לעשות את זה קצר אבל מזמין
Mim Carlson ו טורי אוניל-McElrath, מחברים של מענקים זכייה, צעד אחר צעד , לציין כי המכתב לכסות צריך:
- להציג את הארגון שלך לאדם הנכון;
- להבטיח לממונה כי הפרויקט הזה יש את התמיכה של מועצת המנהלים שלך;
- ואת המדינה מה שאתה מבקש ... כמה ועל מה.
כאשר אתה כולל מכתב כיסוי?
השתמש מכתב כיסוי להצעות לתאגידים וקרנות, אך לא עבור בקשות המענק הפדרלי או המדינה. המממנים האלה רק רוצים מה שהם מבקשים. לעתים רחוקות הם מבקשים מכתב כיסוי.
תכונות של מכתב כיסוי טוב
מכתב הכיסוי שלך צריך להיות:
- קָצָר
- להגיע לנקודה במהירות
- לא רק לחזור על המידע כי הוא בהצעה
- צריך לספר לקורא כמה טוב אתה מבין את המממן ואיך המענק שלך ממלא את דרישות הממונה
בוורלי א בראונינג, המחבר של גרנט כתיבה עבור Dummies , מציע לך לכתוב את המכתב לכסות לאחר השלמת ההצעה כולה, וכאשר אתה במצב רוח רפלקטיבי. בראונינג אומר:
"כפי שאתה מחשיב את ההישג הגדול שלך (בקשת מימון סיים), תן את היצירתי, בצד ימין של המוח שלך לבעוט ולהתחבר הרגשות שלך הישג לאדם שיסייע להפוך את התוכניות שלך להתגשם."
עיצוב מכתב הכיסוי שלך
בצע את היסודות הבאים, ואתה לא יכול להשתבש:
- השתמש בנייר מכתבים של הארגון שלך. שים את אותו תאריך על המכתב לכסות כי הוא על יישום המענק הושלמה. זהו המועד שבו תשלח את מענק ההצעה למעניק. שימוש באותו תאריך עושה את כל המסמכים בחבילת ההצעה שלך עקבית.
- עבור כתובת הפנים (הולך בראש המכתב) להשתמש בסיס או שם איש קשר של החברה האישית, ואחריו שם מקור המימון, כתובת, עיר, מדינה, מיקוד. בדוק את המידע הזה באמצעות שיחת טלפון או הודעת אימייל. מידע זה משתנה לעתים קרובות, לכן ודא שיש לך את השם והכתובת הנוכחיים. כמו כן, כאשר אתה שולח בקשה למענק אלקטרוני , אתה לא יכול לדעת שם מסוים.
- בברכה שלך, השתמש "יקר" בתוספת הכותרת האישית (מר, גב ', גב', ד"ר, הודעות, וכו '), ואחריו את שם המשפחה. זה קריטי כי אתה הכתובת את המכתב לאדם מסוים. התקשר הקרן או המשרד הארגוני כדי לוודא שיש לך את האדם הנכון ואת הכותרת האישית הנכונה. פרטים אלה עשויים להיראות לא חשובים, אבל הם חשובים.
- הפסקה הראשונה שלך צריכה להיות קצרה וממוקדת. להציג את הארגון שלך (השם החוקי שלו) ולספר למממן כמה כסף אתה מבקש ולמה. לכלול משפט או שניים על מה הארגון שלך עושה, ולאחר מכן לכלול נקודת מחקר המבוססת על אחד המציג יש צורך במה הארגון שלך עושה.
- כתוב פסקה קצרה אחת או שתיים. ציין את מטרת הפרויקט שלך וכיצד הוא מתאים למשימה של המיזם או לסדרי העדיפות שלו. כלול את העובדה שהדירקטוריון שלך תומך באופן מלא בפרויקט.
- סיים את המכתב שלך עם פיסקה מסכמת. הוסף מה זה שותפות מימון יכול מתכוון עבור קהל היעד של הפרויקט שלך. ייתכן שתרצה לכלול גם הזמנה לביקור באתר.
- השתמש בסגירה כגון "בכבוד רב".
- המכתב צריך להיות חתום על ידי מנכ"ל או נשיא מועצת המנהלים, או שניהם. מתחת לחתימה, הקלד את השם הפרטי של החותם, את האמצע האמצעי, את שם המשפחה ואת כותרת התפקיד. על אף שנשיא ה- ED או המנהל צריך לחתום על המכתב, יש לכלול את פרטי הקשר של האדם הטוב ביותר כדי לענות על שאלות בסוף הפסקה האחרונה.
- בחלק התחתון של המכתב, כולל את המילה, "חשיפת" (בכל כובעים).
כמה זמן צריך להיות מכתב כיסוי להיות?
רוב המומחים מציעים לך להגביל את המכתב לכסות לדף אחד עם שלוש או ארבע פסקאות. מכיוון שלקורא יש הצעה שלמה לחרוש אותה, אינך רוצה לגרום לו לקוצר רוח בכך שיהיה עליו לקרוא מכתב ארוך.
הטון והפרטים של מכתב הכיסוי שלך עשויים להשתנות בהתאם לשאלה אם הוזמנת להגיש הצעה מלאה לאחר שליחת מכתב חקירה (LOI) , או אם פרויקט זה הוא הגישה הראשונה של הארגון שלך לקרן מסוימת זו.
מכתב לדוגמא
מרי סמית, דוקטורט
קצין תוכנית
קהילה
4321 נתיב משותף
כמה עיר, YZ 55555
ד"ר סמית היקר:
מרכז העיר כמה בכיר בכבוד רב מבקש מענק של 50,000 $ עבור פרויקט לטינית הקהילה שלנו לטינית הקהילה.
