כללי התנהגות של דואר קולי ברכות
הודעות קוליות הם דברים פשוטים, ובעסק, הם יכולים להיראות לא חשובים. עם זאת, ברכה קולית קול מקבל הרבה משחק עם לקוחות ושותפים - לחשוב על כמה פעמים אתה לא יכול לקחת שיחת טלפון כי אתה על קו אחר, הרחק השולחן שלך או מחוץ למשרד. תחשוב על כמה פעמים שמעת קול ברכה קולית כאשר קוראים עמיתים לעבודה, עמיתים ואנשי קשר עסקיים אחרים.
דואר קולי ברכות להגדיר צליל עבור איך המתקשרים יראו אותך ואת החברה שלך הם דרכים מתוחכמות וקלות לטפח קשרים עסקיים חיוביים. הודעות אופטימיות קצרות עד לנקודה הן הטובות ביותר. ואל תברח את המסר שלך. להיות יעיל אבל רגוע לקחת את הזמן שלך.
01 - ברכה קצרה, אופטימית
02 - השם שלך
המדינה את השם המלא שלך בבירור לבטא כל הברה כך המתקשר יודע שהם הגיעו האדם שהם ציפו ולכן הם רוצים לכתוב את השם שלך אם הם רוצים. אם יש לך שם ארוך, להאט כך המתקשר שלך יכול לשמוע את זה.
03 - שם החברה ו / או שם המחלקה שלך
ציון שם החברה שלך ואת המחלקה שלך ייתן המתקשר יודע שהם הגיעו למקום הנכון, במיוחד אם הם עברו סדרה של הנחיות דיילת אוטומטיות או מדריך מערכת הטלפון של עובדים או מחלקות. זה חשוב במיוחד עבור הודעות קוליות חיצוניים . ניתן לדלג על שיחות פנימיות.
04 - הצהרה כי אתה לא יכול לקחת את השיחה
הצהרה קצרה (כמה אנשים כמו התנצלות בהצהרה) כי אתה לא יכול לקחת את שיחתם היא סטנדרטית ומזיז את המתקשר במהירות למידע על כאשר אתה יכול לחזור אליהם את צפצוף הודעה חשובה.
05 - הזמנה להשארת הודעה
הזמן את המתקשר להשאיר לך הודעה מפורטת.
06 - מתי תחזירו את השיחה שלהם
אם המדיניות שלך היא להחזיר שיחות עד סוף היום, אמור למתקשר שלך. אם אין מדיניות, להציע את המתקשר אומדן של כאשר תחזיר את השיחה שלהם. אם אתה מחוץ למשרד במשך שבוע, תן להם לדעת את זה גם.
07 - ספק קשר לקבלת סיוע מיידי
אף אחד לא אוהב להיות לכוד בכלא "קולי", מחכה לתגובה ללא אפשרויות אחרות. אם יש מישהו המתקשר יכול לפנות לעזרה מיידית, לספק הנחיות כיצד ליצור קשר עם אותו אדם.
08 - שמור על אורך ברכה קצר
שמור את זה קצר: 20 עד 25 שניות מקסימום. אנשים עסוקים ולא אוהבים לבזבז זמן.
09 - הימנע מתן מידע רב מדי
ספק למתקשרים שלך רק את המידע הדרוש להם כדי להשאיר לך הודעה או ליצור איתך קשר.