6 שלב בחירת ספק התהליך

תהליך בחירת הספק יכול להיות משימה מורכבת מאוד רגשית אם אתה לא יודע איך לגשת אליו מההתחלה. להלן חמישה צעדים שיעזרו לך לבחור את הספק המתאים לעסק שלך. מדריך זה יראה לך כיצד לנתח את הדרישות העסקיות שלך, לחפש ספקים פוטנציאליים, להוביל את הצוות בבחירת הספק המנצח ולספק לך תובנה על המשא ומתן החוזה ולהימנע טעויות משא ומתן .

לנתח את דרישות העסק

לפני שתתחיל לאסוף נתונים או לבצע ראיונות, להרכיב צוות של אנשים שיש להם עניין מסוים זה תהליך בחירת הספקים בפרט. המשימה הראשונה שצוות בחירת הספק צריך להשיג היא להגדיר, בכתב, את המוצר, החומר או השירות שאתה מחפש עבור ספק. לאחר מכן, להגדיר את הדרישות הטכניות והעסקיות. כמו כן, להגדיר את דרישות הספק. לבסוף, פרסם את המסמך שלך על האזורים הרלוונטיים לתהליך בחירת הספק ולבקש את הקלט שלו. בקש מהצוות לנתח את ההערות וליצור מסמך סופי. לסיכום:

1. להרכיב צוות הערכה
2. הגדר את המוצר, החומר או השירות
3. הגדרת הדרישות הטכניות והעסקיות
4. הגדר את דרישות הספק
5. פרסם מסמך דרישות לאישור

חיפוש ספק

עכשיו שיש לך הסכם על העסק דרישות הספק, הצוות עכשיו צריך להתחיל לחפש ספקים אפשרי כי יוכלו לספק את החומר, המוצר או השירות.

ככל שהיקף הבחירה של הספק גדול יותר, על הספקים שאתה צריך לשים על השולחן. כמובן, לא כל הספקים יעמדו בדרישות המינימום שלך והצוות יצטרך להחליט אילו ספקים תוכלו לחפש מידע נוסף. לאחר מכן, כתוב בקשה למידע (RFI) ושלח אותו לספקים שנבחרו.

לבסוף, להעריך את התגובות שלהם לבחור מספר קטן של ספקים שיהפכו את "רשימה קצרה" ולעבור לסיבוב הבא. לסיכום:

1. לעבד רשימה של ספקים אפשריים
2. בחר ספקי כדי לבקש מידע נוסף מ
3. כתוב בקשה למידע (RFI)
4. להעריך תגובות וליצור "רשימה קצרה" של ספקים

בקשה להצעה (RFP) ובקשת הצעת מחיר (RFQ)

הדרישות העסקיות מוגדרות ויש לך רשימה קצרה של ספקים שברצונך להעריך. עכשיו זה הזמן לכתוב בקשה להצעה או בקשה הצעת מחיר . בכל פורמט שתחליט, RFP או RFQ שלך יכילו את הסעיפים הבאים:

1. פרטי הגשה
2. מבוא וסיכום מנהלים
3. סקירה עסקית ורקע
4. מפרט מפורט
5. הנחות ואילוצים
6. תנאים
7. קריטריונים לבחירה

הערכת הצעה ו בחירת ספק

המטרה העיקרית של שלב זה היא למזער את הרגש האנושי ואת המיקום הפוליטי כדי להגיע להחלטה שהיא לטובת החברה. להיות יסודי בחקירה שלך, לחפש קלט מכל בעלי העניין ולהשתמש במתודולוגיה הבאה כדי להוביל את הקבוצה החלטה בחירת הספק מאוחדת:

1. סקירה ראשונית של כל הצעות הספק

1. הקלט דרישות עסקיות ודרישות ספק
2. הקצאת ערך חשיבות עבור כל דרישה
3. הקצה ערך ביצועים עבור כל דרישה
4. חישוב ציון ביצועים כולל
5. בחר את ספק הזוכה

אסטרטגיות משא ומתן לחוזה

השלב הסופי בתהליך בחירת הספק הוא פיתוח אסטרטגיית משא ומתן לחוזה . זכור, אתה רוצה "שותף" עם הספק שלך ולא "לקחת אותם לניקוי." בדוק את המטרות שלך עבור משא ומתן החוזה שלך ולתכנן את המשא ומתן להיות המכסים את הפריטים הבאים:

1. רשימה דרג את סדר העדיפויות שלך יחד עם חלופות
2. דע את ההבדל בין מה שאתה צריך ומה שאתה רוצה
3. דע את השורה התחתונה שלך אז אתה יודע מתי ללכת
4. הגדרת כל הזמן אילוצים ו Benchmarks
5. הערכת התחייבויות וסיכונים פוטנציאליים
6. סודיות, אי תחרות, יישוב סכסוכים , שינויים בדרישות

1. לעשות את אותו הדבר עבור הספק שלך (כלומר ללכת מייל על הנעליים שלהם)

טעויות משא ומתן לחוזה

הטעות הקטנה ביותר יכולה להרוג תהליך משא ומתן אחר חוזה פרודוקטיבי. הימנע טעויות משא ומתן החוזה ולהימנע לסכן תהליך משא ומתן אחרת חוזה פרודוקטיבי