מה שאתה צריך לדעת כדי למנוע בלבול לקוח
זה מתסכל באותה מידה עבור אנשי מקצוע מנוסים מול לקוחות אשר מבינים את השירותים המוצעים.
"ניהול אירועים" ו"אירוע תכנון "מושלכים לעתים קרובות מסביב לסירוגין, למרות שהם שני דברים שונים מאוד. פשוט, התכנון והניהול אינם זהים. בעוד שתי מערכות המיומנות של שתי הפונקציות הללו חופפות, הן שתי פונקציות נפרדות. זה יוצר בעיות עבור אלה העוסקים לקוחות בטעות לחשוב שהם צריכים מנהל האירוע כאשר מה שהם צריכים הוא מתכנן האירוע. וגם עבור אותם לקוחות אשר תחת הרושם כי כל מנהלי האירוע גם להתמודד עם תכנון האירוע. אז בואו לנקות את הבלבול כי חשוב לך וללקוחות שלך יש את אותה הבנה.
תכנון אירוע
בואו נתחיל עם תכנון האירוע . מילת המפתח האופרטיבית כאן היא תכנון . כל האירועים - החל מקלחות כלה כדי חגיגות יום הולדת אבן דרך למפגשים גדולים של החברה - להתחיל עם תוכנית כלשהי.
הדיונים הראשונים עם לקוחות בנוגע לרעיונות לאירועים, נושאים, תאריכים רצויים וקווים מנחים לתקציב הם חלק מתהליך תכנון האירוע.
תכנון האירוע מתחיל בתחילתו , החל מהשלבים המוקדמים של הקונספט ונמשך כל הדרך עד לאירוע עצמו. וכן, בכנות, במשך כמה שבועות לאחר האירוע כמו מתכנני האירוע לעטוף את הפרטים לטפל פריטים מעקב.
תכנון האירוע כולל עבודה צמודה עם הלקוח כדי לעצב אירוע המשקף את החזון של הלקוח על ההתכנסות ועונה על מטרת האירוע. לקוחות המעסיקים מתכננים לאירוע לשכור מישהו לתכנן את כל ההיבטים של האירוע, כולל את הפרטים הקשורים ופריטים פעולה, וכדי לראות את האירוע עד עד להשלמתו.
אחריות לתכנון אירועים יכולה לכלול אך לא מוגבלת ל:
- בחירת נושא הכולל עבור האירוע
- פיתוח תקציב
- בחירת מקום מפגש
- משא ומתן על חוזי מלון
- שכירת ספקים חיצוניים
- תכנון התפריט
- שכירת קייטרינג
- סידור הדוברים אורח או בידור
- - תיאום תחבורה
- בחירת ערכת הצבעים
- פיתוח הזמנות
תכנון האירוע הוא כל מה שקורה לתוך להרכיב אירוע. פונקציה זו נופלת תחת המטריה הגדולה של ניהול אירועים.
ניהול אירועים
כל סוג של אירוע מורכב של חלקים רבים שמתאימים יחד כמו חתיכות של חידה. כל החלקים האלה בסופו של דבר לבוא יחד כדי ליצור אירוע. אירועים מוצלחים יש את כל אלה חתיכות הקשורות לבוא יחד בזמן הנכון ואת המקום הנכון, בצורה חלקה וביעילות על פי התוכנית. תהליך זה נקרא ניהול אירועים. זה, במונחים פשוטים, ניהול הפרויקט של האירוע עצמו.
ניהול אירועים כרוך ביצירת, תיאום וניהול של כל המרכיבים השונים של האירוע, כמו גם את צוותי האנשים האחראים לכל היבט. היבטים מסוימים של ניהול אירועים עשויים לכלול אך אינם מוגבלים ל:
- הזמנת מקום לאירוע
- תיאום ספקים חיצוניים
- פיתוח תוכנית חניה
- תכנון תוכניות חירום
- הבטחת עמידה בתקני בריאות ובטיחות
- ניהול צוות אחראי על כל פונקציה
- פיקוח על ביצוע אירוע
- ניטור האירוע
- פתרון מצבים של אירועים באתר
מנהלי אירועים ומתכנני אירוע
הגדרת שני הפונקציות האלה היא מאתגרת, שכן לא רק שהן קשורות קשר הדוק, לעתים קרובות החובות חופפות. מתכנני אירועים פרטיים יכולים להציע שירותי ניהול אירועים, ומנהלי אירועים יכולים גם להציע תכנון אירועים.
הכל תלוי מתכנן הפרט או צוות האירוע האירוע וניהול, את האירוע, ואת האירוע עצמו.
חשוב להבין את ההבדלים בין השניים ולקבוע אילו שירותים תספק. לדוגמה; אם אתם מציעים שירותי תכנון אירועים לאירוע בקנה מידה גדול, אתם תעבדו עם מנהל אירוע אשר יתאם את השירותים שלכם עם אלו של מנהל הקייטרינג, הצוות האורקולי וכו '. הגדירו את התפקיד שלכם ואת השירותים שתספקו ותקשרו בבירור אלה ללקוחות פוטנציאליים כדי למנוע בלבול במהלך תהליך התכנון.