סגירת משרד: הודעה על עובדים, לקוחות וספקים
הקפד להודיע לבעלי העניין המפתח בחברה שלך לפחות שבועיים עד ארבעה שבועות מראש. עובדים יכולים לקבל הודעה / להזכיר באמצעות הוספה המשכורת שלהם. לקוחות יכולים לקבל הודעה באתר האינטרנט שלך ובאמצעות הודעת הדיילת האוטומטית שלך במערכת הטלפון. ספקים (במיוחד אלה עם לוחות זמנים אספקה חוזרת) ניתן לקבל הודעה באמצעות דואר אלקטרוני או דואר רגיל.
להודיע על כוח אדם / שירות אבטחה
שלח תזכורת לאנשי האבטחה או לשירות הביטחון שלך המודיעים להם על תאריכי הסיום. ודא את רשימת החירום חירום מעודכן עם מספרי הטלפון של העובד מפתח.
שינוי ברכת הדיילת האוטומטית
תזמן את ברכת הדיילת האוטומטית שלך על מערכת הטלפון שלך כדי לשקף כי המשרד נסגר. הקפד לציין גם כאשר המשרד ייפתח מחדש. אם אתה מספק שירותי חירום (כלומר חימום וקירור, אינסטלציה, וכו ') הקפד לספר למתקשרים שלך כיצד להגיע לשירות עונה או הטלפון הסלולרי שלך במהלך הכיבוי.
הודעה על שירות מענה
אם אתה משתמש בשירות מענה הקפד להודיע להם על התאריכים כי המשרד ייסגר ולוודא רשימת אנשי הקשר שלך מעודכן עם מספרי הטלפון של העובד כי יהיה על השיחה.
שינוי דואר קולי ברכות ו יצירת אוטומטי תגובה הודעות דוא"ל
אם מערכת הטלפון שלך מאפשרת לשיחות חיצוניות לצלצל ישירות לשולחנות העובדים שלך, עליך לוודא שהן משתמשות בבריחה קולית זמנית או "מחוץ למשרד" , המאפשרת למתקשר לדעת שהן אינן במשרד.
העובדים שלך צריכים גם לתת למתקשר לדעת מתי הם יחזרו ומה לעשות אם הם זקוקים לעזרה מיידית בזמן שהמשרד סגור לחג. בנוסף, הקפד ליצור דוא"ל מחוץ למשרד באופן אוטומטי .
הפחתת תרמוסטט
לחסוך קצת אנרגיה קצת כסף על ידי הגדרת חזרה (או תכנות מחדש) תרמוסטט במשרד שלך במהלך הסגירה.
גיבוי שרתים
אם יש לך מחשבים קריטיים ושרתים, ודא מחזור גיבוי פועל כראוי לפני ואחרי כיבוי. צמצם את החשיפה שלך לאסון על ידי תזמון גיבוי מחוץ לאתר שלך לאיסוף מוקדם במקום לחכות לאחר כיבוי החג יהיה מעל.
כיבוי ציוד משרדי
- אורות שולחן
- מכונות צילום
- מחשבונים
- אורות תקורה
- מגרסות
לכבות מחשבים וציוד היקפי
- מַחשֵׁב
- צג
- סוֹרֵק
- מדפסת
אל תכבה
- מכונות פקס
- מערכת טלפון
- שרת מחשבים
- חימום / אורות עבור טנקים דגים טרופיים