חשבונית, הנקראת לעתים חשבונית מכירות, היא מסמך שנשלח על ידי ספק של מוצר או שירות לרוכש. החשבונית קובעת התחייבות של הרוכש לשלם, יצירת חשבון לקבל . במילים אחרות, החשבונית היא אימות בכתב של ההסכם בין הקונה לבין המוכר של הסחורה או השירותים.
חשבוניות הן חלק חשוב של הנהלת חשבונות העסק שלך הנהלת חשבונות חשבונאית המערכת כי הם שיא עסקאות מכירה.
מה כוללת חשבונית?
הקטעים הרגילים בחשבונית כוללים:
- התאריך שבו נוצרה החשבונית. אל תשכח את זה! תאריך החשבונית מתחיל את השעון מתקתק על הלקוח. אם יש לך מונחים (מגבלת זמן לתשלום), אתה רוצה לכלול את התאריך כך שכולם יודעים מתי התשלום מגיע.
- שמות וכתובת של לקוחות וספק. אם אתה יוצר את החשבונית בתוכנות הנהלת חשבונות, ייתכן שתזדקק רק לכתובת הדוא"ל של הלקוח, אך עדיין מומלץ לאסוף את הכתובת הפיזית ולכלול אותה, במקרה שתצטרך לשלוח מכתב או מסמך אמיתי.
- שמות אנשי קשר של שני עסקים (או עסקים בודדים). זהו חוק טוב של קשרי לקוחות כדי לוודא שאיית שמות כראוי.
- תיאור הפריטים שנרכשו , מוצרים או שירותים, לרבות מחירים וכמויות. לעתים קרובות יהיה לך תיאור פריט סטנדרטי ומלאי המלאי. אבל להיות ספציפי ומפורט ככל האפשר, כאשר אתה יוצר את החשבונית. זה ימנע בלבול ו "לא ידעתי" בעיות.
- תנאי תשלום. לדוגמה, הספק עשוי לציין "30 יום נטו", כלומר, הסכום כולו יגיע תוך 30 יום.
כיצד חשבונית לקוח
ייתכן שאתה משתמש בתוכנה חשבונאית עסקית מקוונת , או אולי אתה משתמש חשבונית מודפס מראש שתשלים. התהליך פועל באופן זהה עבור שני התהליכי החשבונית.
אתה תכין חשבונית רק לאחר שתשלח או תספק את המוצר או השירות ללקוח.
- התחל על ידי זיהוי הלקוח . במקרים מסוימים, ייתכן שתרצה גם לזהות תת-לקוח או עבודה בתוך קובץ הלקוח.
- כלול מספרי מסמכים קודמים הקשורים למכירה זו, כולל כל הזמנת רכש או הסכם מכירה או הערכה.
- זהה את הפריטים שנמכרו ונמסרו . בדרך כלל, תכלול את שם המוצר או השירות, כמות (או זמן, עבור שירותים) ושיעור (לכל פריט או לשעה). אם אתה משתמש בתוכנה מקוונת, מחושב הסכום הכולל עבור כל פריט. זה המקום שבו ייתכן שיהיה עליך לסווג פריט כמו " חזרה הורה ".
- כל פריט מקבל את השורה שלו, ואת סך כל השורות הוא הוסיף.
- לאחר מכן, תכלול מידע על כל הפקדות שכבר בוצעו על ידי הלקוח או כל הנחות החלות על חשבונית זו.
- ייתכן שתרצה להציע ללקוחות שיטות תשלום שונות, אולי נותן הנחה על תשלום במזומן.
- כלול את תנאי המשלוח עבור מוצרים שנשלחו. ישנם שני סוגים: נקודת משלוח FOB או יעד FOB. (F OB מייצג "חינם על הלוח" ). אם התנאים הם נקודת משלוח FOB, השולח (זה המוכר) משלם את המשלוח. אם התנאים הם יעד FOB, הקונה משלם את המשלוח. כדאי גם לציין אם הלקוח בוחר את הפריט או הפריטים, במקרה שיש שאלה לגבי הפריט המתקבל.
- כלול את תנאי המכירה. כלומר, מתי אתה רוצה את הקונה לשלם ואתה מוכן לתת כל הנחה על תשלום מוקדם? התנאים באים לידי ביטוי כמו זה 2/10 נטו / 30. זה אומר שאתה תיתן 2% הנחה אם התשלום יתקבל בתוך 10 ימים, ואת כל היתרה בשל 30 ימים.
חשבוניות ניתן לשלוח בדוא"ל או בדוא"ל או בפקס ללקוח.
כאשר לקוח משלם, יש לציין את מספר החשבונית בקבלת המכירות, והתאמת את הקבלה למכירות בתוכנת החשבונאות שלך, לכן ברור שהחשבונית שולמה. התשלום לוקח את הסכום הבולט מתוך חשבונך חשבונות חייבים.
חשבוניות לעומת הזמנות רכש
חשבוניות מבולבלות לפעמים עם הזמנות רכש . הזמנות רכש (הזמנות) הן לפני העסקה, והחשבוניות הן לאחר העסקה. הזמנות רכש רושמות הזמנה של לקוח לספק או לספק.
חשבונית, לעומת זאת, מתעדת את קבלת המוצר או השירות וכפי שצוין לעיל, תנאי התשלום. הזמנות רכש משמשות חברות רבות כחלק מתהליך אישור. חברות מסוימות דורשות הזמנות רכש עבור מוצרים או שירותים על סכום מסוים.
חשבוניות לעומת חשבונות
ההבדל בין חשבונית לבין הצעת חוק הוא המוקד ואת נקודת המבט. החשבונית נוצרת על ידי ספק, והיא מהווה הצהרה על שירותים או מוצרים שיוצרו ונמסרו ללקוח, לרבות הסכום המגיע. ייתכן שתיצור חשבונית לפני או לאחר קבלת המוצר או השירות. זה נפוץ חשבונית להיכלל עם מוצרים להיות מועברים, כך הנמען יכול לבדוק את הפריטים כדי לוודא שהם כולם שם.
הצעת חוק היא בקשה לתשלום. הצעת חוק נחשבת בדרך כלל מנקודת המבט של הלקוח. זה נפוץ לקבל שטר ללא חשבונית, כמו במסעדה או בחנות קמעונאית. הצעת חוק ניתנת בדרך כלל בציפייה לתשלום מיידי.
כמה דוגמאות לחשבוניות
חשבונית מדגם זו כוללת מידע קנדי, אך היא תיתן לך מושג לגבי מה כוללת חשבונית .
הנה כמה הנחיות שלב אחר שלב ליצירת חשבונית.