לפני שאתה קונה חשבונאות תוכנה עבור עסקים קטנים שלך

ודא שזה מתאים לצרכים הנוכחיים & העתיד שלך

תוכנת הנהלת חשבונות יכול להיות כלי נהדר עבור העסק הקטן שלך, ומאפשר לך לעקוב אחר כל הנתונים הפיננסיים שלך, בקלות להפיק דוחות לתכנון יעיל. ( קרא עוד על היתרונות של תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים ).

אבל בגלל שאתה תהיה באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות שלך לעתים קרובות, חשוב לוודא שאתה בוחר את התוכנה החשבונאית המתאימה לעסק שלך ואת הצרכים שלך.

האם זה נייד נגישים?

עסקים קטנים חשבונאות שוק התוכנה אימצה מחשוב ענן בגדול. רוב הספקים החדשים יותר, כגון FreshBooks ו- Zoho, אינם מציעים גירסאות שולחניות כלל, וספקים מסורתיים כגון Intuit (QuickBooks) העבירו את היצע התוכנות השולחניות שלהם לאינטרנט, ומניעים את הלקוחות שלהם לקראת חיוב מבוסס מנוי. ספקים מסוימים עדיין מציעים שולחן העבודה או היברידית שולחן העבודה / גרסאות ענן.

גרסאות מקוונות הן אידיאליות למשתמשים ניידים. מלבד תמיכה בדפדפני האינטרנט הנפוצים ביותר הם בדרך כלל מציעים iPhone / iPad ו- Android Apps, מה שהופך אותם אידיאלי עבור שליחת חשבוניות והזנת פרטי חשבון לא משנה איפה אתה.

האם זה מתאים לצרכים חשבונאות שלך?

אם אתה הבעלים הבלעדי / הקבלן או בעל עסק קטן מאוד ללא עובדים הסיכויים שאתה יכול להסתדר עם חבילת חשבונאות בסיסית מטפל חשבונית, מעקב אחר הוצאות, ומספק קבוצה בסיסית של דוחות כדי לשמור כרטיסיות על העסק שלך.

בדרך כלל אלה הצעות זולות הם לא ממש חשבונות נכון החשבונות כפי שהם אינם מבצעים חשבונאות ערך כפול ( חשבונות חייבים , חשבונות לתשלום , וכן ספר חשבונות ראשי ).

עסקים גדולים יותר שיש להם עובדים , משולבים או אחרת יש צרכים חשבונאיים גדולים יותר יצטרכו חסון יותר (ויקר) החבילה שיכולה לבצע חשבונאות ערך כפול, ויש לו תכונות מתקדמות יותר כגון שכר , ניהול מלאי, ניהול פרויקטים, ניהול קשרי לקוחות ( CRM), ניתוח נתונים, וכן מבחר רחב יותר של דוחות (ואפשרויות להתאמה אישית של דוחות).

למרבה המזל ביותר של היצע המוצרים מאפשרים לך להתחיל עם חבילה בסיסית ולהרחיב את הצרכים שלך לגדול. יש גם הרבה תוספות של צד שלישי עבור חבילות החשבונות הפופולרית יותר, כך שתוכל (לדוגמה) להוסיף מודול שכר אם הספק אינו מציע כגון (ראה QuickBooks הרחבות).

תכונה נוספת כי הוא מאוד שימושי הוא רואה חשבון גישה. FreshBooks, לדוגמה, מציע פורטל עבור רואי חשבון כך רואה החשבון שלך יכול לגשת דוחות FreshBooks שלך ורשומות יומן אשר חוסך לך באופן ידני חילופי מידע.

האם יש תכונות קלות לשימוש?

• האם התוכנה מאפשרת לך לשלוח המחאות, הזמנות רכש וחשבוניות דרך 'נטו'?
• האם יש לו את היכולת לקשר באופן מקוון לחשבונות הבנק שלך?
• האם היא משולבת עם תוכנות אחרות שבהן אתה משתמש לעתים קרובות, כגון Microsoft Office?
• האם הוא מסוגל להמיר נתונים מתוכניות חשבונאיות אחרות או מאגרי מידע?
• מה יקרה אם תחליט לעבור לחבילת תוכנה אחרת בעתיד - האם תוכל בקלות לחלץ ולהעביר את הנתונים הקיימים שלך?

במילים אחרות, האם התוכנה החשבונאית תוכל לענות על כל הצרכים שלך, עכשיו ובעתיד?

עד כמה תלול עקומת הלמידה?

כל תוכנה חשבונאות טוען להיות "ידידותי למשתמש", אבל אתה עדיין צריך להשקיע קצת זמן ללמוד כיצד להשתמש בו.

זה חשוב במיוחד אם אין לך קצת ידע רקע של חשבונאות; היא תוכנה המיועדת מקצועני חשבונאות או מישהו יכול להגיע במהירות גבוהה עם זה די מהר?

קח מקרוב לפני שאתה קונה. האם ממשק המשתמש אינטואיטיבי ונוח? האם אתה (ואת העובדים שלך) להיות מסוגל לשבת וללמוד את זה, או שאתה צריך השקעה נוספת באימון? רוב הספקים מציעים תקופת ניסיון ללא תשלום (בדרך כלל 30 ימים).

כמה טוב שירות לקוחות ותמיכה?

במונחים של עקומת למידה, עזרה מקוונת עושה את התוכנית. האם התוכנה החשבונאית כוללת תכונות כגון עצות מסך, אינדקס עזרה הניתן לחיפוש, הדגמות וחשבונות לדוגמה כדי להתחיל? האם יש מדריכים להדפסה זמין? ועד כמה היא התמיכה של החברה? בדוק את הסקירות המקוונות כדי לקבל את ההופעות של אנשים שהשתמשו בתוכנה.

האם זה מדרגי?

כמה קל או יקר לעבור ממשתמש אחד למשתמשים מרובים? רוב הצעות תוכנה בסיסיות הן משתמש יחיד או משתמש יחיד + גישה רואי חשבון. הוספת משתמשים דורשת שדרוג לתוכניות יקרות יותר. לדוגמה, "תוכנית בסיסית" של Zoho מאפשרת למשתמש אחד + חשבון, "תוכנית רגילה" מאפשרת לשני משתמשים + רואה חשבון, ואת "תוכנית מקצועית" מאפשר למשתמשים ללא הגבלה (ראה Zoho ספרים תוכניות / תמחור).