החלטה: בקשה להצעה או בקשה להצעת מחיר
בקשה להצעה (RFP)
RFP משמש לשירותים או למוצרים מורכבים שבהם איכות, שירות או המוצר הסופי המהונדס יהיו שונים מכל ספק שמגיב.
בקשה להצעת מחיר (RFQ)
RFQ משמש עבור סחורות, שירותים פשוטים או חלקים פשוטים / מסובכים עם מעט או ללא מקום לבידול המוצר או השירות בין הספקים להגיב. נקודות המשא ומתן יכולות לכלול לוחות זמנים למשלוח, אפשרויות אריזה וכו '.
מטרות של RFP או RFQ
- קבל הצעות מפורטות על מנת להעריך את התגובה של כל ספקים, כך את האינטרסים של החברה שלך הם נפגשו בכל החזיתות
- למנף את האופי התחרותי של תהליך בחירת הספק כדי לנהל משא ומתן על העסקה הטובה ביותר האפשרית
- ודא כי האינטרסים של כל בעלי העניין בתוך החברה שלך יתקיימו הסכמה הגיעו
- מעביר את החברה שלך לשליטה על כל תהליך בחירת הספק וקובע את כללי הבחירה מראש
- מתחיל לבנות את השותפות בינך לבין הספק כבר מההתחלה
סעיפי הבקשה להצעה או בקשה להצעת מחיר
RFP או RFQ צריך להכיל את הסעיפים הבאים. זכור, כי כל מסמך יהיה שונה בהתאם לסוג החברה ואת המוצר שאתה מחפש.
להתאים כל סעיף לצרכים האישיים שלך.
- פרטי הגשה
מועדים, כתובת למשלוח דואר אלקטרוני של החברה שלך, איש קשר לשאלות והבהרות - מבוא וסיכום מנהלים
כתוב סעיף זה לאחר סיום המסמך כולו. זה משמש לספק ספקים פוטנציאליים עם סקירה קצרה של החברה שלך ואת הדרישות עבור המוצר או השירות שלך. - סקירה עסקית & רקע
תן סקירה קצרה של העסק שלך, מוצרים ומגזר השוק שאתה לספק. זה יעזור הספקים הפוטנציאליים שלך להבין מה הצרכים העסקיים שאתה מנסה למלא את תהליך בחירת הספק. כמו כן, לספק מידע רקע חשוב שיועיל לספק בעת להגיב. - מפרט מפורט
זה אמור להיות החלק הארוך ביותר של המסמך. עבור RFP, הוא יכיל את הצעדים האיכותיים ואת הדרישות אשר יניעו את ההחלטה בחירת הספק. עבור RFQ סעיף זה אמור לספק את האמצעים כמותיים כי אתה מחפש בתגובת הספק. קריטריון לדוגמה כולל:- שרטוטי מוצרים
- סובלנות הנדסית
- רמות שירות
- אבני דרך
- תוצרים & לוחות זמנים
- דרישות טכניות או עסקיות
- פונקציונליות תוכנה
- דרישות חומרה
- הנחות ואילוצים
כל הנחות ו / או אילוצים כי הספקים הפוטנציאליים צריכים להיות מודעים חייב להיות רשום כאן. כשלון להיות ישר מראש עם הספק יפתח את הדלת renegotiation של ההסכם במועד מאוחר יותר ומפעיל את האפשרות של מאמץ את הקשר שיש לך עם הספק שלך. נושאים אפשריים כוללים הוצאות נסיעה, עלויות שדרוג / שינוי, זכויות רישוי וכו '. - תנאים
כל התנאים וההגבלות של החוזה חייבים להיות רשומים על מנת לספק לבצע תגובה הוגנת כנה. אלה עשויים לכלול אופציות מימון, אורך חוזה, אופציות חידוש, אחריות, קנסות מסירה, רמות שירות וכו '. - קריטריונים לבחירה
החלק האחרון צריך להיות סקירה כללית של קריטריונים לבחירה כי אתה תשתמש כדי להפוך את ההחלטה שלך. חברות מסוימות מעדיפות לשמור מידע זה סודי לחלוטין; בעוד חברות אחרות מאמינים שזה יעזור הספקים הפוטנציאליים להתמקד במה שחשוב לחברה שלך.
הפץ את RFP / RFQ לספקים נבחרים
לבסוף, כתוב מכתב כיסוי ושלח שני עותקים של RFP או RFQ שלך לכל אחד מהספקים שבחרת מתהליך החיפוש שלך. ודא כי פרטי הקשר המתאימים כלולים על מנת לספק סיוע לכל ספק כי צריך את זה.