כיצד לסגור את המשרד לחגים

01 - הודעה על עובדים, לקוחות וספקים

תוכל להודיע ​​ללקוחות באמצעות האתר שלך ואת הודעת הדיילת האוטומטית במערכת הטלפון שלך.

ספקים (במיוחד אלה עם לוחות זמנים אספקה ​​חוזרת) יש לקבל הודעה באמצעות דוא"ל, טלפון או דואר רגיל.

02 - להודיע ​​על אנשי האבטחה או השירותים

להודיע ​​על אנשי האבטחה שלך או על שירות הביטחון לגבי תאריכי הסגירה הקרובים שלך. ודא שלספקי האבטחה שלך יש רשימת חירום מעודכנת שמכילה את פרטי הקשר, כולל מספרי טלפון, עבורך ועבור עובדי המפתח שלך. הם צריכים לדעת למי לפנות במקרה של בעיה ביטחונית גם כאשר המשרד נסגר לעסקים, ומי רשאי להיות בבניין במהלך הסגירה.

03 - שינוי ברכת הדיילת האוטומטית

שבוע או שבועיים לפני הסגירה, להקליט ברכה אוטומטית על מערכת הטלפון שלך מסביר כי המשרד יהיה סגור לתקופה ממושכת. כלול את התאריך שבו תיסגר וכאשר אתה מצפה לפתוח מחדש. רק לפני שתעזוב, הקלט ברכה אוטומטית שנייה המדגישה מתי תחזור, ובמידת הצורך, למי המתקשרים צריכים לכוון את כל השאלות בהיעדרך.

אם אתה מספק שירותי חירום, כגון חימום וקירור, אינסטלציה או שירותים חיוניים אחרים של לקוחות, הקפד לספר למתקשרים שלך כיצד להגיע לשירות מענה או לטלפון הסלולרי שלך במקרה חירום.

04 - להודיע ​​על שירות מענה שלך

הודע לשירות המענה שלך על התאריכים שבהם המשרד ייסגר, ועדכן את רשימת אנשי הקשר שלך עם מספרי הטלפון של העובדים שיוצגו. ודא שהם יודעים מי ליצור קשר במצבים ספציפיים; אתה לא רוצה מנהלים ברמה העליונה התראה במקרה של בעיה משלוח, למשל.

05 - שינוי הודעות קוליות

אם מערכת הטלפון שלך מאפשרת לעובדים לקבל שיחות חיצוניות על השולחנות שלהם, להורות להם להקליט "סגור לחגים" הודעה או "מחוץ למשרד" ברכה קולית שנותן המתקשרים פרטים חיוניים על הסגירה. העובדים צריכים לתת למתקשרים לדעת מתי הם יחזרו למשרד ומה לעשות אם הם זקוקים לעזרה מיידית בזמן שהמשרד סגור. ברוב המקרים, אתה לא רוצה עובדים נותן את פרטי הקשר האישיים.

06 - הפחתת תרמוסטט, כבה ציוד משרדי

לחסוך באנרגיה ובכסף על ידי הגדרה או תכנות מחדש של תרמוסטט המשרד שלך במהלך הכיבוי. אתה תהיה מופתע החיסכון בעלויות אתה יכול לצבור, וזה עשוי להיות הזדמנות טובה יחסי ציבור; מראים שהחברה שלך מחויבת לשמירה על משאבים.

אתה יכול גם לחסוך באנרגיה ובכסף על ידי כיבוי כל הציוד המשרדי שאינם חיוניים, כולל אורות שולחן, מכונות צילום, מדפסות ומחשבים.

07 - גיבוי שרתים

אם יש לך מחשבים ושרתים, ודא מחזור גיבוי פועל כראוי לפני ואחרי כיבוי. צמצם את החשיפה שלך לאסון על ידי תזמון הגיבוי מחוץ לאתר שלך לאיסוף מוקדם, במקום להמתין לפתיחת העסק מחדש. זהו אזור שבו ברצונך לקבל הוראות ברורות למי לפנות במקרה של בעיה, כדי להיות בטוח שירות מענה שלך הודיע ​​כראוי.

08 - אל תכבה

יש כמה ציוד משרדי שאתה לא צריך לסגור, כולל:

• מכונות פקס
• מערכת טלפון
• שרתים ומערכות גיבוי
• יחידות קירור
• מערכות אבטחה