כמרכז הבכיר הגדול ביותר בכל מחוז, המשרתים מעל 450 קשישים מדי יום, אנו מודעים לשינוי הדמוגרפי באזור השירות שלנו. ואנחנו מחויבים לגידול ולהתאמת המרכז שלנו כדי לענות על הצרכים המתעוררים. פרויקט הפיילוט של קהילת לטינו הבכירה יאפשר לנו לטייס מאמץ של שנה אחת כדי לקבוע אם המרכז שלנו יכול:
- מספקים גישה מקיפה לבריאות ולשירותים חברתיים לקשישים בקהילות הלטינו שמשרת המרכז שלנו
- להעלות ולשלב באופן מלא את הכישורים התרבותיים של הלוח, צוות, ומתנדבים של מרכז העיר כמה בכיר.
מועצת המנהלים שלנו הוא נלהב תוכנית זו להוט להשיק את זה כדי שנוכל להפוך את המרכז המוסמכת ביותר מבחינה תרבותית עבור קשישים בכל הקהילות שלנו הזקוקים לשירותים אלה. בסוף שנת הפיילוט שלנו אנו מצליחים, כי תוכנית זו אכן מצליחה, מועצת המנהלים שלנו התחייבה לכלול חלק מההוצאות השנתיות של הפרויקט בתקציב התפעולי השנתי, כך שהתוכנית תהפוך לחלק בלתי נפרד משירותי הליבה שלנו .
באמצעות הפרויקט הזה, המרכז יהפוך את ההפניה העיקרית שניתנה על ידי בריאות גישה לטינית, משפחות של כל מחוז, ושלוש מרפאות הקהילה ברדיוס של חמישה עשר קילומטר של המרכז שלנו. אנחנו גם מקבלים הפניות של קשישים דוברי ספרדית מכל סוכנות אחרת הקהילה באזור השירות המיידי שלנו.
תודה על שיקול דעתך על בקשתנו. אני אעבור איתך בשבוע הבא כדי לענות על כל שאלה שיש לך, כמו גם כדי ללמוד אם נוכל להיפגש איתך כדי לדון את היתרונות של ההצעה שלנו. בינתיים, אם יש לך שאלות כלשהן, אל תהסס ליצור קשר עם קוני ג'ונס, מנהלת הפיתוח שלנו (555) 555-5555, x555 או cjones@scsc.org.
בכנות,
ג 'יין יפה
מפיק בפועל
קַרפִּיף
* מכתב הודפס מחדש (עם שינויים) באישור מענקים זוכים, צעד אחר צעד , מהדורה שנייה, טורי אוניל- McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 דרכים לחסום את מכתב כיסוי
- כותב יותר מדי. מכתב כיסוי אינו מסה, וגם לא הצעה מלאה. שמור את זה קצר עד לנקודה טיפ: יש מישהו אחר לקרוא את זה. האם הם מבינים את זה?
- באמצעות מילים גדולות . אם היית בוגר בית הספר, למדת לכתוב בצורה מסובכת. אל תעשה את זה כאן. אתה לא מנסה להרשים מישהו עם הידע שלך. אתה רק רוצה להגדיר את המקרה שלך באופן טבעי ככל האפשר. אם אתה לא יודע מתי אתה overcomplicating הכתיבה שלך, להשתמש באפליקציה כגון המינגוויי. זה יגיד לך מתי המשפטים שלך קשה לקרוא וכאשר אתה יותר מדי wordy.
- ביצוע טעויות דקדוקיות . אם אתה לא בטוח של הדקדוק שלך, לא לקחת סיכונים. השתמש בבדיקת הדקדוק ב- WORD, וגם הפעל את הטיוטה שלך דרך אפליקציה כגון Grammarly. יש גרסה חופשית, אבל את הגירסה שילם הולך הרבה מעבר לבדוק הדקדוק הכרחי טיפוסי.
איך אתה יכול לעשות את המכתב מכתב להתבלט?
עצוב לומר, אבל ההצעה המענק שלך עשוי להיות בין מאות או אלפים כי קרן טיפוסי יראה במהלך שנה ממוצעת. מכתב הכיסוי שלך יכול לעשות את ההבדל בקבלת לחתוך את הצעד הבא לקראת מימון. אבל איך אתה יכול לעשות את זה להתבלט?
ובכן, אל תנסה שום דבר "חמוד". פקידי הקרן לא יתרשם. אבל אתה יכול לכלול פסקה על למה הארגון שלך הוא אחד שיכול לעשות את המשימה הטובה ביותר. סקר את הארגונים שלך תחרות להעריך בדיוק איך ואיפה להצטיין. זה יכול להיות בכוח של הצוות שלך מתנדבים, הניסיון שלך עם בעיה זו בפרט, או תמיכה קהילתית אתה נהנה.
אתה לא צריך להזכיר את שמות המתחרים או לבקר אותם. רק להדגיש את נקודות החוזק שלך. זה יהיה זמן טוב להתייעץ עם אחרים ברחבי המשרד. משוך כמה אנשים יחד וסיעור מוחות כיצד העמותה שלך מצטיינת.
אֶמְצָעִי:
סיפורים עבור Grantseekers , מהדורה שנייה, שריל א Clarke, Jossey-Bass, 2009, קנה אמזון.
מענקים מענקים שלב אחר שלב: חוברת עבודה מלאה לתכנון, פיתוח וכתיבה הצעות מוצלחות, מהדורה 4, טורי אוניל- McElrath, Jossey-Bass, 2008, קנה אמזון
גרנט כתיבה עבור Dummies , מהדורה 5, בוורלי א בראונינג, Wiley, 2014. קנה מ אמזון