לפני שתכין ולהפיץ W-2 טפסים

01 - ודא שיש לך עובדים מסווגים כראוי כעובדים

עובד הוא עובד שמבצע עבודה לכיוון של מעסיק. באופן כללי, כל מי שמבצע שירותים עבור ארגון הוא עובד אם הארגון יכול לשלוט במה ייעשה ואיך זה ייעשה.

מאידך גיסא, קבלן עצמאי הוא יחיד או עסק המספק שירותים לאדם או לעסק אחר. הקבלן העצמאי הוא גוף עסקי נפרד ואינו נחשב לעובד. כמה דוגמאות של קבלנים עצמאיים הם יועצים, סוכנים, או מתווכים. עבודתם של קבלנים עצמאיים היא לעתים קרובות מקרית או לא חיונית לעסק; לדוגמה, שירות ניקיון, מעבד שכר, או שירות IT.

קרא עוד על סיווג עובדים כעובדים או קבלנים עצמאיים , ולהתייעץ עם עורך דין תעסוקה לסיוע.

02 - בדוק הפצה ותאריכי תיוק לשנה הנוכחית

שני שלבים מעורבים בתהליך W-2. הצעד הראשון הוא הפצת טפסים W-2 לעובדים. השלב השני הוא להגיש את הטפסים האלה עם המינהל לביטוח לאומי. (SSA)

המועד האחרון להפצה הן לעובדים והן להגשה עם ה- SSA הוא 31 בינואר של השנה הבאה. זהו מועד מוקדם יותר עבור הגשת SSA הוגדר כדי לסייע במניעת הונאת מס. קרא עוד על W-2 ו 1099 מועדים.

ודא שאתה נותן לעובדים את הצורות שלהם בתחילת ינואר, אז יש להם זמן לבדוק אותם, כדי למנוע טעויות.

03 - בדיקת טופסי W-4 של העובד

מעסיקים נדרשים לקבל טופס W-4 על הקובץ עבור כל העובדים בכל עת. טופס W-4 כולל מידע הדרוש לקביעת סכום ניכוי מס הכנסה פדרלי של העובד, שימוש במצב משפחתי, מספר התלויים וכל סכומים נוספים שיש למנוע.

טופס W-4 חייב להסתיים בשעה לשכור בכל עת העובד רוצה לעשות שינוי. על העובד לשנות את טופס W-4 אם המידע האישי של העובד (כולל מצב משפחתי ומספר התלויים) משתנה או אם כתובת העובד משתנה. העובד רשאי גם לשנות את טופס W-4 בכל עת כדי לשנות את כמות ניכוי.

בכל שנה לפני סוף השנה, המעסיקים צריכים לבקש מכל העובדים לבדוק את טופס W-4 כדי לוודא שהמידע האישי מדויק.

הפיכת העובדים הבטוחים למידע מדויק ועדכני על טופס W-4 תעזור לכם להכין ולהפיץ טופסי W-2.

04 - לאסוף מידע שכר עבור W-2 טפסים

ראשית, תזדקק למידע בסיסי על החברה שלך עבור כל צורות W-2:

• מספר זיהוי המעסיק של החברה שלך
• השם, הכתובת וה- zip של העסק
• ואת המדינה שלך מס מספר זיהוי מס

לאחר מכן, יהיה עליך לאסוף מידע על כל עובד, הן מידע אישי והן פרטי שכר:

• שם העובד וכתובתו ומספר תעודת זהות או מספר מזהה מס אחר
• הסכום ששולם לעובד זה: סך השכר, טיפים ופיצויים אחרים
• סכום של מס הכנסה פדרלי נידון
• שכר סוציאלי (עד לסכום המרבי של הביטוח הלאומי לשנה)
• Medicare שכר ועצות Medicare מס ניכוי, כולל תוספת מס מדיקייר עבור הכנסה גבוהה עובדים.
• הוקצו טיפים לעובדים שהוקצו
• הטבות טיפול תלויית שילם, והטבות אחרות החייבות במס לעובד
• עבור כל מדינה שבה העובד עבד, המדינה שכר ועצות שילם מס הכנסה המדינה מנוכה
• שכר מקומי וטיפים ששולמו ומס הכנסה מקומי ניכוי.

05 - סקירה W-2 עיבוד - איך W-2 של יצור?

אם החברה שלך היא חדשה לעיבוד שכר, או אם מצב המשכורות שלך השתנה לאחרונה, מומלץ לבדוק את התהליך של מציאת, השלמת והפצה של דוחות סוף שנה לעובדים. ניתן לקבל טפסים מסוג W-2 מחנות לציוד משרדי, מחיר לרכישה, ממס או מחשוב, או ממס הכנסה.

הערה: לא ניתן להוריד טופסי W-2 ממס הכנסה או במקומות אחרים באינטרנט. העתק A של טופס W-2 הוא בצבע מסוים של דיו אדום ולא ניתן לשכפל. עליך להגיש את טופס מס הכנסה מסוים של העתק א 'עם מינהל ביטוח לאומי (זהו עותק לך לשמור קובץ עם הביטוח הלאומי בסוף פברואר).

