הוצאות "רגילות והכרחיות" עבור העסק שלך הן בדרך כלל מוכרות לצורכי מס
מעקב אחר כל ההוצאות העסקיות שלך ילך דרך ארוכה כדי להפחית את התחייבויות המס שלך.
מהי הוצאה לגיטימית?
ההגדרה הבסיסית היא שההוצאה חייבת להיות "רגילה ונחוצה" למסחר או למקצוע שלך. הגדרה זו באה היישר מקוד המס (סעיף 161 לחוק מס הכנסה פנימי, ראה גם תקנות האוצר סעיף 1.162-1). "הוצאה רגילה", אומר מס הכנסה בפרסום 535, הוצאות עסקיות, "הוא אחד מקובל ומקובל בתעשייה שלך.הוצאה הכרחית היא אחת מועילה ומתאימה לסחר או לעסק שלך".
אנחנו עושים חמש הבחנות בעת ניתוח הוצאות. אנו מפרידים הוצאות אישיות מהוצאות עסקיות. אנחנו מפרידים הוצאות עסקיות לשלושה סוגים רחבים: עלות הסחורות שנמכרו, הוצאות ההון וההוצאות המותרות. הוצאות מסוימות עשויות להיות רק באופן חלקי deductible או לא deductible בכלל. כך, חמש ההבחנות הן:
- הוצאות אישיות
- הוצאות עסקיות
- עלות הסחורה שנמכרה
- הוצאות הון
- הוצאות הניתנות לניכוי
הפרדת הוצאות אישיות
בעיות מתעוררות כאשר ההוצאות עשויות להיות חלקיות ובחלקן קשורות לעסקים. דוגמה נפוצה: פרילנסר עשוי להשתמש בחדר אחד בביתה כמשרד. במצב זה, היינו מודדים את מדה מרובע של המשרד ואת כל הבית, ולמצוא את האחוז.
אחוז זה ישמש למדידת החלק העסקי של הוצאות משותפות כגון שכר דירה, ביטוח ושירותים. החלק העסקי בהוצאות אלה יהפוך לחלק מהניכוי של המשרד הביתי , ואילו שאר ההוצאות יהיו אישיות.
הכלל: "בדרך כלל לא ניתן לנכות הוצאות אישיות, חיים או הוצאות משפחתיות, אולם אם יש לך הוצאה למשהו שמשמש בחלקו לעסקים וחלקם למטרות אישיות, חלק את העלות הכוללת בין העסק לחלקים האישיים. אתה יכול לנכות את החלק העסקי "(IRS, פרסום 535, הוצאות עסקיות, סעיף על הוצאות אישיות לעומת העסק).
הנהלת חשבונות טיפ: לעקוב אחר כל ההוצאות שלך. בדרך זו אתה יכול לבדוק את ההוצאות שלך ולשאול את רואה החשבון שלך אם כל אחד מהם עשוי להיות לניכוי מס.
עלות המכר שנמכרה
עלות הסחורות שנמכרו הינה הוצאות בגין מלאי ודברים הקשורים למלאי. היצרנים, הסיטונאים והקמעונאים עוקבים אחר עלות המוצרים שהם מייצרים או רוכשים למכירה חוזרת.
הכלל: "אם העסק שלך מייצרת מוצרים או רכישות אותם למכירה חוזרת, אתה בדרך כלל חייב ערך מלאי בתחילת וסיום של כל שנת המס כדי לקבוע את העלות של סחורות שנמכרו.
חלק מההוצאות העסקיות שלך עשוי להיות כלול במחיר העלות של סחורות שנמכרו "(IRS, פרסום 535, הוצאות עסקיות, סעיף על עלות של מוצרים שנמכרו).
להסברים מפורטים, ראה פרסום מס '334, מדריך מס עבור עסקים קטנים, פרק 6, כיצד לתאר עלות של טובין שנמכרו. ראה גם סעיף המלאים של פרסום 538, תקופות חשבונאיות ושיטות.
הוצאות הון
חלק מההוצאות נרשמות כנכסים ועלותן משוערכת לאורך זמן באמצעות פחת. הוצאות אלה נקראות נכסי הון משום שעלויותיהן מהוונות כנכס של העסק, והניכוי מנוכה על פני תקופה של זמן באמצעות פחת. דוגמאות להוצאות הון כוללות מחשבים, ריהוט, ציוד ונדל"ן.
הכלל: "עליך לנצל שלושה סוגים של עלויות: עלויות הזנק לעסקים, נכסים עסקיים ושיפורים". (פרסום 535).
מעקב אחר הוצאות עסקיות
אישית, אני משתמש בתוכנה חשבונאות הכוללת את כל התכונות כדי לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות שלי. אבל אז שוב אני רואה חשבון ולהרגיש נוח באמצעות תוכנה כגון QuickBooks ו סייג 'Peachtree. אני מאוד ממליץ על תוכניות אלה לעסקים קטנים. באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות הכוללת את כל התכונות יעזור לך לפקח על הבריאות של החברה שלך.
כל התכונות של תוכניות חשבונאות יכול לקחת זמן להתרגל. וזה קל לקבל מתוסכל עם כל התכונות והשירותים.
כבונוס נוסף, תוכנות מס טוב יותר מאפשרים לך לייבא נתונים מ Quicken או כסף. כדי להפוך את תהליך ההכנה מס חלקה ככל האפשר, אני מציע לבלות קצת זמן לוודא את הקטגוריות חשבון מוגדרים כראוי. ניתן להוסיף, למחוק ולשנות קטגוריות בכל כספים אישיים ותוכנה חשבונאית. על ידי בעל אינטואיטיבי, קל לזכור קטגוריות, תוכל להפיק דוחות משמעותיים. רוב התוכניות יאפשר לך לקשר את הקטגוריות לפריטים קו מסוים על טפסים המס. הגדרת זה יכול ללכת דרך ארוכה כדי להקטין את כמות הזמן שאתה מבלה הכנת המסים שלך.
כל התוכניות החשבונאיות שהזכרתי יכולות להפיק דוחות רווח והפסד (הנקראים דוחות רווח על ידי רואי חשבון). דוחות אלה מסייעים לך לנתח את העסק שלך עצמאי, אם אתה רווחי, ואיך אתה מבלה את הכסף שלך. אם תחליט לשכור רואה חשבון, לאחר דוחות אלה כדי לזרז את ההכנה של החזרי המס שלך.