ודא כי אתה מעביר כבוד ללקוחות ומתקשרים אחרים
הודעה קולית הפכה לחלק סטנדרטי של כל מערכת הטלפון בכיתה עסקית . לא רק יהיה לדעת איך להשאיר הודעה קולית מקצועי הטלפון משקפים באופן חיובי על החברה שלך, חשוב התמונה המקצועית שלך גם כן.
כל עובד המשתמש בטלפון כחלק מתפקידם צריך לדעת איך להשאיר הודעת טלפון מקצועית. הנה כמה עצות עבור עובדים חדשים או חסרי ניסיון לעזוב את סוגי מקצועי, אדיב הודעות הטלפון כי יחזרו.
01 - תחשוב ראשון
02 - הצג את עצמך
התחל כל הודעה קולית על ידי הצגת עצמך, כך הנמען יודע מי מתקשר מיד. זה צריך לכלול את שמך המלא ואת שם החברה. דוגמה: "זוהי ג'יין דו המתקשרת מחברת X לסוזי ג'ונס על חשבונך". ודא שאתה יודע איך לבטא את שם האדם שאתה מתקשר, אתה לא רוצה להעליב אותם לפני שאתה אפילו דיבר איתם.
03 - דבר לאט
לדבר לאט מספיק כדי שהאדם מקבל את המסר יכול לשמוע כל מילה. זה מאוד מתסכל כאשר אתה הולך כדי לאחזר הודעה רק כדי לגלות כי האדם השני הוא מדבר מהר מדי כדי להיות מובן. ודא אם אתה עוזב מספר התקשרות חוזר על זה פעמיים אז האדם יכול לרשום אותו.
04 - דבר בבירור
לדבר ישירות לתוך שפופרת הטלפון שלך בטון ברור ומאופנן של קול. אל תחזיק את הטלפון בין הלחי והכתף, כך שהפומית ממוקמת בצוואר. זה בסדר בזמן שאתה מחייג או בזמן שהטלפון מצלצל בצד השני, אבל לא פעם שאתה מחובר.
05 - שמור על זה קצר
אתה לא צריך להשאיר את כל הפרטים על הודעת הדואר הקולי שלך. רוב מערכות הטלפון העסקי יש אחד עד שתי דקות להגביל את המסרים לפני סיום השיחה. השאר סיכום קצר של הסיבה לשיחה שלך וסגור עם בקשה לשיחה חזרה.
06 - סוף זה מקצועי
בדיוק כמו מכתב עסקי מקצועי, בסופו של דבר על ידי מתן פרטי הקשר שלך. אם האדם אינו מכיר אותך או עלול להיתקל בבעיות בהצבתך, חזור על השם והחברה שלך יחד עם הדרך הטובה ביותר להגיע אליך. אם כבר יש לך יחסי עבודה חזקים, ייתכן שתוכל לדלג על החזרת השם שלך, אבל עדיין להיות בטוח לתת להם את המספר הטוב ביותר להתקשר אליך בחזרה, ומה פעמים אתה תהיה זמין.
07 - שיחת טלפון?
אם אתה סבור שהודעת הדואר הקולי שלך נשלחה על ידי מערכת הדואר הקולי לפני שתסיים, נסה את השיחה שוב והנח אותה על ידי כך שתאמר לאדם שאתה סבור שההודעה הקודמת שלך הושמטה. נסו לשמור את זה קצר; אתה לא רוצה להיתקל כמזיק. רק תגיד את שמך שוב ותשאיר את המספר שלך, עם ברכה כמו "רק רציתי להיות בטוח שיש לך את ההודעה שלי, זה נשמע כאילו היינו מנותקים.
08 - תרגול ולבדוק את עצמך
אם אינך בטוח או מרגיש עצבני על השארת הודעות עסקיות, דואר, להתאמן עם חבר או עמית. השאירו להם הודעה קולית לדוגמה ולשאול אותם ביקורת: האם אתה מדבר מהר מדי, או שאתה אחרת קשה להבין? זה אולי אפילו שווה להשאיר את עצמך הודעה קולית להקשיב איך אתה נשמע.