הנה כמה אפשרויות להכנת W-2 טפסים:

• באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות . אם יש לך רק כמה עובדים ואתה משתמש בתוכנה חשבונאית, ייתכן שתוכל לרכוש תוספת כדי להכין W-2 טפסים באמצעות תוכנה זו.
• שימוש בתוכנת הכנת מס. אם אתה משתמש באחת התוכנות הנפוצות הכנה מס, או באינטרנט או בגירסת שולחן העבודה, ואתה רכשת את הגירסה העסקית של תוכנה זו, לבדוק אם עיבוד W-2 כלול. שירלי אלמבלד, מדריך פיננסי תוכנה, יש מאמר על ביקורות תוכנה מס
• באמצעות טפסים שנרכשו W-2 . החברות הגדולות במשרד המספקים יש מודפס מראש W-2 טפסים לשימוש עם תוכנה על גבי תקליטור אשר מאפשר לך להזין את המידע עבור טפסים אלה באופן ידני ולהדפיס אותם על המדפסת שלך.

בכל שיטה אתה משתמש להשלמת והדפסה W-2 טפסים צריך גם W-3 טפסים הילוכים .

06 - להחליט כיצד להפיץ W-2 טפסים לעובדים

לאחר יצירת טפסים W-2, ההחלטה הבאה שלך היא איך להפיץ אותם לעובדים. זכור כי המועד האחרון להפצת טפסים W-2 לעובדים הוא 31 ינואר של השנה לאחר שנת המס. לדוגמה, מעסיקים שנדרשו להפיץ את שנת המס 2016 W-2s יש עד 31 בינואר 2017, כדי להפיץ אותם.

יש לך שתי אפשרויות להפצת טפסים מודפסים של W-2 לעובדים: או לשלוח אותם או להפיץ אותם לעובדים באופן אישי. אם העובד בוחר את טופס W-2 שלו באופן אישי, ייתכן שתרצה לקבל את העובד סימן כי הטופס היה הרים, כדי להימנע משאלה אם זה נעשה.

07 - בדוק שגיאות לפני שליחת טפסים W-2 לעובדים

כדי למזער בעיות ולהצטרך לשלוח מחדש טפסים של W-2, בדוק את טופסי W-2 עבור שגיאות, תוך שימוש ברשימה זו. שגיאות נפוצות של W-2 כוללות שימוש בטופס השנה הלא נכון, אי-הכללת מידע, הצבת מידע בתיבה שגויה, ואי-ציות להפסקת ניכוי הביטוח הלאומי.

08 - טיפול בבקשות עובדים עבור טופסי W-2 כפולים

עובדים לעתים קרובות במקום או לאבד W-2 טפסים והם עלולים לבוא מחלקת השכר שלך המבקש עותק כפול של טופס W-2 שלהם. לפני שתפיץ טופסי W-2, שקול כיצד תטפל בבקשות הבאות:

• אם יש לך להדפיס את הטפסים באופן פנימי, אתה יכול פשוט להדפיס מחדש את טופס W-2 ולתת אותו או לשלוח אותו לעובד.
• אם הטופס הוכן על ידי שירות שכר חיצוני, הם עשויים לחייב אותך על העלות של הדפסה חוזרת ושליחת הטופס. ייתכן שתרצה לחייב את העובדים עבור טופס כפולים הראשון, או לשכפל השני בשנה (זה קורה!).

לא משנה מה תחליט, זה רעיון טוב כדי לתקשר את המדיניות לגבי טפסים כפולים לעובדים. לאחר תשלום עבור טפסים כפולים אולי נראה קיצוני, אבל זה יכול לקצץ במספר צורות שאבדו שיש לך להתמודד עם.

09 - הגשת W-2 ו- W-3 טפסים עם מינהל הביטוח הלאומי

לאחר שהחלטתם כיצד להכין טופסי W-2 וחילקתם טפסים אלה לעובדים (עד 31 בינואר של השנה לאחר שנת המס), ההחלטה הבאה שלכם היא לקבוע כיצד להגיש טפסים אלה עם מנהל הביטוח הלאומי (SSA) .

כל טופסי W-2 חייבים להיות מוגשים במינהל לביטוח לאומי, יחד עם טופס שיגור W-3 . שתי אפשרויות להגשת טפסים אלה:

• ניתן להירשם באופן מקוון בקטע 'שירותים עסקיים מקוונים' של אתר הביטוח הלאומי. יהיה עליך להירשם תחילה, ולאחר מכן להשלים את הטפסים המתאימים באינטרנט. אם אתה קובץ מקוון עם BSO, אתה לא צריך לכלול W-3 טפסים.
• ניתן גם לשלוח דואר W-2 טפסים יחד עם טופס W-3 למינהל לביטוח לאומי.

הנה מידע נוסף על איך להכין טופס W-3 .

10 - בדוק תקנות המדינה להפצת טפסים W-2

כאשר אתה משלים טופס W-2 עבור עובד, חלק אחד של טופס זה (עותק 1) מיועד להישלח למצב שבו העובד עובד. אם העובד עובד ביותר ממדינה אחת, יהיה עליך להגיש עותק של טופס W-2 לכל מדינה.

לכל מדינה יש דרישות שונות להגשת טופסי W-2 וכל צורות שידור. בדוק עם רשות המסים של המדינה שלך או מחלקת הכנסות המדינה כדי ללמוד את דרישות המדינה.

UPDATE: מדינות רבות תואמות את המועד האחרון 31 בינואר מוקדם יותר להגשת W-2s עם SSA.

קרא עוד על מס שכר המדינה.