טופס I-9 הוא גם הבסיס לאימות נוסף על ידי המעסיק, תוך שימוש במערכת E-Verify .
לפני שתתחיל בשליחת טופס I-9
יש עותקים של טופס I-9 על היד לפני שתתחיל שכירת העובד הראשון שלך. ודא שיש לך את הגירסה העדכנית ביותר של טופס I-9. הטופס הנוכחי, עם תאריך התפוגה 3/31/2016, חייב להיות בשימוש על ידי המעסיקים לאמת תעסוקה לאחר 7 מאי 2013.
עותקים של טופס I-9 (בפורמט PDF) זמינים מאתר המכס האמריקאי והגירה (USCIS). טופס זה יכול להיות מלא באינטרנט, ולאחר מכן מודפס החוצה חתימות.
טופס I-9 חייב להסתיים בזמן ההשכרה, ואתה (המעסיק) חייב לשמור את כל טופס I-9 עבור כל העובדים. אם הטופס מלא במלואו וקיבלתם מסמכים שהוצגו על ידי העובד, אתה יכול לפטר את העובד אם אתה מגלה כי העובד מסולף את מצב הזכאות לעבודה שלו או אם הטפסים שהוצגו על ידי העובד נמצאו לא תקפים .
השלמה של סעיף 1 - מידע על העובד והערות
סעיף 1 הושלם על ידי העובד. על העובד לכלול שם, שם נעורים, כתובת ותאריך לידה. על העובד לכלול מספר תעודת זהות, אך מספר זה הוא אופציונלי, אלא אם החברה שלך משתמשת במערכת E-Verify.
העובד מעיד על מעמדו - אחד מאלה:
אזרח ארצות הברית
הלא אזרח של ארה"ב
תושב קבע כדין (כולל זר #)
חייזר מורשה לעבוד (כולל זר # או הודאה #) עד (כולל תאריך תפוגה, אם רלוונטי)
מישהו יכול לסייע לעובד בהשלמת סעיף 1 של טופס I-9. יש להכין את המרכיב של הכנה ו / או המתרגם . הקפד להדפיס את השם והכתובת של המסייע.
השלמת סעיף 2: בדיקת מעסיק ואימות
סעיף 2 מסתיים על ידי המעביד. עליך לעיין במסמכים הדרושים כדי לאמת הן (א) זהות ו (ב) זכאות לעבודה של העובד. שים לב שמסמכים ברשימה A, כגון דרכון אמריקאי, מאמתים זהות BOTH וזכאות לעבודה. מסמכים ברשימה B מאמתים זהות ומסמכים ברשימה ג 'לאימות זכאות לעבודה. יש לך מסמך אחד מכל רשימה ב 'ורשימה ג' אם אין לך מסמך מרשימה א '.
מסמכים מקובלים
רשימה של מסמכים מקובלים כלולה בטופס I-9. ניתן למצוא מידע נוסף על מסמכים מקובלים, כולל דוגמאות של מסמכים, ב USCIS מדריך למעסיקים.
הערה על כרטיסי ביטוח לאומי: לא ניתן לקבל כרטיס ביטוח לאומי למינציה או כרטיס ביטוח לאומי אשר קובע "לא תקף למטרות תעסוקה". תדפיסים של המינהל לביטוח לאומי, המציגים מידע על ביטוח לאומי עבור עובד, אינם מקובלים להחלפות עבור כרטיס ביטוח לאומי.
המסמכים שמוצגים בפניך לצורך אימות חייבים להיות תואמים לסטטוס הזכאות המעיד על ידי העובד. אם המסמכים המוצגים לך אינם תואמים את הסטטוס המעיד על ידי העובד, אתה לא יכול לקבל אותם. לדוגמה, אם העובד מעיד על כך שהוא אזרח ארה"ב, אבל מראה לך "כרטיס ירוק", אתה לא יכול לקבל את המסמך.
תאריכי תפוגה של מסמכים
מסמכים מסוימים, כמו דרכון או אישור עבודה, יש תאריכי תפוגה. מסמכים שפג תוקפם אינם מקובלים לאימות. אם מסמך יפוג בעתיד, עליך לקבל אותו, אך רשום לעצמך את תאריך התפוגה במערכת שמירת רשומות העובדים שלך. אם פג תוקפו של מסמך והעובד אינו מספק מסמך חדש המציג תאריך תפוגה עתידי, אותו עובד אינו זכאי עוד לעבוד בארה"ב. אם החברה שלך נבדקת, ייתכן שתחויב בקנסות ועונשים על המשך העסקת אדם זה .
