נימוסים נאותים הטלפון העסקי יכול לעשות רושם חיובי על הלקוחות שלך ולקוחות. העברת שיחת טלפון היא יותר מאשר רק לדעת מה הלחצנים לדחוף על מערכת הטלפון שלך. נימוסי הטלפון העסקיים שאתה ועובדיך משתמשים בהם כל יום הם השתקפות ישירה של החברה שלך. אתה יכול לשים קדימה רושם מקצועי או אחד כי הוא חסר. אם העובד שלך הוא מנהל הכספים הראשי או temp טעונה לענות על הטלפונים, לוודא שכל אחד בחברה שלך הוא עד מהירות על איך להעביר שיחה מקצועית.
01 - הסבר למה אתה צריך להעביר את השיחה
אנשים יכולים לסלוח הרבה דברים, אבל גסות רוח במקום העבודה הוא לא אחד מהם. בנימוס להסביר למתקשר למה אתה צריך להעביר את השיחה. יכול להיות שהמתקשר הגיע למחלקה הלא נכונה או להארכה הלא נכונה במחלקה הנכונה. סיבה נוספת להעברת שיחה יכולה להיות שרק מחלקה אחרת יכולה לענות על השאלה, או שאין לך מספיק סמכות לקבל את ההחלטה שהמתקשר מבקש. בכל מקרה, ודא המתקשרים יודעים בדיוק למה השיחה צריכה להעביר, כך שהם לא חושבים שאתה פשוט עובר את הכסף. 02 - תן את המידע שלך ראשית
תמיד לתת המתקשרים השם שלך ואת הסיומת רק במקרה שאתה מקבל מנותק. זה מאפשר להם לדעת שאתה מודאג באופן אישי על המצב שלהם. אתה גם רוצה למנוע מצב שבו המתקשר מנותק ויש לו להתחיל מחדש מאפס, להסביר את המצב נציג החברה אחרת. אתה צריך גם לספר המתקשרים שם של אדם או מחלקה אתה מעביר אותם, ולתת את מספר השלוחה גם כן. לא משנה מה אתה עסק, כולם בעסק של שירות לקוחות טוב. 03 - לבקש רשות ליזום את ההעברה
לאחר שיצרת קשר עם המתקשר, בקש מהמתקשר רשות ליזום את ההעברה. בקשה זו גם נותן למתקשר הזדמנות לשאול שאלות אחרות או להביע כל חששות אחרים לך. זה גם נותן המתקשרים הזדמנות לומר שהם יתקשר בחזרה כאשר יש להם יותר זמן. לפעמים זה קורה כי המתקשר לא רוצה להעביר. אם כן, גלה מדוע. לאחר מכן, להסביר כי ההעברה תבטיח שהם מקבלים סיוע מהר ככל האפשר. כמו כן, להסביר כי תוכל לתת את נציג הבא את כל המידע על השיחה שלהם עד כה, כי הם לא יצטרכו להסביר את מצבם שוב
04 - המתן לתשובה
אל תעביר את השיחה בעיוורון ברגע שתשמע את צלצול הטלפון האחר. המתן עד שהאדם השני יענה ויסביר מדוע השיחה מועברת. צעד זה נותן לעובד הבא הזדמנות להתכונן לשיחה ומונע מהמתקשר להסביר את מצבם או את הבעיה מחדש. 05 - מבוא
חזור למתקשר והכרז את השם ו / או המחלקה שאתה מעביר אליהם. תודה למתקשר על סבלנותו ושאל אם תוכל לעשות כל דבר אחר עבורם לפני שתנתק. זה עוזר אם אתה יכול להשתמש הראשון או שם המשפחה של האדם אליו המתקשר מועבר. זה מחזק את הקשר האישי שאתה הקימו עוד יוצר תחושה כי המתקשר הוא להיות מטופל היטב. 06 - השלם את ההעברה
מלא את ההעברה על ידי חיבור המתקשר לאדם או למחלקה האחרים. זכור לסיים את החיבור על - ידי ניתוק הטלפון או ניתוק האוזנייה. בגלל מערכות הטלפון יכול להיות מסובך, במיוחד בחברות גדולות, אתה רוצה לוודא שאתה מנותק לחלוטין את עצמך מן השיחה. אם אתה חדש לתפקיד, זה משלם להתנסות כמה פעמים עם עמית לפני למעשה העברת שיחה. קיימות מספר סיבות לסיום שיחה לאחר שתעסוק במתקשר. עם זאת, כל סיבה יש לך, לא משנה כמה לגיטימי, אתה חייב להתנתק באופן מקצועי. הסיבה הנפוצה ביותר לסיום השיחה היא כי נתקלתם בטוהר ממושך - מישהו שיצרוך יותר מדי מזמנך וימנע ממך ללכת לעסק שלך. סיבה פחות נפוצה נוספת היא שהמתקשר משתמש בשפה פוגעת, מאיימת או גסה. למרבה הצער, אנשים עם בעיות ניהול כעס מרגיש שהם יכולים לפרוק את העוינות שלהם על זרים, במיוחד אלה בענף השירותים או במצב שירות. התייעץ עם המדיניות והנהלים של החברה שלך לגבי אופן הטיפול בסוג זה של מצב, כדי למנוע כל השלכות משפטיות. וזכור, תמיד עדיף לשים את המתקשר בהמתנה בזמן שאתה מבקש עצה מאשר לומר משהו שאתה עלול להתחרט מאוחר יותר.
חשיבותה של כללי התנהגות הטלפון
הטלפון הוא לעתים קרובות של הלקוח או הלקוח של הקשר הראשון עם העסק שלך. אתה רוצה את החוויה להיות הכי טוב זה יכול להיות. בעיקר, אתה לא רוצה לקוחות נתקע קורא התחרות שלך, אז זה שווה להשקיע זמן בהכשרה הצוות שלך כללי התנהגות נאותה.