלך יתעלמו מדגל העדיפות. כאשר אתה שולח סוף סוף דוא"ל חשוב באמת, הוא לא יקבל את תשומת הלב הראויה.

07 - שקול אם "תגובה לכולם" הוא הכרחי

אל תלחץ באופן אינסטינקטיבי על הלחצן 'השב לכולם' עבור כל הודעת דוא"ל הכוללת מספר שולחים או נמענים. שקול את הנושא ולהחליט מי צריך לקרוא את התשובה שלך. כל הזמן להגיב לכולם ללא צורך במהירות להרוויח לך מוניטין כמו "מפיצי דואר זבל", ואנשים יכולים להתחיל להתעלם הודעות הדוא"ל שלך לגמרי.

08 - חשבונות עסקיים נפרדים דוא"ל אישי

אלא אם כן זה מקרה חירום, לעולם אל תשתמש בדוא"ל העסקי שלך לצורך התכתבות אישית. גם אם אתה הבעלים של העסק שלך, זה רעיון טוב יש שני חשבונות דוא"ל נפרדים. זה יאפשר לך לתעדף את הודעות הדוא"ל שלך ולשמור הודעות אישיות שאינן קשורות מחוץ לרשת העסק.

09 - שימוש מקצועי שמות חשבון דוא"ל

השתמש בשם שלך כחלק מכל כתובת דוא"ל עסקית. לדוגמה, james.bucki@example.com, או jbucki@example.com. הימנע כינויים, ידיות, כנופיות או הפניות מעורפל. לדוגמה, אל תשתמש ב- soccer.mom@example.com או ב- baseball.nut@example.com.

10 - האם אימייל הטוב ביותר עבור תגובה זו?

אל תשתמש בדוא"ל ככלי התקשורת היחיד שלך. לא כל ההודעות הן דוא"ל מתאים, ויהיו פעמים כאשר שיחת טלפון קצרה או ביקור קצר במשרד יכול להיות דרך יעילה יותר להעביר מסר. מפגש או שיחה בטלפון יכולים להציג אלמנט אנושי לאינטראקציות, וזה יכול לעשות את כל ההבדל כאשר אתה מנסה להסביר משהו, או שאתה רוצה לשכנע מישהו לנקוט פעולה.

11 - להיות רגישים ונגישים

לעולם אל תשתמש בדוא"ל כדי לסיים את הקשר או החוזה. בתכתובת עסקית מקצועית, תמיד לכלול קו חתימה המספק דרכים חלופיות ליצור איתך קשר. לדוגמה, ייתכן שתכלול את מספרי המשרד, הפקס והטלפון הנייד שלך ואת כתובת הדואר המשרדי שלך.

12 - הימנע שליחת קבצים מאסיביים

אתה לעולם לא יודע איך או לאן הנמען שלך יהיה גישה הדוא"ל שלהם. מכשירים ניידים עשויים להתחיל להוריד את הקובץ לפני שתבקש מהמשתמש לאשר את ההורדה. זה יכול לקחת זמן רב לצרוך רוחב פס כי הנמען חייב לשלם. שמור את הגודל המשולב של קבצים מצורפים תחת 50MB.

אם עליך לשלוח קובץ גדול, פנה תחילה לנמענים ושאל כיצד הם מעוניינים לקבל את הקובץ. אתה גם משתמש בשירות העברת קבצים כדי לשלוח את הקובץ.

13 - תחשוב לפני שאתה שולח את זה דוא"ל

לבסוף, לקחת רגע ולשקול מה שכתבת לפני שאתה לוחץ על "שלח" כפתור. האם זה משהו שלא צריך להישלח בדוא"ל? האם זה אופי אישי ולא מתאים להשתמש במערכת הדוא"ל של החברה? האם אתה כותב את הדוא"ל בזמן כועס וכלל קטעים ייתכן מאוד מתחרט מאוחר יותר? אם כן, לחץ על כפתור "מחק".