מסמכים מקוריים בלבד
כל המסמכים המוצגים חייבים להיות מקוריים. צילום אינו מקובל. אם יש לך שאלה אם מסמך הוא עותק, חפשו חותמת או חותמת מסוכנות ממשלתית אמריקנית או ממדינה ממשלתית, מחוזית או רשות ממשלתית.
אם למסמך יש שם אחר מהשם שניתן על ידי העובד ב- I-9, שאל שאלות. גרסאות איות קלות של שמות מקובלות כל עוד המסמך נראה אמיתי והוא מתייחס לאדם.
לאחר שתבדוק את המסמכים ותעשה קביעה סבירה כי שניהם (א) אמיתיים (לא עותקים או מפוקפקים אחרת) וכן (ב) להתייחס לעובד בשם, עליך להעיד בעונש של שבועת שקר, למיטב ידיעתך , העובד מורשה לעבוד בארה"ב כלול את תאריך העובד התחיל לעבוד עבור החברה שלך. לחתום, תאריך, להדפיס את השם והכותרת שלך ולכלול את הכתובת של החברה.
סעיף 3 עדכון ואימות מחדש
סעיף 3 משמש לעדכון מידע על מסמכים שפג תוקפם ומאפשר להוסיף תאריך תפוגה חדש לטופס.
שמירת עותקים של מסמכים
אם החברה שלך משתמשת במערכת E-Verify, שמור צילומים של כל המסמכים. אם אינך משתמש ב- E-Verify, אינך צריך לשמור עותקים של מסמכים. אם אתה שומר עותקים, לעשות את זה עבור כל העובדים.
לאחר טופס I-9 הושלמה - מה לעשות
אתה כמו המעסיק חייב לשמור עותק של טופס I-9 הושלמה עבור כל העובדים. אתה לא צריך להגיש את המסמך הזה לכל סוכנות ממשלתית בארה"ב.
הפרטים במאמר זה סיפק כדי לסייע לך כמו המעסיק בהבנת הדרישות של השלמת טופס I-9. הם לא נועדו להיות כלליים. הקפד לקרוא את כל מסמך I-9 כדי לוודא שאתה משלים מסמך זה לחלוטין ובצורה נכונה.
תיקון טעויות
שגיאות נכון על טופס I-9 באותו היה כמו שאתה עושה מסמכים חשובים אחרים.לא להשתמש whiteout או לנסות למחוק את הטעות. ההליך הסטנדרטי לתיקון טעויות במסמכים חשובים הוא:
- שורה דרך מידע שגוי (לוודא את המידע עדיין ניתן לקרוא)
- תעשה את השינוי
- תאריך השינוי הראשוני.
טיפים להשלמת טופס I-9
- אתה כמו המעסיק רשאי לייעד עובד או מישהו אחר כדי להשלים את המעסיק חלקים של טופס I-9. אבל, ה- INS אומר, "אם מישהו אחר ממלא טופס I-9 בשמך, הוא או היא חייבים לשאת מלא I-9 אחריות."
עובד יכול לקבל עזרה בהשלמת סעיף 1. ודא שהעוזר משלים את הכיתוב "הכנה ו / או תרגום" וחתימת העובד. מידע נוסף - תשובות לשאלות על טופס I-9
ראה מאמר זה עם תשובות לשאלות נפוצות על טופס I-9 ואימות תעסוקה אימות- אתה נדרש להגן על המידע הפרטי שסופק על ידי העובדים על טופס I-9 ועל מסמכים תומכים. השתמש במידע זה למטרות I-9 בלבד ולאחסן את המסמכים במקום בטוח ומאובטח, כגון ארון מסמכים נעול שאליו יש רק כמה אנשים מהימנים.
- כמה סוכנויות התעסוקה של ארצות הברית יכולות לאמת זכאות לתעסוקה ולאשר את העובדים שהם שולחים אליכם. הקפד לקבל ולשמור עותק של הסמכה מהמדינה שלך במקרה זה.