צור מקצועי מחוץ למשרד הודעה קולית

זה קיץ! הגיע הזמן לבלות זמן איכות עם בני משפחה וחברים וללכת לחופשה. משמעות הדבר היא כי הודעות קוליות ו הודעות דוא"ל צריך להיות שונה כדי לשקף את מעמד המשרד. זה קריטי כי הודעה קולית מקצועי מחוץ למשרד דואר אלקטרוני תגובה אוטומטית נוצר על מנת להתריע על לקוחות ועמיתים שאנחנו לוקחים הפסקה מהעסק.

חשוב יותר, יש צורך לספק מידע על איך ליצור קשר עם מישהו בעסק בזמן משם.

זה יהיה מאוד מתסכל עבור לקוח להיות מופנה משם ולא יודע איך ליצור איתך קשר. זה לא משנה אם המיקום שלך הוא במכירות, שירות או אפילו פיתוח המוצר. כל שיחות הלקוח הם חשובים צריך להיות השתתפו באופן מקצועי.

התוכן של הודעת האימייל של לקוחות ועמיתים המנסים לתקשר איתך באמצעות דוא"ל צריך להיות עקבי עם התוכן של ההודעה הקולית שתברך את המתקשרים. אם אתה משתמש ב- Outlook 2010 ואתה מחובר באמצעות שרת Microsoft Exchange, לחץ תחילה על הכרטיסייה קובץ ולאחר מכן לחץ על הסמל תגובות אוטומטיות.

זה יהיה לאחר מכן להתחיל בתהליך של יצירת דוא"ל זמני שנשלח אל כל אשר שלחו הודעת דוא"ל בזמן שאתה מחוץ למשרד. התשובה האוטומטית נשלחת מכיוון שהפעלת את ההודעה הזמנית. ניתן לראות כאן רשימה מפורטת של הוראות ליצירת הודעת אימייל זו: דואר אלקטרוני מחוץ ל- Outlook Exchange

אם אינך מחובר באמצעות שרת Microsoft Exchange, התהליך שונה במקצת מכיוון שאין סמל "תגובות אוטומטיות" בסוגי חשבונות דוא"ל אלה. ניתן להציג מדריך צעד אחר צעד ליצירת אותו סוג של דואר אלקטרוני עבור משתמשים שאינם משתמשי Exchange, כאן: מחוץ למשרד עבור כל האחרים

השלב הבא הוא ליצור את התוכן של הדוא"ל כי יישלחו לכל כי לשלוח לך הודעות דוא"ל בזמן שאתה מחוץ למשרד. דוא"ל זה צריך להעביר כמה זמן אתה תהיה מחוץ למשרד, איך אתה יכול להגיע במהלך היעדרות שלך (אם מתאים) ומי בעסק ליצור קשר במקום לך אם אתה לא רוצה להגיע במהלך הזמן שלך מן מִשׂרָד.

דוגמא:

שלום,

תודה על האימייל שלך. אני כרגע מחוץ למשרד יחזור ביום שני, 1 בדצמבר. תהיה לי גישה מוגבלת לדוא"ל במהלך הזמן הזה, ומכאן התגובה שלי אולי מתעכב מעט. אם אתם זקוקים לעזרה מיידית, אנא שלחו מייל לעוזרת שלי, ברברה קולסון. כתובת האימייל שלה היא bcolson@xyz.com.

חג שמח!

שאהירה

מיקרוסופט מציעה תבניות ודוגמאות אחרות שניתן למצוא כאן: תבניות ודוגמאות מחוץ למשרד. אל תשכחו לבטל את ההודעה הזמנית הזו כאשר אתם חוזרים למשרד, אחרת, כל מי שמשגר לכם דוא"ל אחרי שאתם חוזרים למשרד ימשיך לקבל את אותה הודעה.

כעת, לאחר שיצרת את הדוא"ל היוצא, יצירת הודעה קולית יציבה, עקבית, המברכת את כל המתקשרים שלך, קלה. השתמש באותן מילים מהאימייל, הפניה מי צריך להיות קשר את היעדרו ואת המדינה כאשר אתה תהיה בחזרה.

עבור ההודעה הקולית, יש צורך לספק את מספר הטלפון של המשתמש, במקום את כתובת האימייל שלהם.

דוגמא:

שלום,

הגעת לשולחן של שאהירה ריינרי. הקשב לכל ההודעה הזו. אני אהיה מחוץ למשרד עד יום שני, 5 בינואר. אם אתם זקוקים לעזרה מיידית, פנו לעוזר שלי, ברב קולסון. מספר הטלפון שלה הוא 212-555-xxxx.

אני מצפה לדבר איתך כאשר אני חוזר. תודה.